7 Tips voor het werken met Excel-formules - dummies

Verschillende elementen kunnen u helpen zo productief mogelijk te zijn bij het schrijven en corrigeren van Excel-formules. U kunt al uw formules tegelijk bekijken en fouten één voor één corrigeren. U kunt add-in-wizards gebruiken om functies te schrijven.

Hoofdgebruikersprioriteit

Een van de belangrijkste factoren bij het schrijven van formules is dat de operatoren correct zijn en dat bedoel ik niet de exploitanten van telefoonmaatschappijen. Dit heeft te maken met wiskundige operators - je weet wel, kleine details zoals plustekens en vermenigvuldigingstekens, en waar de haakjes naartoe gaan. Operatorprioriteit : de volgorde waarin bewerkingen worden uitgevoerd, kan een groot verschil maken in het resultaat. U hebt een eenvoudige manier om uw operator voorrang te geven. Het enige dat u hoeft te onthouden, is: "Excuses voor mijn lieve tante Sally. “

Deze zin is een ezelsbruggetje voor het volgende:

haakjes
Exponenten
vermenigvuldigen
delen
optellen
aftrekken

haakjes hebben dus de eerste (hoogste) prioriteit, en aftrekken heeft de laatste voorrang. Nou, om eerlijk te zijn, vermenigvuldiging heeft dezelfde prioriteit als divisie en toevoeging dezelfde voorrang heeft als aftrekken, maar je krijgt het idee!

Bijvoorbeeld, de formule = 1 + 2 × 15 is gelijk aan 31. Als u denkt dat het 45 zou moeten zijn, kunt u beter naar uw tante gaan! Het antwoord is 45 als u haakjes opneemt, zoals deze: = (1 + 2) × 15.

De volgorde van de operatoren verbeteren is van cruciaal belang voor het welzijn van uw werkblad. Excel genereert een fout wanneer het aantal open en gesloten haakjes niet overeenkomt, maar als je twee cijfers wilt toevoegen voor de vermenigvuldiging, weet Excel niet dat je de haakjes gewoon hebt weggelaten!

Een paar minuten om uw geheugen te vernieuwen op bestelling van de operator kan u veel kopzorgen op de weg besparen.

Formules weergeven

In het geval dat u het nog niet heeft opgemerkt, is het moeilijk om uw formules te bekijken zonder ze per ongeluk te bewerken. Dat komt omdat elke keer dat u zich in de "bewerk" -modus bevindt en de actieve cel een formule heeft, de formule het adres van een andere cel waarin u klikt, kan opnemen. Dit maakt de zaken compleet verprutst.

Zou het niet gemakkelijk zijn als u zou kunnen kijken naar bij al uw formules? Er is een weg! Het is makkelijk. Klik op Bestand linksboven in de Excel-werkruimte, klik op Opties, klik op het tabblad Geavanceerd en scrol omlaag naar de opties Display voor dit werkblad.

Opties instellen.

Schakel het selectievakje Formules in cellen weergeven in plaats van hun berekende resultaten in.Dit vak vertelt Excel dat voor alle cellen met formules de formule zelf moet worden weergegeven in plaats van het berekende resultaat. De volgende afbeelding toont een werkblad met de formules. Herhaal deze stappen om terug te keren naar de normale weergave en schakel de optie uit. Met deze optie kunt u eenvoudig zien wat alle formules zijn!

Formules op een eenvoudige manier bekijken.

U kunt per ongeluk functies bewerken, zelfs als u de optie Formules weergeven hebt geselecteerd. Wees voorzichtig met klikken rond het werkblad.

Formules corrigeren

Stel dat uw werkblad een aantal fouten bevat. Geen paniek! Het gebeurt zelfs voor de slimste gebruikers en Excel kan u helpen erachter te komen wat er mis gaat. Op het tabblad Formules in het gedeelte Formulecontrole vindt u de knop Foutcontrole. Als u op de knop klikt, wordt het dialoogvenster Foutcontrole weergegeven, dat hier wordt weergegeven. Dat wil zeggen, het dialoogvenster verschijnt als uw werkblad fouten bevat. Anders verschijnt er een bericht dat de foutcontrole is voltooid. Het is zo slim!

Controleren op fouten.

Wanneer er fouten zijn, wordt het dialoogvenster weergegeven en blijft het actief terwijl u aan elke fout werkt. Met de knoppen Volgende en Vorige kunt u alle fouten doorlopen voordat het dialoogvenster wordt gesloten. Voor elke fout die wordt gevonden, kiest u welke actie moet worden ondernomen:

Help bij deze fout: Dit leidt naar het Help-systeem en geeft het onderwerp weer voor het specifieke type fout.
Calculatiestappen weergeven: Het dialoogvenster Formaat evalueren wordt geopend en u kunt stap voor stap bekijken hoe de formule wordt berekend. Hiermee kunt u de specifieke stap identificeren die de fout heeft veroorzaakt.
Fout negeren: Misschien is Excel onjuist. Negeer de fout.
Bewerken in de Formulebalk: Dit is een snelle manier om de formule zelf te corrigeren als u geen andere hulp nodig hebt.

