Accessorizing met Outlook 2003 - dummies

Outlook doet u volop zonder hulp van buitenaf, maar een paar weloverwogen accessoires kunnen uw leven nog gemakkelijker maken. Sommige accessoires maken de mogelijkheden goed die Outlook zou moeten hebben; met andere accessoires kunt u Outlook-gegevens overal en altijd gebruiken.

Palm-organizer

Hoewel u gegevens in een handomdraai kunt invoeren en beheren met Outlook, kunt u uw belangrijkste Outlook-informatie in uw zak op mijn Palm-apparaat meenemen. Je kunt zelfs je e-mail op de metro lezen met de Palm-organizer (iets dat je waarschijnlijk niet met een laptop zou proberen).

Verschillende soorten handheld computers zijn tegenwoordig op de markt. Deze producten omvatten de Palm-merkapparaten, Handspring Treo, Sony Clie en bepaalde telefoons van Kyocera en Samsung. Sommige nieuwe handheld-computers maken gebruik van het Pocket PC-systeem dat Microsoft maakt. Je zou denken dat het Microsoft Pocket PC-systeem beter compatibel is met Outlook, maar dat is het niet. Veel mensen zeggen met overtuiging dat Palm nog steeds betere waar voor het geld biedt.

Microsoft Office

Toen Outlook voor het eerst werd uitgebracht, maakte het deel uit van de Microsoft Office 97-suite. Nu u Outlook als een op zichzelf staand product (of in een pakket met Internet Explorer) kunt kopen, heeft u misschien niet de voordelen van het samen gebruiken van Microsoft Office en Outlook. Office stelt u in staat allerlei trucs uit te voeren met uitgaande e-mail en afbeeldingen, terwijl Outlook het een fluitje van een cent maakt om het werk dat u in Office hebt gecreëerd, per e-mail uit te wisselen.

Een visitekaartjesscanner

U kunt verschillende merken businesscard-scanners gebruiken om contactgegevens in Outlook te kopiëren van de visitekaartjes die u verzamelt op conferenties en beurzen. Natuurlijk kunt u kunt alle gegevens handmatig invoeren, maar als u meer dan enkele tientallen kaarten per week verzamelt, kan een visitekaartjesscanner u veel werk besparen.

Een grote, verwisselbare schijf

Vraag uzelf altijd af: "Hoe maak ik een back-up van mijn Outlook-gegevens voor bewaring? "Omdat het Outlook-gegevensbestand veel te groot is om op een floppydisk te besparen, wilt u misschien een apparaat met grote capaciteit om uw gegevens op te slaan. De Iomega Zip-drive kost ongeveer honderd dollar, sluit aan op je USB- of printerpoort en geeft je veel ruimte.

U kunt ook een cd-brander gebruiken om een ​​back-up van uw Outlook-gegevens te maken. Veel nieuwe computers worden geleverd met een reeds geïnstalleerde CD-brander, dus als u er een hebt, kunt u hiervan profiteren.

CopyTalk

Informatie invoeren in Outlook is vrij eenvoudig, als u maar in de buurt van een computer bent. Zo niet, dan is een nog eenvoudiger methode om te bellen.Met een service genaamd CopyTalk kunt u afspraken, taken en contactgegevens toevoegen - zelfs e-mailberichten verzenden - door een telefoongesprek te voeren en hun systeem te vertellen wat u wilt doen. Met CopyTalk kunt u altijd wanneer uw mobiele telefoon werkt. U kunt meer informatie vinden op CopyTalk. com, maar vergeet niet om je telefoon uit te zetten bij de bioscoop, oké?

Address Grabber

De snelste manier om uw adresboek op te vullen, is om adressen van internet vast te leggen met een product met de naam Address Grabber, dat $ 49 van eGrabber kost. com. Als u Address Grabber op uw computer hebt geïnstalleerd, markeert u elk willekeurig adres dat op het scherm wordt weergegeven - vanaf een webpagina, een document of een e-mailbericht - en wordt het adres automatisch gesorteerd en overgedragen naar uw Outlook-contactpersonenlijst. Het is een geweldige tijdverdrijf.

Quicken

Quicken, 's werelds populairste personal finance-programma heeft een adresboek dat u nu kunt synchroniseren met de namen in uw Outlook-contactenlijst. Wanneer u Quicken toevoegt aan Outlook, krijgt u een enkele bron met informatie over de mensen met wie u zaken doet, waardoor het gemakkelijker wordt om berichten, geld of e-mail te verzenden.

Dymo LabelWriter

De mensen die Outlook hebben ontworpen, waren zo enthousiast over e-mail dat ze het ouderwetse stempel-en-papiersysteem dat sommige mensen nog steeds prefereren (hoe vreemd!) Helemaal vergeten zijn. Outlook alleen kan ontelbare mailadressen opslaan, maar het is niet erg goed om een ​​adres op een envelop te plaatsen. Dymo LabelWriter overbrugt die kloof. De LabelWriter drukt elk adres vanuit Outlook af naar een handig gegomd label dat u sneller op een pakket of enveloppe kunt plakken dan u kunt zeggen "United States Postal Service. “