Toegang tot 2010 All-in-One voor Dummy's Cheat Sheet - dummies

Door Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Access 2010 maakt het beheren van uw gegevens eenvoudig door een visuele interface te combineren met de kracht van een relationele database. Leer hoe u gegevens in tabellen, ontwerpformulieren en rapporten voor het bewerken en presenteren van informatie kunt organiseren en query's kunt maken voor het selecteren en combineren van informatie. De volgende stappen zijn het schrijven van macro's en VBA-scripts om uw database slim te maken en gegevens op het web te publiceren met SharePoint.

Een relationele database ontwerpen in Access 2010

Wanneer u een databaseprogramma zoals Access 2010 gebruikt, kunt u niet zomaar beginnen met het invoeren van gegevens. In plaats daarvan moet u een relationeel databaseontwerp maken, waarbij uw informatie wordt verdeeld in een of meer tabellen, elk bestaande uit velden (die lijken op de kolommen in een spreadsheet). Tabellen worden verbonden met behulp van relationele joins, waarbij een veld in een tabel overeenkomt met (gerelateerd aan) een veld in een andere. Hier is het algemene idee.

Identificeer uw gegevens .

Maak een lijst met de mogelijke velden (stukjes informatie), inclusief tekst, numeriek, datum, waar / onwaar en andere soorten gegevens.
Elundate overbodige velden elimineren.

Bewaar dezelfde informatie niet op meerdere plaatsen. Als u het ene veld van het andere kunt berekenen, sla er dan maar één op. (Bewaar bijvoorbeeld geboortedatum of leeftijd, maar niet beide.)
Organiseer de velden in tabellen.

Groepeer je velden volgens wat ze beschrijven, zodat elke groep een tafel wordt. Een database voor orderinvoer voor een winkel kan bijvoorbeeld één tabel hebben voor klanten, één voor producten en één voor bestellingen.
Voeg tabellen toe voor codes en afkortingen.

Plan om een tabel met staatsnamen en tweecijferige codes toe te voegen en een tabel met elke andere code of afkorting die u in de database wilt gebruiken. U gebruikt deze tabellen om vervolgkeuzelijsten te maken met waarden waaruit u kunt kiezen bij het invoeren van records.
Kies een primaire sleutel voor elke tabel.

De primaire sleutel is het veld dat elke record in de tabel uniek identificeert. U kunt Access vertellen om aan elke record een uniek ID-nummer toe te wijzen door een veld AutoNummering te gebruiken.
Koppel de tabellen.

Bekijk welke tabellen velden bevatten die overeenkomen met velden in andere tabellen. In een database voor orderinvoer moet de tabel Orders een veld bevatten om de klant te identificeren die de order heeft geplaatst - een veld dat overeenkomt met het primaire sleutelveld in de tabel Klanten. De meeste relaties zijn één-op-veel, waarbij één record in één tabel meer dan één (of geen) records in een andere tabel kan matchen.

Tips voor het kiezen van veldtypen in Access 2010

Wanneer u een database ontwerpt in Access 2010, bepaalt u welk type elk veld zal zijn. Hier volgen enkele tips voor het gebruik van welk type veld.

Veldtype	Wat het bevat
Tekst	Tekst tot 255 tekens lang (inclusief spaties en interpunctie). Gebruik een veld Tekst, geen veld Nummer, voor codes - zoals telefoonnummers, postcodes en andere postcodes - zelfs als ze op cijfers lijken.
Memo	zoals een tekstveld, maar meer - tot 65, 536 tekens. Een memoveld kan rich (opgemaakte) tekst bevatten en u kunt het alleen toevoegen laten, zodat het tekstnotities kan verzamelen, zonder dat de gebruiker het al aanwezige kan verwijderen.
Nummer	Alleen cijfers. U kunt + of - gebruiken vóór het nummer en een decimale punt van . Als u van plan bent wiskunde met een veld te doen, gebruikt u een veld voor een nummer of valuta.
Valuta	Cijfers met een valutateken ervoor ($, & yen;, en dus aan).
AutoNummering	Nummers die uniek zijn voor elke record en toegewezen door Access terwijl u records toevoegt, beginnend bij 1. Gebruik een veld AutoNummering als primaire -veld voor de meeste tabellen.
Datum / tijd	Datums, tijden of beide.
OLE-object	Objectkoppeling en insluiting. Gebruik het niet bij het maken van een nieuwe database; gebruik in plaats hiervan het nieuwe Attachment-type omdat het gegevens efficiënter opslaat.
Hyperlink	Deze tekststring is opgemaakt als een hyperlink. (Als u op de koppeling klikt, wordt u naar de pagina geleid.) Dit is vooral handig als er gerelateerde informatie op het web staat.
Ja / Nee	Ja of nee (een bepaalde voorwaarde heeft wel of geen effect) of andere sets van twee woorden, zoals Waar / Onwaar, Aan / Uit of Mannelijk / Vrouw. Gebruik een Ja / Nee-veld als u het veld wilt weergeven als een selectievakje op formulieren .
Bijlagen	U kunt een of meer volledige bestanden (afbeeldingen, geluid, Word-documenten, zelfs video's) opslaan in een veld Attachment .
Berekend	U geeft een formule in die Access gebruikt om de waarde van dit veld te berekenen op basis van andere velden in de tabel. Gebruik een berekend -veld wanneer een berekende waarde wordt gebruikt in veel query's, formulieren, en rapporten.

