Video: Office Outlook 2016: mail verplaatsen naar andere map 2024
Een map met Outlook-contactpersonen is alleen zo goed en grondig als de informatie over contactpersonen die u erin stopt. Als u iemand in de lijst Contacten wilt plaatsen, opent u de map Contactpersonen en gaat u op een van de volgende manieren te werk:
- Klik op de knop Nieuw.
- Druk op Ctrl + N (in het venster Map contacten) of Ctrl + Shift + C.
- Kies Bestand -> Nieuw -> Contact.
U ziet het Contactformulier. Op dit formulier kun je plaatsen vinden voor het invoeren van zo ongeveer alles wat je ooit zou moeten weten over een persoon (behalve zijn of haar liefdesleven en geheime ondeugden). Voer alle informatie in die u wilt vastleggen en houd daarbij rekening met deze wegregels:
- Volledige namen, adressen, enzovoort: Hoewel u in de verleiding kunt komen om eenvoudig adressen, telefoonnummers, namen enzovoort in de tekstvakken in te voeren, doe het dan niet! Klik op de knop Volledige naam op het tabblad Algemeen, bijvoorbeeld om een naam in te voeren. Klik op de knop Bedrijf of Thuis om een adres in te voeren in het dialoogvenster Adres controleren. Door op de knoppen te klikken en gegevens in dialoogvensters in te voeren, staat u Outlook toe om de onderdelen van namen, adressen en telefoonnummers te scheiden. Als zodanig kan Outlook namen en adressen gebruiken als bron voor massamailings en massale e-mailings.
-
Laat bij het invoeren van informatie over een bedrijf en niet een persoon het veld Volledige naam leeg en voer de bedrijfsnaam in het veld Bedrijf in.
- Informatie die voor u van belang is: Als het formulier geen plaats lijkt te hebben voor het invoeren van een bepaald soort informatie, klikt u op een driehoekje en kiest u een nieuwe informatiecategorie in het pop-upmenu. Klik op de driehoek-knop naast de knop Zakelijk en kies Thuis, bijvoorbeeld als u een thuisadres wilt invoeren in plaats van een zakelijk adres.
- Bestand als: Open het vervolgkeuzemenu Bestanden als en kies een optie voor het archiveren van de contactpersoon in de map Contactpersonen. Outlook kan contactpersonen alfabetisch sorteren op achternaam, voornaam, bedrijfsnaam of combinaties van de drie. Kies de optie die het beste beschrijft hoe u de contactpersoon verwacht te vinden in de map Contactpersonen.
- Mailingadressen: Als u meer dan één adres voor een contact bewaart, geeft u het adres weer waarnaar u e-mail wilt verzenden en schakelt u het selectievakje Dit is het postadres in. Op deze manier krijgt u in een massa-mailing brieven naar de juiste adressen gestuurd.
- E-mailadressen: U kunt voor elke contactpersoon drie e-mailadressen invoeren. (Klik op de driehoek -toets en kies E-mail 2 of E-mail 3 om een tweede of derde adres in te voeren.) In het tekstvak Weergeven als toont Outlook u hoe de regel Aan: van e-mailberichten eruitziet wanneer u een e-mail naar een contact verzendt. Standaard geeft de regel Aan: de naam van de contactpersoon weer, gevolgd door zijn e-mailadres tussen haakjes. U kunt echter alles invoeren wat u wilt in het tekstvak Weergeven als en als u iets anders opgeeft, kunt u een onderscheid maken tussen e-mailadressen en iets anders invoeren. Voer bijvoorbeeld Lydia - Personal in, zodat u kunt zien wanneer u een e-mail naar het persoonlijke adres van Lydia stuurt, in tegenstelling tot haar bedrijfsadres. Foto's:
- Als u een digitale foto op een contactformulier wilt plaatsen, klikt u op de knop Contactfoto toevoegen en selecteert u in het dialoogvenster Afbeelding contactpersoon toevoegen een afbeelding en klikt u op OK. Schrijf een paar woorden op het tabblad Algemeen om te beschrijven hoe en waar u de contactpersoon hebt ontmoet. Als het tijd is om contactpersonen in de map met contactpersonen te verwijderen, kan het lezen van de beschrijvingen u helpen beslissen wie wiet krijgt en wie niet.
Klik op de knop Opslaan en sluiten wanneer u klaar bent met het invoeren van informatie. Als u haast hebt om contactgegevens in te voeren, klikt u op de knop Opslaan en Nieuw. Als u op deze knop klikt, wordt een leeg formulier geopend, zodat u informatie over een ander contact kunt opslaan.
