Toegang tot 2013 All-in-One voor Dummy's Cheat Sheet - dummies

Door Alison Barrows, Joseph C. Stockman, Allen G. Taylor

Access 2013 maakt het beheren van uw gegevens eenvoudig, combineren een visuele interface met de kracht van een relationele database. Ontdek hoe u gegevens in tabellen, ontwerpformulieren en rapporten voor het bewerken en presenteren van informatie kunt organiseren en query's kunt maken voor het selecteren en combineren van informatie. De volgende stappen zijn het schrijven van macro's en Visual Basic for Applications (VBA) -scripts om uw database slim te maken en SharePoint te gebruiken om gegevens op het web te publiceren.

Een relationele database ontwerpen in Access 2013

Wanneer u een databaseprogramma zoals Access 2013 gebruikt, kunt u niet zomaar beginnen met het invoeren van gegevens. In plaats daarvan moet u een relationeel databaseontwerp maken, waarbij uw informatie wordt verdeeld in een of meer tabellen, elk bestaande uit velden (die lijken op de kolommen in een spreadsheet). Tabellen worden verbonden door relationele joins, waarbij een veld in een tabel overeenkomt met (gerelateerd aan) een veld in een andere. Dit is het algemene idee:

Identificeer uw gegevens.

Maak een lijst met de mogelijke velden (stukjes informatie), inclusief tekst, numeriek, datum, waar / onwaar en andere soorten gegevens.
Verwijder overbodige velden.

Bewaar dezelfde informatie niet op meerdere plaatsen. Als u het ene veld van het andere kunt berekenen, sla er dan maar één op. (Bewaar geboortedatum of leeftijd, maar niet beide, bijvoorbeeld.)
Organiseer de velden in tabellen.

Groepeer je velden volgens wat ze beschrijven, zodat elke groep een tafel wordt. Een database met orderingangen voor een winkel kan één tabel hebben voor klanten, één voor producten en één voor bestellingen.
Voeg tabellen toe voor codes en afkortingen.

Plan een tabel met staatsnamen en tweecijferige codes op te nemen en een tabel met alle andere codes of afkortingen die u in de database wilt gebruiken. U gebruikt deze tabellen om vervolgkeuzemenu's te maken met waarden die u kunt kiezen bij het invoeren van records.
Kies een primaire sleutel voor elke tabel.

De primaire sleutel is het veld dat elke record in de tabel uniek identificeert. U kunt Access vertellen om aan elke record een uniek ID-nummer toe te wijzen door een veld AutoNummering te gebruiken.
Koppel de tabellen.

Bekijk welke tabellen velden bevatten die overeenkomen met velden in andere tabellen. In een database voor orderinvoer moet de tabel Orders een veld bevatten dat de klant identificeert die de order heeft geplaatst - een veld dat overeenkomt met het primaire sleutelveld in de tabel Klanten. De meeste relaties zijn één-tot-veel , waarbij één record in één tabel meer dan één (of geen) records in een andere tabel kan evenaren.

Tips voor het kiezen van veldtypen in Access 2013

Wanneer u een database ontwerpt in Access 2013, bepaalt u welk type elk veld zal zijn. Toegang biedt 12 veldtypen waaruit u kunt kiezen. Kies het veldtype dat het beste de gegevens beschrijft die u in het veld wilt opslaan en dat werkt voor het type analyse dat u nodig hebt om het veld te gebruiken. Hier volgen enkele tips voor het gebruik van welk type veld.

Veldtype	Wat het bevat
Korte tekst	Tekst tot 255 tekens lang (inclusief spaties en interpunctie). Gebruik een veld Tekst, niet een veld Nummer, voor codes zelfs als ze eruit zien als nummers, zoals telefoonnummers, postcodes en andere postcodes.
Lange tekst	tekst maximaal 65, 536 tekens. Een veld met lange tekst kan Rich Text (opgemaakte tekst) bevatten en u kunt het alleen toevoegen zodat tekstnotities kunnen worden verzameld zonder dat de gebruiker mag verwijderen wat er al is.
Nummer	Alleen cijfers. U kunt + of - voor het nummer gebruiken, zoals en een decimaalteken. Als u van plan bent wiskunde met een veld te doen, gebruikt u een veld Nummer of Valuta.
Valuta	Cijfers met een valutateken ervoor ($, & yen;, en dus aan).
AutoNummering	Nummers die uniek zijn voor elke record en toegewezen door Access terwijl u records toevoegt, beginnend bij 1. Gebruik een veld AutoNummering als primaire -veld voor de meeste tabellen.
Datum / tijd	Datums, tijden of beide.
Hyperlink	Tekststring opgemaakt als een hyperlink. (Als u op de koppeling klikt, wordt u naar de pagina geleid.) Dit veldtype is vooral handig als gerelateerde informatie beschikbaar is op internet.
Ja / Nee	Ja of nee (een bepaalde voorwaarde is, of niet, in -effect) - of andere sets van twee woorden, zoals Waar / Onwaar, Aan / Uit, en man / vrouw. Gebruik een Ja / Nee-veld als u het veld wilt weergeven als een selectievakje op formulieren.
Bijlage	Slaat een of meer volledige bestanden op - afbeeldingen, geluid, Word -documenten, zelfs video - in een veld Bijlage.
Berekend	Gegevens gemaakt met een formule. Gebruik een berekend veld wanneer een berekende waarde wordt gebruikt in veel query's, formulieren en rapporten.