Handy Access 2010 Toetsenbordsnelkoppelingen

Deze sneltoetsen zijn vooral handig in Access 2010. Sommige toetsaanslagen werken overal in Access 2010, terwijl andere alleen in specifieke weergaven werken, zoals opgemerkt.

Sleutel of combinatie	Actie
F1	Geeft het Help-venster weer.
Ctrl + F1	Verbergt of geeft het lint weer.
F5	Gaat naar de record met het recordnummer dat u typt.
F6	Verplaatst de focus naar een ander deel van het venster.
F7	Controleert de spelling in het geselecteerde object.
F11	Verbergt of geeft het navigatievenster weer.
Wissen	Wist het geselecteerde object.
Alt + Enter	geeft in de ontwerpweergave de eigenschappen van het geselecteerde -object weer.
Ctrl + C	Kopieert de geselecteerde tekst of objecten naar het klembord.
Ctrl + F	Zoekt tekst (met de optie om dit te vervangen) in de query in de open tabel, of in het formulier.
Ctrl + N	Start een nieuwe database.
Ctrl + O	Opent een database.
Ctrl + P	Drukt het geselecteerde object af.
Ctrl + S	Slaat het geselecteerde object op.
Ctrl + V	Plakt de inhoud van het klembord in het actieve venster.
Ctrl + X	Wist de geselecteerde tekst of het object en slaat deze op in het klembord.
Ctrl + Z	Ongedaan maken van de laatste actie die ongedaan kan worden gemaakt (onze all-time favoriet!).
Ctrl +;	Typ de datum van vandaag.
Ctrl + "	Dupliceert de invoer uit hetzelfde veld in de vorige record.
Esc	Annuleert wat u typt.

Geheimen van Access 2010 Databaseontwerp

Hier zijn de vijf geboden voor databaseontwerp, ongeacht of u Access 2010 of een ander databaseprogramma gebruikt. Een goed ontworpen database maakt het onderhoud van uw gegevens eenvoudiger.

Sla informatie op waar het thuishoort, niet waar het verschijnt. Waar u informatie opslaat, heeft niets te maken met waar het wordt weergegeven. In een spreadsheet typt u informatie waar u deze wilt laten verschijnen wanneer u de spreadsheet afdrukt, maar databases werken anders. In een database slaat u informatie op in tabellen op basis van de structuur van de informatie. Een stuk informatie kan in veel verschillende rapporten verschijnen, maar u slaat het op in slechts één veld in één tabel.
Sla informatie op zoals het echt bestaat, niet zoals u wilt dat het in een specifiek rapport verschijnt. Dit is het logisch gevolg van de eerste regel. Als u boektitels in hoofdletters (hoofdletters) in uw inkooporders wilt weergeven, kan Access de titels voor u kapitaliseren. Bewaar de boektitels met het juiste hoofdlettergebruik, zodat u niet voor niets in elk rapport bij elk boek blijft. Access heeft veel ingebouwde functies die de manier kunnen aanpassen waarop tekst, cijfers en datums worden opgemaakt.
Garbage in, garbage out (GIGO). Als u niet de moeite neemt om een goed, verstandig ontwerp voor uw database te maken - en als u niet oplet om correcte, schone gegevens in te voeren - raakt uw database vol met afval.

