10 Tips voor het verhogen van de productiviteit met Office 365 - dummies

Office 365 als een cloudtechnologie biedt elke organisatie de voordelen van een geavanceerd datacenter zonder gedoe en de onderhoudskosten een. Hier vindt u "kant-en-klare" tips en trucs voor het verhogen van de productiviteit en efficiëntie in uw organisatie of uw praktijk.

Zelfbediening van het Service Health Dashboard

Als u de aangewezen beheerder voor uw organisatie bent, ontvangt u hoogstwaarschijnlijk vragen over problemen die uw gebruikers ondervinden in Office 365. Voordat u veel tijd besteedt aan het oplossen van problemen een probleem, bekijk eerst het Service Health Dashboard in Office 365 om te bepalen of het probleem van uw kant komt.

Een nieuwe look en feel van de Office 365-portal is nog steeds in de preview, maar zal binnenkort worden uitgerold. Hierin kunt u uw Office 365-tenant beheren: gebruikers beheren, groepen maken, abonnement bijwerken, facturering controleren, contact opnemen met ondersteuning, instellingen configureren, rapporten uitvoeren en de status van de service bekijken (zie de volgende afbeelding).

Voorbeeldversie van het nieuwe beheerdersdashboard van Office 365.

Als een van de bijgehouden services in het Service Health Dashboard niet groen is, ziet u nuttige informatie over de achtergrond van het probleem, wie hiervan de gevolgen ondervindt, wat Microsoft eraan doet en wat de volgende stappen zijn.

Als u inzicht heeft in welke service omhoog of omlaag gaat, bespaart u veel tijd en zelfs een telefoontje om te ondersteunen als u al weet dat iemand eraan werkt.

Gedraag je als de IT-man

Op een gegeven moment wensen we allemaal stiekem dat we de ontzagwekkende krachten van de IT-gozer hadden. Dit is de persoon die op magische wijze uw computer kan ontgrendelen, uw wachtwoord opnieuw kan instellen en u toegang kan geven tot bevoorrechte inhoud in uw organisatie.

Wat gebeurt er als u uw telefoon verliest met vertrouwelijke gegevens en IT Guy niet beschikbaar is? Welnu, je kunt optreden als de IT-man.

U kunt eenvoudig gegevens van uw draadloze apparaat wissen en zelfs het apparaat uit uw account verwijderen om een beveiligings- en / of privacyschending te voorkomen.

Wis snel gegevens of verwijder uw apparaat uit uw Exchange Online-account door de volgende stappen uit te voeren:

Meld u aan bij de Office 365-portal.
Klik in het opstartprogramma van de app op de tegel E-mail.
Klik aan de rechterkant van de Office 365-navigatiebalk op het pictogram Instellingen.
Klik op E-mail in het deelvenster Instellingen aan de rechterkant.
Klik op Algemeen in het linkerdeelvenster.
Klik op Mobiele apparaten en selecteer vervolgens het mobiele apparaat dat is gesynchroniseerd met uw account.
Klik op het pictogram Apparaat wissen (zie de volgende afbeelding).

Misschien wilt u het mobiele apparaat ook helemaal uit uw account verwijderen door op het pictogram Verwijderen te klikken (ziet eruit als een minteken).

Veeg een apparaat op afstand.

Deel de werkbelasting

Het is niet ongebruikelijk dat IT-medewerkers uiteindelijk veel tijd besteden aan het verzorgen van soorten taken van de helpdesk en niet veel tijd hebben om proactief en strategisch te zijn.

In Office 365 kunnen IT-medewerkers hun gebruikers machtigen om SharePoint-sitemachtigingen te beheren en zelfs gebruikers in staat te stellen externe gebruikers uit te nodigen. Controleer de instellingen in het SharePoint-beheercentrum en kies een van de twee externe opties voor delen (weergegeven) die voldoen aan de behoeften van uw organisatie om deze workload te delen met anderen in uw organisatie.

Opties voor extern delen in SharePoint Online.

Gebruik de Scheduling Assistant

Er is niets zo gek als een vergadering met een aantal mensen proberen op te zetten zonder de beschikbaarheid te kennen. In Office 365 slaat de beschikbaarheidsinfo in Exchange Online de dag op. Met deze functie kun je weten of de persoon gratis is, druk is, ergens anders werkt, niet op kantoor is of een voorlopige vergadering heeft in de agenda. Het werkt niet alleen voor mensen, maar ook voor bronnen, zoals vergaderruimtes.

U ziet de beschikbaarheidsinfo van een persoon wanneer u een vergadering maakt en de plannerassistent gebruikt. Ga als volgt te werk:

Een vergaderingsuitnodiging maken in Outlook.
Voeg de mensen toe die u wilt uitnodigen voor de vergadering.
Klik op het lint op Scheduling Assistant.
Als de tijd die je hebt uitgekozen, geblokkeerd lijkt voor je genodigden, zoek dan een tijd op die het beste werkt voor iedereen en klik vervolgens op de knop Verzenden.

Deel uw agenda

Een leuke functie van Outlook Online is dat de agenda net zo robuust is als de bureaubladtoepassing. U kunt kleuren toepassen op uw afspraken voor een overzicht van uw dag, week of maand, een vergaderverzoek verzenden, waarschuwingen en meldingen instellen en nog veel meer.

