Een regel maken in Lotus Notes 6 - dummies

A regel vertelt Notes wat te doen met bepaalde inkomende berichten. U kunt bijvoorbeeld een regel hebben die berichten met een bepaald woord altijd in het onderwerpveld in een bepaalde map plaatst, of een regel die e-mail van een bepaalde persoon rechtstreeks naar de map Prullenbak verplaatst, of misschien een regel die direct verandert het belang van elke boodschap die u van uw baas aan High ontvangt. Bekijk uw regels door op het woord Regels in het navigatievenster te klikken.

Als u een nieuwe regel wilt maken, klikt u eerst op de map Regels in het navigatievenster van uw e-mail. Klik vervolgens op de knop Nieuwe regel van de actiebalk. Figuur 1 toont het (vrij grote) dialoogvenster Nieuwe regel dat verschijnt.

Afbeelding 1: Maak hier een nieuwe regel.

Zoals u kunt zien in figuur 1, is het dialoogvenster Nieuwe regel verdeeld in drie secties. Deze regel bepaalt of de regel is ingeschakeld, bepaalt voorwaarden bepaalt welke berichten de regel zal gebruiken en bepaalt acties bepalen wat de regel zal doen met de berichten die het kiest.

Elke nieuwe regel die u maakt, is standaard ingeschakeld. U kunt echter een regel hebben die u tijdelijk wilt uitschakelen; U wilt bijvoorbeeld voorlopig niet dat binnenkomende e-mailberichten naar die map worden verzonden. Helemaal boven aan het dialoogvenster gebruikt u de keuzerondjes Dit regel is om te bepalen of de regel wordt afgedwongen. Selecteer het keuzerondje Aan in het veld (de standaardinstelling) en de regel doet wat je hebt gezegd. Aan de andere kant, als u het keuzerondje Uit selecteert, wordt uw regel opgeschort totdat u deze opnieuw activeert.

De voorwaarde van een regel maken

De velden in het gedeelte Voorwaarden specificeren van het dialoogvenster Nieuwe regel bepalen de berichten waarop uw regel van toepassing is. Het basisidee is om deze velden te gebruiken om een ​​criterium in te stellen en vervolgens om de knop Toevoegen te gebruiken om de voorwaarde op te slaan. Sommige regels kunnen slechts één voorwaarde hebben, zoals Subject bevat Adult . Anderen kunnen ingewikkelder zijn, met meer dan één voorwaarde. U kunt bijvoorbeeld een regel hebben die op zoek is naar inkomende berichten met de woorden Verkoopupdates in de onderwerpregel die zijn verzonden door een persoon met de naam Rob Fichtel.

Wanneer u het tweede vervolgkeuzeveld in het gedeelte Voorwaarden specificeren van het dialoogvenster definieert, kunt u kiezen uit 13 verschillende plaatsen om te zoeken:

• afzender: Kies berichten op basis van de naam van de persoon die de verzending heeft verzonden de boodschap. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die automatisch naar berichten van uw baas zoekt.
• subject: Selecteer berichten op basis van het onderwerp van het bericht, zoals Verkoopupdate .
• body: Zoek berichten met een bepaald woord of zinsnede ergens in de hoofdtekst van het bericht.
• Belang: Selecteer berichten op basis van het belang dat de afzender hiervoor heeft gekozen (Hoog / Gemiddeld / Laag).
• bezorgingsprioriteit: Selecteer berichten op basis van de bezorgingsprioriteit die de auteur aan het bericht heeft toegewezen.
• tot: Selecteer berichten op basis van de naam van de persoon of personen in het veld Aan van het bericht.
• cc: Selecteer berichten op basis van de naam van de persoon of personen in het cc-veld van het bericht.
• bcc: Selecteer berichten op basis van de naam van de persoon of personen in het bcc-veld van het bericht.
• tot of cc: Selecteer berichten op basis van de naam van de persoon of personen in het veld Aan of cc van het bericht.
• hoofdtekst of onderwerp: Voer een criterium in waarnaar Notes zoekt in zowel het onderwerp als het aantal berichten.
• Internetdomein: Geef berichten op van een bepaald bedrijf, zoals IBM. com of uw klantenbedrijf. com.
• grootte: Geef berichten van een bepaald formaat op.
• alle documenten: Pas uw regel toe op alle nieuwe berichten.

Nadat u Notes hebt verteld waar ze moeten zoeken, gebruikt u het derde vervolgkeuzeveld in het gedeelte Voorwaarden specificeren van het dialoogvenster om Notes te laten weten in welke soort u bent geïnteresseerd:

• bevat: De term die u in het derde veld invoert, kan overal in het veld voorkomen dat u in het eerste veld selecteert.
• bevat niet: Wat u ook kiest in het eerste veld, mag niet bevatten wat u in het derde veld invoert.
• is: Wat u ook kiest in het eerste veld moet exact gelijk zijn aan wat u in het derde veld invoert.
• is niet: Wat u ook in het eerste veld kiest, kan niet zijn wat u in het derde veld invoert.

