Uw logboek automatisch bijwerken in Outlook 2000 - dummies

Stardate 2001: op Star Trek, maakt de kapitein van het ruimteschip Enterprise getrouwe dagelijkse gegevens in het logboek van de kapitein. De kapitein registreert informatie over de planeten die de bemanning heeft verkend, de buitenaardse wezens die ze hebben gestreden en de bizarre verschijnselen die ze hebben waargenomen in de diepe ruimte, waar niemand eerder is geweest!

Nu is het jouw beurt. Net als de kapitein van de Enterprise, kunt u uw dagelijkse interacties met vreemde wezens opnemen in bizarre omgevingen onder stressvolle omstandigheden, zelfs als de vreemde wezens zich allemaal in uw eigen kantoor bevinden. Het Outlook-logboek is het logboek van uw kapitein.

Ongetwijfeld gebruiken de hoge muckty-mucks van de melkweg het log van de kapitein voor verschrikkelijk belangrijke dingen, maar je Journal serveert je meer direct. Soms, wanneer u een document of record van een gesprek moet vinden, weet u niet meer wat u het document noemde of waar u het hebt opgeslagen, maar onthoudt u wanneer u het item hebt gemaakt of ontvangen. In dit geval kunt u naar het journaal gaan en de datum bekijken waarop u zich herinnert het item te behandelen en te vinden wat u moet weten.

Om goed gebruik te krijgen van het Journaal, moet je het echter wel gebruiken. U kunt Outlook instellen om journaalposten in te voeren voor bijna alles wat u doet, of u kunt het journaal volledig afsluiten en er geen gegevens aan toevoegen. Als je niets in de Journal plaatst, krijg je niets.

Wat is de gemakkelijkste manier om gegevens in het journaal in te voeren? Niets doen. Het journaal registreert automatisch elk document dat u in een Office 2000-toepassing maakt, bewerkt of afdrukt. In het journaal worden ook automatisch e-mailberichten, vergaderverzoeken en antwoorden en taakverzoeken en antwoorden bijgehouden. In de toekomst kunnen andere programma's dan het Microsoft Office-pakket de mogelijkheid hebben om vermeldingen in het journaal in te voeren, maar op dit moment is die functie beperkt tot Office 2000-programma's.

Er is een valstrik: je moet Outlook laten weten dat je de automatische journal-opname ingeschakeld wilt hebben. Gelukkig, als u de automatische opnamefunctie van de Journal niet hebt geactiveerd, vraagt ​​Outlook 2000 u of u de functie wilt inschakelen elke keer dat u op het pictogram Journal klikt.

Ga als volgt te werk om de automatische opnamefunctie van de Journal in te schakelen:

1. Kies Tools-> Opties.

Het dialoogvenster Opties wordt weergegeven.

2. Klik op de knop Journal Options.

Het dialoogvenster Journaalopties wordt weergegeven (zie Figuur 1) met selectievakjes voor alle soorten activiteiten die u automatisch kunt opnemen en de namen van alle personen voor wie u automatisch transacties kunt registreren, zoals e-mail.

Figuur 1: Dialoogvenster Journaalopties.

3. Klik om een ​​vinkje te zetten in het selectievakje voor de items en bestanden die u automatisch wilt opnemen en voor de contactpersonen over wie u de informatie wilt laten opnemen.

De lijst met mensen in het vak Voor deze contactpersonen is hetzelfde als de lijst met personen in uw lijst met contactpersonen. U kunt journaalposten handmatig maken voor mensen die niet in uw lijst met contactpersonen staan.

Wanneer u namen toevoegt aan uw lijst met contactpersonen in de module Contactpersonen, zijn die namen niet ingesteld voor automatische opname in het dagboek. U moet de naam controleren in het dialoogvenster Journaalopties of de contactpersoonrecord openen, op het tabblad Journaal klikken en controleren Automatisch journaalboekingen registreren voor deze contactpersonen.

4. Klik OK.

Het journaal slaat automatisch de items en bestanden op die u hebt geselecteerd voor de contacten die u hebt genoemd.