10 Dingen die u moet weten over relaties in Access 2016 - dummies

Relaties tussen velden, tabellen, records, enzovoort, zijn de meest voorkomende dingen waarmee u in Access 2016 te maken hebt. Houd deze tien tips in gedachten:

1. Een één-op-één veel relaties verbindt een record in de bovenliggende tabel met veel records in de onderliggende tabel.

   Stel de relatie in om bestellingen aan klanten of locaties aan afspraken te koppelen. Eén klant kan veel bestellingen hebben en één locatie kan veel evenementen bevatten. Op deze manier hoeft u niet alle klantcontactinformatie bij elke bestelling te herhalen, noch alle locatiegegevens over elke gebeurtenis.

   

2. Een één-op-één-relatie verbindt één record in de bovenliggende tabel met één record in de onderliggende tabel.

   Dit is geen gebruikelijk relatietype, maar kan worden gebruikt als u een tabel met veel velden in twee tabellen moet splitsen.

   

3. Verbind het primaire sleutelveld in de bovenliggende tabel met hetzelfde veld (de externe sleutel genoemd) in de onderliggende tabel.

   Dit is het meest voorkomende scenario. De bovenliggende tabel bevat een veld met een primaire sleutel en de onderliggende tabel bevat dezelfde veldnaam. Een tabel Klanten en Orders kan bijvoorbeeld een klant-id delen. KlantID is normaal gesproken de primaire sleutel van klanten en een buitenlandse sleutel in bestellingen.

4. Velden die aan de relatie zijn toegevoegd, moeten van hetzelfde gegevenstype zijn.

   U kunt een tekstveld in de bovenliggende tabel niet koppelen aan een getalveld in de onderliggende tabel of omgekeerd. De velden moeten tekstvelden of cijfervelden in elke tabel zijn.

   

5. Referentiële integriteit afdwingen in het dialoogvenster Relaties bewerken om te voorkomen dat een "wees" record in de onderliggende tabel wordt ingevoerd.

   Een wees is een record in de onderliggende tabel die geen overeenkomend record in de bovenliggende tabel heeft. Het klassieke voorbeeld is een bestelling in een tabel Orders voor een klant die niet in de tabel Klanten staat. Referentiële integriteit voorkomt het betreden van dit soort wees-orders.

   

6. Stel Cascade-update gerelateerde velden in het dialoogvenster Relaties bewerken in om de sleutelwaarde in de onderliggende tabel bij te werken wanneer deze in de bovenliggende tabel wordt bijgewerkt.

   Stel dat u twee tabellen hebt, een lijst met categorieën in een tabel ExpenseType (veldnaam Categorie) en een veld in een tabel met uitgaven genaamd Categorie. Het veld Categorie in Uitgaven wordt ingevuld door een keuzelijst met invoervak ​​waarmee de gegevens worden opgehaald uit het veld Categorie van de tabel ExpenseType-tabel. Veronderstel verder dat er een typfout werd gemaakt voor Dining; het werd Dinning gespeld. Als u gerelateerde Cascade-update-velden hebt ingesteld, kunt u Dineren in ExpenseType in Dining bewerken en wordt dit bij elke record gewijzigd in de tabel Kosten.

   

7. Cascade instellen Gerelateerde records in het dialoogvenster Relaties bewerken verwijderen om gerelateerde records in de onderliggende tabel te verwijderen wanneer de overeenkomstige record in de bovenliggende tabel wordt verwijderd.

   Met deze instelling in een relatie tussen LocationID in Locations en LocationID in Events, verwijdert u een locatierecord en verwijdert u alle gebeurtenissen voor die locatie.

   

8. Door relaties tussen tabellen in te stellen worden automatisch joins voor die tabellen ingesteld bij het maken van query's.

   Relatie-joins worden doorgevoerd om ontwerpweergave te vragen. Als u een relatie instelt tussen locaties en gebeurtenissen op locatie-ID, ziet u die joinregel wanneer u die tabellen toevoegt aan een nieuwe query in queryontwerp.

   

9. Verwijder een veld dat deel uitmaakt van een relatie en u verwijdert de relatie.

   U kunt geen relatie hebben tussen twee velden als een van de velden ontbreekt, toch? Access verwijdert dus de verbroken relatie wanneer u een veld verwijdert dat deel uitmaakt van die relatie.

10. Als een primaire sleutel deel uitmaakt van een relatie, kunt u de primaire sleutel in die tabel niet wijzigen in een ander veld zonder eerst de relatie te verwijderen.

    Als u de primaire sleutels in een tabel wilt wijzigen waarvan de primaire sleutel deel uitmaakt van een relatie, moet u eerst het venster Relaties openen en de relatie verwijderen voordat u met Access de primaire sleutel in een ander veld in die tabel kunt wijzigen. Klik in het venster Relaties met de rechtermuisknop op de joinregel tussen de twee tabellen en kies Verwijderen om de relatie te verwijderen.