Een goed ontworpen database is gemakkelijker te onderhouden dan een slecht ontworpen database omdat elk stuk informatie slechts één keer wordt opgeslagen, in een duidelijk benoemd veld in een duidelijk genoemde tabel, met de juiste validatieregels. Ja, het klinkt als een hoop werk, maar het opruimen van een database van 10, 000 incorrecte records is (pardon het understatement) nog meer werk.
Scheid uw gegevens van uw programma's. Als u een database maakt die moet worden gedeeld met (of gedistribueerd naar) andere mensen, slaat u alle tabellen op in één database ( back-end ) en alle andere objecten in een andere database (de voorkant ) . Vervolgens kunt u deze twee databases aan elkaar koppelen om alles te laten werken. Het scheiden van de tabellen van al het andere stroomlijnt de hele rigmarol van het bijwerken van query's, formulieren, rapporten of andere dingen later zonder de gegevens in de tabellen te verstoren.
Maak vroeg en vaak een back-up. Oké, deze tip gaat niet over ontwerp, maar het is te belangrijk om weg te laten: maak elke dag een back-up van je database. Met een beetje geluk heeft uw kantoor al een systeem van regelmatige (waarschijnlijk 's nachts) back-ups met uw database.Als dat niet het geval is, maakt u regelmatig een reservekopie van uw database en zeker voordat u belangrijke wijzigingen aanbrengt. Bewaar meerdere back-ups, niet alleen de meest recente, voor het geval het een tijdje duurt om een probleem te ontdekken.

Hoe je de vuilnis buiten je toegangsdatabase houdt

Als de gegevens die door tabellen en formulieren in je database worden ingevoerd rommelig zijn, dan levert elke uitvoer of analyse die je met query's en rapporten uitvoert, ook rotzooi op. Gelukkig biedt Access veel hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat de gegevens die in elk veld worden gebruikt, de gegevens zijn die in dat veld zouden moeten gaan. U kunt veel van de hulpmiddelen vinden om vuilnis buiten te houden in de tabelontwerpweergave:

gegevenstype : gebruik het juiste gegevenstype om te voorkomen dat gegevens van het verkeerde type worden ingevoerd.
Veldgrootte: beperkt het aantal tekens. Als u bijvoorbeeld weet dat een veld nooit vier tekens mag overschrijden, stelt u de veldgrootte in op 4 tekens.
Indeling: zorgt ervoor dat de gegevens er goed uitzien. U kunt bijvoorbeeld de tekst wijzigen in alle hoofdletters of in kleine letters. Invoegmaskers werken bijvoorbeeld met de eigenschap Formaatveld.
Invoermasker : Een invoermasker beperkt de toegestane informatie in een veld door op te geven welke tekens u kunt invoeren. Gebruik een invoermasker als u weet welk formulier de gegevens moeten bevatten, bijvoorbeeld als een bestelnummer twee letters heeft gevolgd door vier cijfers. Telefoonnummers en postcodes zijn andere voorbeelden van velden waar invoermaskers nuttig zijn.
Standaardwaarde : Definieert een waarde die standaard wordt weergegeven als er geen andere waarde wordt ingevoerd. De standaardwaarde verschijnt in het veld totdat een andere waarde wordt ingevoerd.
Validatieregel veld of record : Een regel die gegevens moeten doorgeven voordat deze wordt ingevoerd. Deze eigenschap werkt met de eigenschapstekst Validatietekst.
Vereist : Geeft aan dat het veld een waarde moet hebben om het record te kunnen opslaan. Als er geen waarde wordt ingevoerd, maakt Access geen nieuwe record wanneer op Tab of Enter wordt gedrukt en wordt de knop Nieuw record grijs weergegeven.
Nullengte toestaan : Geeft aan of een invoer met een lengte van nul zoals "" (aanhalingstekens zonder een spatie ertussen) is toegestaan (alleen voor velden Tekst, Memo en Hyperlink). Met een veld met een lengte nul kunt u onderscheid maken tussen informatie die niet bestaat en een nulwaarde (leeg) die onbekend is of niet is ingevoerd. Wanneer deze optie is ingesteld, staat het een tekenreeks met lengte nul in een vereist veld toe. Mogelijk wilt u een invoermasker gebruiken om een veld met een lengte nul te maken dat er anders uitziet dan een nulwaarde als beide toegestaan zijn.
Geïndexeerd: wanneer u ervoor kiest een veld te indexeren, kunt u opgeven dat er geen dubbele waarden in het veld zijn toegestaan. Deze eigenschap is ook toegankelijk vanuit de gegevensbladweergave. Dit is een selectievakje op het tabblad Gegevensblad van het lint.
Zoekvelden : Sta de gebruiker toe een waarde te selecteren voor een veld dat in een ander veld is opgeslagen. Dit elimineert veel spelfouten en standaardiseert de opties voor het veld. Gebruik de wizard Opzoeken om een opzoekveld te maken.

