Video: Je email berichten archiveren met Outlook 2010 2024
In sommige gevallen plaatst Outlook e-mails, taken en afspraken ouder dan zes maanden in de map Archive - een speciale map voor items waarvan Outlook denkt dat ze oud zijn of die het niet waard zijn om ze te bewaren. Outlook roept op om deze items naar de archiefmap automatisch archiveren te verzenden. Items die Outlook-archieven niet voor altijd verloren zijn gegaan. U kunt ze bezoeken door de map Archief en de bijbehorende submappen in de mappenlijst te openen. Outlook maakt de map Archief en de bijbehorende submappen automatisch de eerste keer dat u items archiveert.
U bepaalt zelf hoe en wanneer Outlook items archiveert. Als u items wilt archiveren, stelt u een standaardset archiveringsregels in die van toepassing zijn op alle mappen en als een map individuele aandacht nodig heeft (wat betekent dat u niet wilt dat deze aan de standaardarchiveringsregels wordt onderworpen), kunt u speciale regels voor die mappen instellen map. Elke map kan zijn eigen set archiveringsregels hebben of onderworpen zijn aan de standaardregels.
Als u Outlook wilt vertellen hoe oude bestanden moeten worden gearchiveerd, moet u eerst een dialoogvenster AutoArchiveren weergeven:
- Standaardregels voor archiveren instellen: Kies Extra -> Opties en klik in het dialoogvenster Opties op selecteer het tabblad Overige. Klik op de knop AutoArchiveren.
- Regels instellen voor een specifieke map: Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Eigenschappen of geef de map weer en kies Bestand -> Map -> Eigenschappen voor mapnaam. Selecteer vervolgens in het dialoogvenster Eigenschappen het tabblad AutoArchiveren. (Omdat er geen datum is gekoppeld aan items in de map Contactpersonen, kunt u geen autoarchive-namen en -adressen gebruiken.)
Onderhandel over deze opties om standaardarchiefregels in te stellen:
- Uitvoeren AutoArchiveren: elk: Voer een nummer in om Outlook te laten weten hoe vaak items moeten worden gearchiveerd.
- Prompt vóór archiefruns: Als u dit selectievakje inschakelt, wordt een berichtvenster weergegeven voordat het archiveren begint en u kunt weigeren om te archiveren als u dat wilt door Nee te selecteren in het berichtvenster.
- Verlopen items verwijderen (alleen e-mailmappen): Schakel dit selectievakje in om alle e-mailberichten te verwijderen wanneer de periode verloopt.
- Oude items archiveren of verwijderen: Deselecteer deze optie als u geen items wilt archiveren.
- Archiefmap in mappenlijst weergeven: Selecteer deze optie als u de map Archief in de mappenlijst wilt behouden. Deze map bevat gearchiveerde items.
- Items opschonen die ouder zijn dan: Kies een afkappingstijd waarna items moeten worden gearchiveerd.
- Oude items verplaatsen naar: Klik op de knop Bladeren en selecteer een map als u het archiefbestand op een bepaalde locatie wilt opslaan.
- Oude items permanent verwijderen: Selecteer deze optie als u oude items wilt verwijderen en niet archiveren.
Kies uit deze opties om archiveringsregels voor een specifieke map in te stellen:
- Archiveer geen items in deze map: Selecteer deze optie als items in de map niet de moeite waard zijn om te archiveren.
- Items in deze map archiveren met de standaardinstellingen: Selecteer deze optie om de standaard archiveringsregels voor de map uit te stellen.
- Archiveer deze map met behulp van deze instellingen: Kies deze optie om archiveringsregels voor de map in te stellen.
- Items verwijderen die ouder zijn dan: Kies een afkappingstijd waarna de items in de map moeten worden gearchiveerd.
- Oude items verplaatsen naar: Klik op de knop Bladeren en selecteer een map als u de gearchiveerde items op een specifieke locatie wilt opslaan.
- Oude items permanent verwijderen: Selecteer deze optie als u items in deze map wilt verwijderen, niet archiveren.
Periodiek compact het bestand waarin u Outlook-gegevens opslaat om het bestand te verkleinen en meer ruimte op uw harde schijf te krijgen. Ga als volgt te werk om het Outlook-gegevensbestand te comprimeren:
1. Kies Bestand -> Gegevensbestandsbeheer.
2. Selecteer Persoonlijke mappen in het dialoogvenster Outlook-databestanden.
3. Klik op de knop Instellingen.
Er verschijnt een dialoogvenster Persoonlijke map.
4. Selecteer de knop Nu comprimeren.
Het comprimeren van een Outlook-bestand kan enige tijd duren als het bestand vol is met gegevens.
