Word- of Excel-bestanden converteren naar PDF - dummies

Adobe Acrobat Creative Suite 5 bevat hulpmiddelen waarmee u eenvoudig kunt werken Microsoft Word- en Excel-bestanden converteren naar PDF. Wanneer u Acrobat op uw computer installeert, zoekt het naar Microsoft Office-programma's. Als Acrobat Word, Excel, PowerPoint of Outlook opzoekt, installeert het een invoegtoepassing - de PDF Maker - waarmee deze Microsoft Office-documenten in één klik naar PDF kunnen converteren.

Hoewel Microsoft Word en Excel algemene standaarden zijn op veel bedrijfscomputers, zijn ze niet altijd de beste keuze voor het distribueren van documenten.

Formattering van Microsoft Word-documenten en Excel-spreadsheets verandert afhankelijk van de lettertypen die beschikbaar zijn op de computer van de gebruiker of zelfs van de printer waarmee ze afdrukken, terwijl PDF-bestanden het bestand consistent kunnen houden op verschillende computertypen.

Bovendien kunnen Microsoft Word- en Excel-bestanden eenvoudig worden bewerkt en kunnen gebruikers ook met beperkte informatie informatie uit deze bestanden kopiëren en extraheren, terwijl PDF-bestanden moeilijker te kopiëren zijn en ze kunnen worden beveiligd met robuuste beveiligingsopties.

Het converteren van een Word- of Excel-bestand naar een PDF-bestand overwint deze beperkingen en is vrij eenvoudig. Kies uit twee methoden:

• Zorg ervoor dat vanuit Microsoft Word of Excel het document dat u naar een PDF-bestand wilt converteren, open is en klik vervolgens op de knop PDF maken op de hoofdwerkbalk om het document te converteren.

• Kies met Office 2003 of eerder Adobe PDF → Converteren naar Adobe PDF.

Welke methode u ook kiest, u moet de locatie van het PDF-bestand dat is gemaakt, opgeven en het bestand een naam geven, tenzij u de voorkeuren van PDF Maker hebt gewijzigd.

Klik in Office 2007 op de knop Voorkeuren op het tabblad Acrobat of kies in eerdere versies van Office Acrobat → Conversie-instellingen wijzigen. Schakel in het dialoogvenster Adobe PDF Maker de optie Vragen naar PDF-bestandsnaam uit zodat PDF-bestanden in één stap worden gegenereerd zonder de bestandsnaam van de PDF in te voeren.

U kunt functionaliteit toevoegen aan de PDF-documenten die u maakt. Klik op het tabblad Voorkeuren als u werkt in Office 2007 of kies Acrobat → Conversie-instellingen wijzigen in eerdere versies van Office. Bekijk in het dialoogvenster dat wordt weergegeven de volgende instellingen:

• Bronbestand bijvoegen : zorgt ervoor dat het originele Office-document als bijlage in het PDF-bestand wordt ingesloten. Wanneer het PDF-bestand wordt gedistribueerd, wordt het originele bronbestand opgenomen in het PDF-bestand.

• Bladwijzers maken : voegt interactieve bladwijzers toe die het navigeren door het PDF-bestand eenvoudig maken.Bladwijzers worden toegevoegd op basis van Microsoft Word-stijlen, zoals tekst die is gestileerd als Kop 1. De bladwijzers verschijnen in het deelvenster Bladwijzers tijdens het bekijken van de PDF.

• Links toevoegen : converteert Word-koppelingen, zoals webadressen, automatisch naar PDF-links die u kunt gebruiken bij het bekijken van het bestand in Acrobat of Adobe Reader. Klik in het dialoogvenster PDF Maker-voorkeuren op het tabblad Word voor toegang tot extra koppelingsopties die kunnen worden ingebouwd in PDF-bestanden die zijn gemaakt met Word.