Handy Access 2013 Toetsenbordsnelkoppelingen

Sommige mensen gebruiken liever het toetsenbord dan de muis, en Access 2013 heeft tal van sneltoetsen voor die mensen. De volgende sneltoetsen zijn vooral nuttig in Access 2013. Sommige toetsaanslagen werken overal in Access 2013; anderen werken alleen in specifieke opvattingen, zoals opgemerkt.

Toetscombinatie	Actie
F1	Geeft het Help-venster weer
Ctrl + F1	Verbergt of toont het lint
F5	Gaat naar de record met het recordnummer dat u type
F6	Verplaatst de focus naar een ander gebied van het venster
F7	Controleert de spelling in het geselecteerde object
F11	verbergt of toont het navigatiedeelvenster
Del > Wist het geselecteerde object	Alt + Enter
toont in de ontwerpweergave de eigenschappen van het geselecteerde	-object Ctrl + C
kopieert de geselecteerde tekst of objecten naar het klembord	Ctrl + F
Zoekt tekst (met de optie om het te vervangen) in de open tabel,	query of formulier Ctrl + N
Start een nieuwe database	Ctrl + O
Opent een database	Ctrl + P
Drukt het geselecteerde object af	Ctrl + S
Slaat het geselecteerde object op	Ctrl + V
Plakt de inhoud van het klembord naar het actieve venster	Ctrl + X
Wist de geselecteerde tekst of het object en slaat het op in het	klembord Ctrl + Z
Ongedaan maken van de laatste actie die ongedaan kan worden gemaakt (onze al l-time	favoriet!) Ctrl +;
Typen datum van vandaag	Ctrl + "
Dupliceert het gegeven uit hetzelfde veld in het vorige	record Esc
Annuleert wat u typt.	Geheimen van toegang 2013 Databaseontwerp

Hier zijn de vijf geboden voor databaseontwerp, ongeacht of u Access 2013 of een ander databaseprogramma gebruikt. Een goed ontworpen database maakt het onderhoud van uw gegevens eenvoudiger.

Sla informatie op waar het thuishoort, niet waar het verschijnt.

Waar u informatie opslaat, heeft niets te maken met waar het wordt weergegeven. In een spreadsheet typt u informatie waar u deze wilt laten verschijnen wanneer u de spreadsheet afdrukt, maar databases werken anders. In een database slaat u informatie op in tabellen op basis van de structuur van de informatie. Een stuk informatie kan in veel rapporten verschijnen, maar u slaat het op in slechts één veld in één tabel. Sla informatie op zoals het echt bestaat, niet zoals u wilt dat het in een specifiek rapport verschijnt.
Deze regel is een uitvloeisel van de eerste regel. Als u boektitels in hoofdletters (hoofdletters) in uw inkooporders wilt weergeven, kan Access de titels voor u kapitaliseren. Sla de boektitels op met het juiste hoofdlettergebruik, zodat u niet vastzit aan het feit dat ze in alle opzichten op elk rapport staan. Access heeft veel ingebouwde functies die de manier kunnen aanpassen waarop tekst, cijfers en datums worden opgemaakt. Vermijd rommel in, afval naar buiten (GIGO).
Als u niet de moeite neemt om een goed en verstandig ontwerp voor uw database te maken - en als u niet oplet om correcte, schone gegevens in te voeren - raakt uw database vol met afval. Een goed ontworpen database is gemakkelijker te onderhouden dan een slecht ontworpen database omdat elk stuk informatie slechts één keer wordt bewaard, in een duidelijk benoemd veld in een duidelijk genoemde tabel, met de juiste validatieregels. Ja, het klinkt als een hoop werk, maar het opruimen van een database van 10, 000 incorrecte records is (pardon het understatement) nog meer werk. Scheid uw gegevens van uw programma's.
Als u een database maakt om te delen met of te verspreiden onder andere mensen, slaat u alle tabellen op in één database (de achterkant) en alle andere objecten in een andere database (de voorkant). Dan kun je deze twee databases koppelen om alles te laten werken. Het scheiden van de tabellen van al het andere stroomlijnt de hele rigmarole van het bijwerken van query's, formulieren, rapporten en andere dingen later zonder de gegevens in de tabellen te verstoren. Maak vroeg en vaak een back-up.
Oké, deze tip gaat niet over ontwerp, maar het is te belangrijk om weg te laten: maak elke dag een back-up van je database. Met een beetje geluk heeft uw kantoor al een systeem van regelmatige (waarschijnlijk 's nachts) back-ups met uw database. Als dit niet het geval is, maakt u regelmatig een back-up van uw database en maakt u zeker een back-up voordat u belangrijke wijzigingen aanbrengt. Bewaar meerdere back-ups, niet alleen de meest recente, voor het geval het een tijdje duurt om een probleem te ontdekken. De juiste toegang vinden 2013 Tool voor het weghouden van afval