U kunt uw agenda delen met mensen buiten uw organisatie om het hen gemakkelijk te maken uw beschikbaarheid te kennen. Je kunt ervoor kiezen om ze alle details voor je agenda te geven, beperkt of gewoon je beschikbaarheid te tonen.

Ga als volgt te werk om uw agenda vanuit Outlook Online te delen:

Klik op het pictogram Agenda in het opstartprogramma van de app.
Klik op Delen in de navigatie bovenaan en klik vervolgens op Agenda.
Voer het e-mailadres of de adressen in van de mensen met wie u uw agenda wilt delen en kies vervolgens de gegevens die u wilt delen.
Klik op Verzenden.

Een gezichtsherinnering doen

Als u voor een grote organisatie werkt, kunt u mogelijk werken met meerdere mensen met dezelfde naam. Als u in uw inbox zoekt naar een e-mail van iemand die dezelfde naam deelt met andere mensen met wie u werkt, moet u ervoor zorgen dat u de juiste persoon kiest. U kunt snel uw zoekresultaten verfijnen door naar de afbeelding te kijken die naast de naam van de contactpersoon wordt weergegeven, rechtstreeks uit de zoekresultaten. Nette, ja?

Overzichten met clutter

Filter e-mails met een lage prioriteit uit uw mailbox met behulp van Clutter, zodat u zich kunt concentreren op de berichten die er het meest toe doen.Office 365 houdt uw e-mailgedrag bij en leert hiervan zodat het weet welke e-mails belangrijk zijn of niet belangrijk voor u zijn. De e-mails die in de map Clutter terechtkomen, zijn nog steeds ter beoordeling; ze worden niet verwijderd. Je kunt het systeem ook je voorkeuren "leren" door een e-mail terug te zetten in de Inbox als deze in de map Clutter terecht is gekomen.

Het mooie hieraan? U hoeft niets te doen! Clutter is automatisch ingeschakeld, zodat u meteen naar de volgende tip kunt gaan.

Synchroniseer uw bestanden

Ongeacht hoe verbonden u bent, u zult onvermijdelijk een situatie tegenkomen waar u geen toegang tot internet hebt. Alleen omdat je geen toegang hebt, wil dat nog niet zeggen dat je efficiëntie moet dalen.

U kunt offline verder werken aan uw OneDrive voor Bedrijven- of SharePoint Online-documenten en ze synchroniseren met de server wanneer u een internetverbinding hebt. De OneDrive voor Bedrijven-app moet worden geïnstalleerd als onderdeel van Office Pro Plus. Als u het niet ziet, klikt u op OneDrive vanuit het app-opstartprogramma in Office 365, klikt u op Sync in de navigatie bovenaan en volgt u de aanwijzingen. Dezelfde knop is beschikbaar in SharePoint Online-documentbibliotheken.

Kill de e-mailboom

Dit is de situatie: u heeft binnen drie dagen een rapport en u heeft inbreng van John, Jane, Mary en Peter nodig. Je e-mailt ze allemaal om input. John en Jane antwoorden met hun inbreng. Mary heeft je e-mail niet gezien. Peter antwoordt en kopieert Beth. Beth antwoordt maar David van bcc. David antwoordt op alles behalve vergeet Beth op te nemen. Je hebt eindelijk alle input en je staat op het punt het rapport te finaliseren, maar Mary antwoordt op het laatste moment alles, maar kijkt niet naar de input van Beth en David. Dus nu moet je haar feedback toevoegen en de nieuwe versie opnieuw verzenden zodat iedereen deze kan beoordelen.

Dit verhaal kan doorgaan tot je haar grijs wordt van de frustratie, maar er is een betere manier om dit te doen: de e-mailboom doden. Gebruik in plaats daarvan Yammer.

Met Yammer ziet iedereen ieders feedback. Als iemand nieuw is, ziet die persoon de feedback van iedereen. Dus er. Geen e-mailbomen meer.

Word modern met uw bijlagen

In de oude wereld zou u aan een document werken, het opslaan in een documentbibliotheek, de juiste machtigingen toewijzen aan de bibliotheek, de koppeling voor het document pakken, Outlook starten, starten een e-mail en stuur dan de link naar dat document naar uw collega's zodat zij met u kunnen samenwerken.

In de nieuwe wereld is Modern Attachments het ding. Hier is hoe het werkt: je staat in brand. U hebt vier documenten die u zojuist hebt voltooid en opgeslagen in SharePoint of OneDrive. U gaat naar Outlook, maakt een nieuwe e-mail en voegt de ontvangers toe. Wanneer u op de knop Bestand bijvoegen klikt, ziet u een lijst met de meest recente documenten waar u aan werkte. In de lijst kunt u het document kiezen dat u wilt delen. Dan herinner je je dat een van de ontvangers geen toegang heeft tot de bibliotheek. Geen probleem. U kunt toegang tot het bestand verlenen vanuit Outlook naar de ontvanger zonder eerst naar OneDrive of SharePoint te gaan.Hoe is dat voor modern?