Een berekend veld maken met Access 2007 - dummies

Een berekend veld neemt informatie uit een ander veld in uw Microsoft Access 2007-database en voert enige rekenkundige bewerkingen uit om met nieuwe informatie te komen. In feite kan een berekend veld gegevens uit meer dan één veld opnemen en informatie combineren om een ​​geheel nieuw veld te maken als dat is wat u wilt. U kunt eenvoudige rekenkundige bewerkingen uitvoeren, zoals optellen en vermenigvuldigen, of de ingebouwde functies van Access, zoals Som en Gem (gemiddeld), gebruiken voor moeilijkere berekeningen.

De eerste stap bij het maken van een berekend veld (ook bekend als een expressie door Access) in een query is om de tabellen op te nemen die de velden bevatten die u nodig hebt voor uw berekening. Toegang kan de getallen niet uit de lucht halen voor de berekening, dus u moet ervoor zorgen dat de velden die de nummers bevatten, aanwezig zijn in uw zoekopdracht.

Access gebruikt een speciale syntaxis voor het maken van berekende velden. U kunt als volgt een berekend veld maken:

1. Klik op een lege kolom in de rij Veld van het queryraster.

De goede oude cursor knippert in de rij. Access plaatst de resultaten van de berekening in dezelfde rasterpositie als de berekening zelf, dus als de berekening in de derde kolom van uw queryraster staat, zullen de resultaten van de berekening ook in de derde kolom staan.

2. Voer een naam in voor uw berekening gevolgd door een dubbele punt (:).

Toegang zal vanaf nu verwijzen naar deze berekening door wat u ook voor de dubbele punt invoert. Houd het kort en krachtig, zoals bedrag of belasting, dus het is gemakkelijker om later door te verwijzen. Als u uw berekening niet noemt, zal Access de generieke Expr (gevolgd door een nummer) als naam gebruiken. Het moet iets worden genoemd, dus waarom niet Expr1 of Expr2, toch?

3. Voer uw berekening in, vervang waar nodig de veldnamen voor de werkelijke nummers.

U hoeft niet alleen veldnamen te gebruiken in uw berekeningen. U kunt ook formules met getallen invoeren, zoals deze:

Belasting: Hoeveelheid * Eenheidsprijs *. 06

Als een veldnaam meer dan één woord bevat, plaatst u er vierkante haken omheen. Access behandelt al het andere dat in de berekening wordt gevonden als constante (wat wiskundelingo is voor het is wat het is en het verandert nooit ). Als de veldnaam geen spaties bevat, plaatst Access de vierkante haken voor u nadat u de veldnaam hebt ingevoerd. Daarom zou je altijd veldnamen van één woord moeten gebruiken - dus je hoeft die verdraaide vierkante haken niet in te typen.

Houd bij het maken van formules de volgende algemene richtlijnen in het achterhoofd:

• U moet de veldnamen en constanten handmatig in uw formule typen. U kunt niet zomaar spullen van de tabellijst slepen en neerzetten.
• Maakt u zich geen zorgen als uw berekening voorbij de rand van het veldveld komt. Toegang onthoudt nog steeds alles, zelfs als dit niet op het scherm wordt weergegeven.
Als u de querykolom breder wilt maken, richt u de muisaanwijzer op de lijn aan de rechterkant van de dunne balk boven de berekening. Wanneer u het recht over de lijn krijgt, verandert de aanwijzer in een lijn met een horizontale pijl er doorheen. Klik in dat geval op de muis en sleep deze naar rechts. Terwijl u dat doet, wordt de kolom groter volgens uw bewegingen. Om de breedte op precies de juiste maat in te stellen, plaatst u de muis op de gewenste grootte in de kolom en dubbelklikt u vervolgens!
• Als het een echt, heel, heel lange berekening is, drukt u op Shift + F2 terwijl de cursor ergens in de berekening staat.
Hiermee wordt het dialoogvenster Zoom geopend, zodat u alles in een pop-upvenster gemakkelijk kunt zien en bewerken.

Wanneer u een query uitvoert die een berekening bevat, geeft Access

• een gegevensblad met de opgegeven velden
• Voegt een nieuwe kolom toe voor elk berekend veld