Als de gegevens die via tabellen en formulieren in uw database binnenkomen, rotzooi zijn, levert elke uitvoer of analyse die u met query's en rapporten uitvoert ook afval op.Gelukkig biedt Access heel veel tools om ervoor te zorgen dat de gegevens die in elk veld worden gebruikt, de gegevens zijn die in dat veld zouden moeten gaan. U kunt veel van de hulpprogramma's vinden die in de ontwerpweergave van de tabel niet kloppen:

gegevenstype:

gebruik het juiste gegevenstype om te voorkomen dat gegevens van het verkeerde type worden ingevoerd. Veldgrootte:
Deze eigenschap beperkt het aantal tekens. Als u weet dat een veld nooit vier tekens mag overschrijden, stelt u Veldgrootte in op 4. Indeling:
Deze eigenschap zorgt ervoor dat de gegevens er goed uitzien. U kunt bijvoorbeeld tekst in alle hoofdletters of in kleine letters veranderen. Invoermasker:
Een invoermasker beperkt de toegestane informatie in een veld door op te geven welke tekens u kunt invoeren. Gebruik een invoermasker als u weet welk formulier de gegevens moeten bevatten - als een bestelnummer bijvoorbeeld twee letters heeft gevolgd door vier cijfers. Telefoonnummers en postcodes zijn andere voorbeelden van velden waarin invoermaskers handig zijn. Invoermaskers werken met de eigenschap Formaatveld. Standaardwaarde:
Deze eigenschap definieert een waarde die standaard wordt weergegeven als er geen andere waarde wordt ingevoerd. De standaardwaarde verschijnt in het veld totdat een andere waarde wordt ingevoerd. Veld- of record
Valideringsregel: Gegevens moeten deze regel passeren voordat deze wordt ingevoerd. Deze eigenschap werkt met de eigenschapstekst Validatietekst. Vereist:
Deze eigenschap geeft aan dat het veld een waarde moet hebben om het record op te slaan. Als er geen waarde wordt ingevoerd, maakt Access geen nieuwe record wanneer op Tab of Enter wordt gedrukt en wordt de knop Nieuw record grijs weergegeven. Nullengte toestaan:
Deze eigenschap geeft aan of een invoer met een lengte nul zoals "" (aanhalingstekens zonder een spatie ertussen) is toegestaan (alleen voor Tekst, Lange tekst en Hyperlink-velden). Met een veld met een lengte nul kunt u onderscheid maken tussen informatie die niet bestaat en een nulwaarde (blanco) die onbekend is of niet is ingevoerd. Wanneer deze optie is ingesteld, staat het een tekenreeks met lengte nul in een vereist veld toe. Mogelijk wilt u een invoermasker gebruiken om een veld met een lengte nul te maken dat er anders uitziet dan een nulwaarde als beide toegestaan zijn. Geïndexeerd:
Wanneer u ervoor kiest een veld te indexeren, kunt u opgeven dat er geen dubbele waarden in het veld zijn toegestaan. Deze eigenschap is ook toegankelijk vanuit de gegevensbladweergave; het is een selectievakje op het tabblad Datasheet van het lint. Opzoekvelden:
Met deze eigenschap kan de gebruiker een waarde selecteren voor een veld dat in een ander veld is opgeslagen, waardoor veel spellingsfouten worden geëlimineerd en de opties voor het veld worden gestandaardiseerd. Gebruik de wizard Opzoeken om een opzoekveld te maken. Visual Basic for Applications efficiënt gebruiken in Access 2013

Wanneer u een Access 2013-databasetoepassing automatiseert met Visual Basic for Applications (VBA), kunt u de weg kwijtraken met een lege pagina om te beginnen met het schrijven van code. Waar begin je? Hier zijn enkele eenvoudige richtlijnen die u moet volgen om VBA-code te schrijven als een professional:

Hulp krijgen.

