Conferentie en samenwerken met Lync Online - dummies

Het uitvoeren van een effectieve online vergadering, ongeacht de locaties van de deelnemers, is eenvoudig met Lync Online, zelfs voor degenen die zijn technisch niet geneigd. Het plannen van online vergaderingen en het afleveren van presentaties tijdens de vergadering, vereist geen steile leercurve.

Ga als volgt te werk om een ​​online vergadering te plannen:

1. Klik op het tabblad Start in Outlook op Nieuwe items → Online vergadering.

   Een nieuw venster verschijnt met uw naamloze vergadering, compleet met koppelingen en instructies voor de deelnemers aan uw vergadering.

2. Voltooi de vergaderingsinformatie en klik vervolgens op de knop Verzenden.

U kunt ook een online vergadering starten door naar de agendaweergave te gaan, te dubbelklikken op het tijdstip waarop u de vergadering wilt hebben en vervolgens te klikken op Online vergadering in de werkbalk.

Als u van plan bent een van de aanwezigen presentaties te laten geven of inhoud te delen tijdens vergaderingen, wijst u hen presentatorrechten toe voor de vergadering. Standaard zijn organisatoren van vergaderingen en toegewezen presentatoren de enige die inhoud kunnen delen.

Doe het volgende om de presentatoropties aan te passen.

1. Een bestaande online vergadering maken of openen in Outlook.

2. Klik op het lint op Vergaderopties.

   

3. Kies in het venster On line vergaderopties het juiste toegangsniveau om aan te geven wie direct deelneemt aan de vergadering zonder te wachten in de lobby onder de groep Toegang.

4. Kies een optie voor de presentatoren om te bepalen wie inhoud mag delen en mensen mag toelaten tot de vergadering onder de groep Presenters.

   Als u Personen selecteert die ik kies, klikt u op Presentators beheren om deelnemers aan de presenterslijst toe te voegen. Klik op OK nadat u alle presentatoren hebt toegevoegd.

5. Klik op OK in het venster Online vergaderingsopties.

6. Klik op de knop Verzenden om de vergadering bij te werken.

U kunt aanwezigen ook promoten en degraderen om presentatoren te zijn tijdens de vergadering. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de deelnemer in het deelvenster Mensen in uw vergadering en klik vervolgens op Presentator maken.

Met toegang voor presentatoren kunt u uw bureaublad delen, een of meer programma's op uw computers delen, een presentatie geven, een enquête uitvoeren, een white board en bestanden verzenden tijdens de vergadering. Als u inhoud wilt delen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Delen en selecteert u de optie voor delen. Bovenaan het scherm verschijnt een balk met gloedbalken rond het scherm om aan te geven dat u nu inhoud deelt.

Tijdens het delen kunt u uw deel sessie overnemen of deze terugnemen. Klik op het pictogram Besturingselement geven op de deelbalk boven aan het scherm en selecteer vervolgens de naam waaraan u controle wilt geven.Merk op dat deze persoon zijn muis en toetsenbord kan gebruiken om uw gedeelde inhoud te beheren. Om de controle terug te nemen, klik op Take Back Control in het menu Give Control.

Voordat u uw bureaublad deelt, moet u ervoor zorgen dat u toepassingen sluit met vertrouwelijke of persoonlijke gegevens die anderen niet mogen zien.