Gebruik tot slot het derde veld in het gedeelte Voorwaarden specificeren om Notes te vertellen waarnaar u op zoek bent. Typ gewoon de zoekterm - de naam van een persoon, het woord dat u in de hoofdtekst van het bericht wilt vinden, de internetdomeinnaam, enzovoort - in het derde veld.

Nadat u de drie delen van de voorwaarde hebt gedefinieerd, klikt u op de knop Toevoegen om de voorwaarde op te slaan. Als u van gedachten verandert nadat u een voorwaarde hebt opgeslagen, kunt u de knoppen Verwijderen en Alles verwijderen gebruiken om eventuele fouten te bewerken. U moet de voorwaarde selecteren in het veld Wanneer e-mailberichten aankomen dat voldoet aan deze voorwaarden en klik op de knop Verwijderen om deze te verwijderen.

Soms wilt u misschien een regel met meer dan één voorwaarde. Misschien is de regel bedoeld om berichten te vinden die van een bepaalde klant zijn en die ook de woorden nieuwe orde in hun onderwerpregel hebben. Een regel kan zoveel voorwaarden hebben als u wilt; blijf gewoon die knop Toevoegen gebruiken als je meer dan één nodig hebt.

Wanneer u meerdere voorwaarden voor een regel opgeeft, wilt u misschien dat Notes alleen werkt als aan elk criterium is voldaan. Soms wilt u misschien dat Notes handelt als aan de opgegeven criteria wordt voldaan. In Afbeelding 1 is Notes bijvoorbeeld ingesteld om elk bericht te verwijderen waarvan het hoofdgedeelte of onderwerp het woord Adult bevat. Het woord Adult hoeft niet op beide plaatsen te verschijnen om de regel te activeren.Als u wilt, kunt u Notes zo instellen dat het woord Adult in het hoofdonderwerp en moet worden weergegeven om de regel te activeren. U beheert deze functie door EN of OR te selecteren in het eerste vervolgkeuzeveld. Dit vervolgkeuzeveld wordt alleen weergegeven nadat u op Toevoegen hebt geklikt om ten minste één voorwaarde aan uw regel toe te voegen.

De actie van een regel definiëren

Nadat u Notes hebt verteld op welke berichten een regel zal reageren, gebruikt u de sectie Acties specificeren van het dialoogvenster om te bepalen wat Notes met die berichten zullen doen. Dit is het gedeelte van het dialoogvenster waarin u Notes laat weten dat u wilt dat deze bepaalde berichten naar een bepaalde map worden verplaatst, verwijderd, enzovoort.

Dit gedeelte van het dialoogvenster heeft twee velden. De eerste - een vervolgkeuzelijst - vertelt Notes wat u met deze berichten wilt doen. Het tweede veld vertelt Notes waar ze geplaatst moeten worden.

In het eerste veld kunt u uit zes dingen kiezen met een bericht dat voldoet aan de voorwaarde (n) die u boven aan het dialoogvenster Nieuwe regel hebt ingesteld:

• naar map verplaatsen: Tell Notes to verplaats de overeenkomende berichten naar een bepaalde map, waarvan u de naam invoert in het tweede veld of gebruik de knop Selecteren om te kiezen, die beide verschijnen wanneer u deze optie selecteert.
• naar map kopiëren: Tell Notes om de overeenkomende berichten naar een bepaalde map te verplaatsen, waarvan u de naam invoert in het tweede veld of gebruik de knop Selecteren om te kiezen, die beide verschijnen wanneer u deze optie selecteert. Dit verschilt van het verplaatsen naar een map omdat het bericht in je Inbox blijft staan.
• verzend exemplaar naar: Stuur het bericht automatisch door naar iemand anders.
• vervaldatum instellen: Markeer de datum waarop het bericht vervalt.
• wijzig het belang voor: Markeer de belangrijkheid van het bericht als Hoog, Gemiddeld of Laag - ongeacht hoe de afzender het belang van het bericht heeft ingesteld.
• verwijderen: bericht verwijderen.

Nadat u deze vervolgkeuzelijst hebt gebruikt om te bepalen wat er met de berichten gaat gebeuren, gebruikt u het veld aan de rechterkant om de naam van de map in te voeren, of de naam van de persoon waarnaar het bericht wordt doorgestuurd, en dus op. Het veld rechts verschijnt of is niet afhankelijk van wat u hebt geselecteerd in de vervolgkeuzelijst.

Nadat u de voorwaarde en actie van de regel hebt gedefinieerd, klikt u op de knop OK onder aan het dialoogvenster Nieuwe regel om deze op te slaan. Uw nieuwe regel verschijnt in de regel Regels in uw e-mail.

Zoals bij voorwaarden kan een regel meer dan één actie hebben. U kunt bijvoorbeeld een regel instellen die naar berichten van een bepaalde klant zoekt en vervolgens dat bericht automatisch doorsturen naar uw assistent nadat u het bericht ook in een speciale map hebt opgeslagen.