Druk op elk gewenst moment op F1 om Microsoft Access Help te starten, waar u voorbeelden van VBA-code kunt zien.

Gebruik de objectbrowser.
Met de Objectbrowser kunt u de eigenschappen en methoden van de objecten in VBA verkennen. Kies in de Visual Basic Editor View en vervolgens Object Browser of druk gewoon op F2.

Krijg meer hulp.
Natuurlijk zijn de ingebouwde Help-tools binnen VBA geweldig, maar je kunt ook je favoriete browser gebruiken om op internet te zoeken naar hulp bij het schrijven van VBA-code. Je kunt zelfs voorbeelden vinden die je kunt stelen of lenen voor je eigen project.

Omgaan met uw fouten.
Zelfs de meest perfecte programmeur kan niet voorkomen dat fouten optreden, maar hij of zij kan voorkomen dat ze een programma tot stilstand brengen. Gebruik de ingebouwde foutafhandeling van VBA met de instructies On Error Goto en Resume om fouten te vangen en de programmastroom te wijzigen, zodat uw applicaties de mensen die ze gebruiken niet frustreren.

Gebruik functies en subprocedures.
Gebruik functies en subprocedures om taken uit te voeren die door verschillende delen van uw programma worden uitgevoerd. Als algemene regel geldt dat als u merkt dat u code van het ene gebied van een programma naar het andere kopieert en plakt, u deze code wellicht in zijn eigen procedure wilt plaatsen.

Macro's naar VBA-code converteren.
Met de macro-ontwerper in Access 2013 kunt u kiezen uit lijsten met vooraf gedefinieerde taken om uw toepassing te automatiseren. Bouw een macro die doet wat je wilt en converteer die macro naar VBA-code, zodat je kunt zien hoe het eruit zou zien als je het vanuit het niets zou hebben getypt.

Gegevens delen met andere programma's vanuit Access 2013

Access 2013 is een geweldige database-applicatie op zichzelf, maar het werkt ook goed samen met anderen, waardoor u gegevens uit verschillende andere programma's kunt weergeven en ophalen. Als een programma Visual Basic for Applications (VBA) ondersteunt, kunt u het vanuit Access besturen. Hier is een korte lijst van applicaties die u kunt beheren en waarmee u gegevens kunt delen met:

Microsoft Excel:

Veel gebruikers van Excel raken betrokken bij Access omdat ze meer structuur nodig hebben voor het opslaan van hun gegevens. Sommige van deze mensen maken echter nog geen sprong naar Access, dus er blijft een sterke band bestaan tussen Access en Excel. U kunt een Excel-spreadsheet gebruiken als een tabel in Access of de volledige controle krijgen over een Excel-toepassing van VBA. Microsoft SQL Server:
SQL Server lijkt op Access op steroïden - tenminste vanuit het oogpunt van tabel en query. U kunt uw gegevens verplaatsen van Access to SQL Server om de snelheid en prestaties te verbeteren wanneer u grote hoeveelheden gegevens gebruikt. Nadat de gegevens zich in SQL Server bevinden, kunt u uw Access-formulieren, rapporten, macro's en modules samenstellen om de gegevens uit SQL Server te gebruiken. Microsoft Word:
De meeste mensen die Access gebruiken, hebben ook Word gebruikt. Of u nu een brief schrijft of een lijst met taken maakt om te doen, Word is waar u misschien aan gewend bent. U kunt Word ook gebruiken als rapportagetool, waar u bladwijzers kunt maken om gegevens uit Access te plaatsen en iemand anders - die wellicht onbekend is met Access - de andere informatie in het Word-document kan bewerken. Microsoft SharePoint:
SharePoint is de visie van Microsoft voor het delen en samenwerken met gegevens op internet.Vanaf Access 2013 kunt u gegevens delen met een SharePoint-server. U kunt zelfs een aangepaste webapp maken die toegangstabellen, query's, formulieren (als weergaven) en macro's op een SharePoint 2013-server opslaat en u of iemand anders toegang geeft tot deze formulieren op het web - allemaal zonder dat Access 2013 is geïnstalleerd. Microsoft Outlook:
Outlook is meer dan alleen een e-mailtool; het is ook een contactmanagementsysteem. U kunt contact-, agenda- en taakgegevens delen met uw Access-toepassing, zodat u deze op slechts één plaats hoeft in te voeren.