VBA efficiënt gebruiken in Access 2010

Bij het automatiseren van een Access 2010-databaseapplicatie met VBA, kunt u verdwalen met een lege pagina waarop u begint met het schrijven van code. Waar begin je? Hier zijn enkele eenvoudige richtlijnen die u moet volgen om VBA-code te schrijven als een professional:

Hulp krijgen. Ja, in dit artikel worden een paar manieren beschreven om het gebruik van VBA in Access te verbeteren, maar druk op elk gewenst moment op F1 om Microsoft Office Access Help te starten, waar u voorbeelden van VBA-code kunt bekijken en bekijken.
Gebruik de objectbrowser. Met de Objectbrowser kunt u de verschillende eigenschappen en methoden van de objecten in VBA verkennen. Kies Beeld → Objectbrowser in het venster van de VBA-editor of druk eenvoudig op F2.
Krijg meer hulp. Natuurlijk, de ingebouwde hulpprogramma's in Access 2010 VBA zijn geweldig, maar u kunt ook uw favoriete browser gebruiken om op internet te zoeken naar hulp bij verschillende onderwerpen over het schrijven van VBA-code. Je kunt zelfs voorbeelden vinden die je kunt stelen of lenen voor je eigen project.
Omgaan met uw fouten. Zelfs de meest perfecte programmeur kan niet voorkomen dat fouten optreden, maar hij of zij kan voorkomen dat ze een programma tot stilstand brengen. Gebruik de ingebouwde foutafhandeling van VBA met de instructies On Error Goto en Resume om fouten vast te leggen en de programmastroom te wijzigen, zodat uw applicaties de mensen die ze gebruiken niet frustreren.
Gebruik functies en subprocedures. Gebruik functies en subprocedures om taken uit te voeren die door verschillende delen van uw programma worden uitgevoerd. Als algemene regel geldt dat als u merkt dat u code van het ene gebied van een programma naar het andere kopieert en plakt, u deze code wellicht in zijn eigen procedure wilt plaatsen.
Macro's naar VBA-code converteren. Met de Macro-ontwerper in Access 2010 kunt u klikken en een keuze maken uit lijsten met vooraf gedefinieerde taken om uw toepassing te automatiseren. Bouw een macro die doet wat je wilt en converteer die macro naar VBA-code, zodat je kunt zien hoe het zou werken als je het vanuit het niets zou invoeren.

Gegevens delen met andere programma's vanuit Access 2010

Access 2010 is een geweldige database-applicatie op zichzelf, maar het speelt ook goed samen met anderen. U kunt gegevens van een aantal verschillende programma's weergeven en ophalen. Als een programma VBA ondersteunt, kunt u het vanuit Access bedienen. Hier is een korte lijst van Microsoft-toepassingen waarmee u controle kunt krijgen en waarmee u gegevens kunt delen met:

Excel: Veel Excel-gebruikers raken betrokken bij Access omdat ze meer structuur nodig hebben om hun gegevens op te slaan. Sommige van deze mensen doen dit echter niet, dus er is nog steeds een sterke band tussen Access en Excel. U kunt een Excel-werkblad gebruiken als een tabel in Access of de volledige controle krijgen over een Excel-toepassing vanuit Access VBA.
SQL Server: SQL Server lijkt op Access op steroïden - tenminste vanuit het oogpunt van tabel en query. U kunt uw gegevens verplaatsen van Access to SQL Server om de snelheid en prestaties te verbeteren wanneer u grote hoeveelheden gegevens gebruikt. Zodra de gegevens zich in SQL Server bevinden, kunt u uw Access-formulieren, rapporten, macro's en modules samenstellen om de gegevens van de SQL Server te gebruiken.
Word: De meeste mensen die Access gebruiken, hebben ook Word gebruikt. Of je nu een brief schrijft of een lijst met taken maakt om te doen, Word is waar velen van ons zich wenden. U kunt Word ook gebruiken als een rapportagehulpprogramma waarmee u bladwijzers kunt maken om gegevens uit Access te plaatsen, zodat u iemand die niet bekend bent met Access, de statische gegevens in het rapport kunt wijzigen.
SharePoint: SharePoint is de visie van Microsoft voor het delen en samenwerken met gegevens op het web en vanuit Access 2010 kunt u gegevens delen met een SharePoint Server. U kunt zelfs formulieren en rapporten maken in Access en deze publiceren op een SharePoint-site, zodat gebruikers deze vanuit hun browsers kunnen gebruiken - allemaal zonder dat Access 2010 is geïnstalleerd.
Outlook: Outlook is meer dan alleen een e-mailtool; het is ook een contactmanagementsysteem. Met Access 2010 kunt u e-mails verzenden en gegevens rechtstreeks uit de ontvangen e-mailberichten verzamelen. U kunt ook de contact-, agenda- en taakinformatie delen met uw Access-toepassing, zodat u deze gegevens slechts op één plaats hoeft in te voeren.