Taken maken en beheren in Outlook - dummies

U kunt het venster Taken in Outlook gebruiken om te zien wat u nodig hebt doen, wanneer je het moet doen en of je het een tijdje geleden had moeten doen. In de lijst van het Taken-venster laten vervaldata duidelijk zien hoe slim de zweep wordt gekraakt en hoe dicht u bij het halen of halen van deadlines bent. Er verschijnt een grijze lijn over taken die u voltooit. Taken die te laat zijn verschijnen in het rood.

Een taak invoeren in het venster Taken

Outlook biedt twee manieren om een ​​taak in te voeren in het venster Taken:

De snelle manier: Volg deze stappen om snel een taak in te voeren:

1. Klik bovenaan het venster waar staat: "Klik hier om een ​​nieuwe taak toe te voegen. “

2. Typ een paar woorden om de taak te beschrijven.

3. Voer de vervaldatum in het vak Vervaldatum in.

Typ de datum zelf of open de vervolgkeuzelijst en selecteer daar een datum.

De langzamere maar grondige manier: Volg deze stappen als je je taak goed wilt laten instellen:

1. Klik op de knop Nieuw, druk op Ctrl + N of kies Actie -> Nieuwe taak.

U ziet het taakformulier. Dit formulier bevat plaatsen waar u allerlei informatie over uw taak kunt invoeren.

2. Beschrijf in de taakvorm de taak.

3. Voer begin- en einddatum in.

4. Beschrijf de taakstatus.

5. Geef prioriteit aan de taak.

6. Noteer notities over de taak.

7. Klik op de knop Opslaan en sluiten wanneer u klaar bent met het beschrijven van de taak.

Door op de knop Herhaling in het formulier Taak te klikken, kunt u een taak invoeren die steeds opnieuw wordt uitgevoerd. Geef in het dialoogvenster Taakherhaling weer hoe vaak de taak terugkeert. Outlook markeert terugkerende taken in het taakvenster met een ongebruikelijk pictogram. Het lijkt een beetje op een klembord waaraan een stuk wc-papier is bevestigd.

Gebruik het tabblad Details van het Taakformulier om de uren te volgen die u aan een project werkt, de bedrijven waarvoor u werkt en hoeveel mijlen u in beslag neemt in uw werk.

Taken afhandelen en beheren

Als het tijd is om de taken in het venster Taken te beheren, moet u een strenge taakleider zijn. Hier volgen enkele tips voor het verwerken en beheren van taken:

• Een taak markeren als voltooid: Klik in de taaknaam op het selectievakje naast de taaknaam. Outlook trekt een streep door voltooide taken.
• Een taak verwijderen: Selecteer de taak en klik op de knop Verwijderen of druk op Ctrl + D.
• Een taak bewerken: Dubbelklik op een taak in het venster Taken om het taakformulier te openen en de gegevens daar te wijzigen.

Outlook biedt een aantal technieken voor het lokaliseren van taken in een druk taakvenster:

• Weergaven wijzigen in het taakvenster: Open de vervolgkeuzelijst Huidige weergave en kies de weergave die hoogstwaarschijnlijk de taak waarnaar u op zoek bent.
• Taken categoriseren: Taken toewijzen aan categorieën en Per categorie kiezen in de vervolgkeuzelijst Huidige weergave om taken op categorie in te delen.
• Gebruik de opdracht Zoeken: Als het ergste erger wordt, kunt u altijd een beroep doen op het commando Zoeken om een ​​verdwaalde taak te vinden.