Het dialoogvenster Foutcontrole bevat ook een knop Opties. Als u op de knop klikt, wordt het tabblad Formules van het dialoogvenster Excel-opties geopend. Op het tabblad Formules kunt u instellingen en regels selecteren voor de manier waarop fouten worden herkend en geactiveerd.

Absolute verwijzingen gebruiken

Als u dezelfde formule voor een reeks cellen gaat gebruiken, zoals de cellen die naar een kolom gaan, is de beste methode om de formule één keer te schrijven en vervolgens naar de andere cellen te slepen door de vulgreep te gebruiken. Het probleem is dat wanneer u de formule naar nieuwe locaties sleept, relatieve verwijzingen veranderen.

Vaak is dit de bedoeling. Wanneer er één kolom met gegevens en een aangrenzende kolom met formules is, verwijst doorgaans elke cel in de formulekolom naar zijn buur in de gegevenskolom. Maar als de formules allemaal verwijzen naar een cel die niet aangrenzend is, is de bedoeling meestal dat alle formulecellen verwijzen naar een onveranderlijke celverwijzing. Zorg dat dit correct werkt door een absolute verwijzing naar de cel te gebruiken. Als u een absolute verwijzing naar een cel wilt gebruiken, gebruikt u het dollarteken ($) vóór het rijnummer, vóór de kolomletter of vóór beide. Doe dit wanneer u de eerste formule schrijft, voordat u deze naar andere cellen sleept, anders moet u alle formules bijwerken.

Schrijf dit bijvoorbeeld niet:

= A4 x (B4 + A2)

Schrijf het op deze manier in plaats daarvan:

= A4 x (B4 + $ A $ 2)

Op deze manier, alle formules verwijzen naar A2, ongeacht waar u ze kopieert, in plaats van dat die verwijzing A3 wordt, en A4, enzovoort.

Formule-audit gebruiken

Er zijn precedenten en afhankelijke personen. Er zijn externe referenties. Er is overal interactie. Hoe kun je bijhouden waar de formule-referenties vandaan komen en waar naartoe gaan?

Gebruik de tools voor het controleren van de formules, dat is hoe! Op het tabblad Formules bevindt zich het gedeelte Formulecontrole. In de sectie zijn verschillende knoppen die de zichtbaarheid van tracepijlen voor auditing regelen.

Auditing formules.

De werkbalk van de formule-audit heeft verschillende functies waarmee u uw formules kunt doorlopen. Naast het weergeven van traceringspijlen, kunt u met de werkbalk ook fouten controleren, formules evalueren, controleren op ongeldige gegevens en opmerkingen aan werkbladen toevoegen.

Voorwaardelijke opmaak gebruiken

Net zoals de ALS-functie een bepaalde waarde retourneert wanneer de eerste argumentvoorwaarde waar is en een andere waarde wanneer deze false is, kunt u met voorwaardelijke opmaak een bepaald formaat toepassen op een cel wanneer een voorwaarde waar is. Op het tabblad Start in de sectie Stijlen is een vervolgkeuzemenu met veel voorwaardelijke opmaakopties.

Deze afbeelding toont enkele waarden die zijn behandeld met voorwaardelijke opmaak. Met voorwaardelijke opmaak kunt u de voorwaarde instellen en de indeling selecteren die wordt toegepast wanneer aan de voorwaarde is voldaan. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat de cel vet en cursief moet worden weergegeven wanneer de waarde die deze bevat groter is dan 100.

Een indeling toepassen wanneer aan een voorwaarde is voldaan.

Voorwaarden zijn ingesteld als regels. De Rule Types zijn

Formatteer alle cellen op basis van hun waarden.

Alleen cellen opmaken die …
bevatten Alleen hoogste of laagste gerangschikte waarden.
Alleen waarden opmaken die boven of onder het gemiddelde liggen.
Alleen unieke of dubbele waarden formatteren.
Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden opgemaakt.
Wanneer de voorwaarde waar is, kan opmaak het volgende regelen:

Randen

Lettertype-instellingen (stijl, kleur, vet, cursief, enzovoort)
Invullen (achtergrondkleur of -patroon van een cel)
Cellen kunnen ook worden opgemaakt met kleurenschema's of pictogramafbeeldingen die in de cel zijn geplaatst.

Gebruik gegevensvalidatie

Op het tabblad Gegevens, in het gedeelte Gegevenshulpmiddelen, is Gegevensvalidatie. Met gegevensvalidatie kunt u een regel toepassen op een cel (of cellen), zodat het item aan de regel moet voldoen. Een cel kan bijvoorbeeld zo worden ingesteld dat alleen een geheel getal tussen 50 en 100 wordt geaccepteerd.

Gegevensvalidatie instellen.

Als de regel niet wordt doorgegeven, wordt een bericht weergegeven.

Betrapt met het maken van een slechte invoer.

De foutmelding kan worden aangepast. Als iemand bijvoorbeeld het verkeerde nummer invoert, kan het weergegeven foutbericht Noodlehead zeggen - leer hoe te tellen! Laat de baas dat gewoon niet zien.