Handtekeningen maken voor uw berichten - dummies

Veel mensen voegen graag een handtekening toe aan het einde van elk bericht dat ze versturen. Een handtekening is meestal een klein gedeelte van de tekst dat u identificeert aan iedereen die uw bericht leest en iets vertelt waarvan u wilt dat iedereen het weet. Veel mensen noemen hun naam, de naam van hun bedrijf, het webadres van hun bedrijf, hun motto, een beetje verkoopslogan of een klein aantal persoonlijke gegevens.

U kunt Outlook laten weten dat automatisch een handtekening moet worden toegevoegd aan al uw uitgaande berichten, maar u moet eerst een handtekeningbestand maken.

Ga als volgt te werk om uw handtekeningbestand te maken:

1. Selecteer het tabblad Bestand op het lint en klik op de knop Opties.

   Het dialoogvenster Outlook-opties wordt geopend.

2. Klik op de knop Mail in het navigatievenster aan de linkerkant.

   Het dialoogvenster Mail-instellingen wordt geopend.

3. Klik in het gedeelte Berichten opstellen op de knop Handtekeningen.

   Het dialoogvenster Handtekeningen en briefpapier wordt geopend.

4. Klik op de knop Nieuw.

   Het dialoogvenster Nieuwe handtekening wordt geopend.

5. Typ een naam voor uw nieuwe handtekening.

   De naam die u typt, wordt weergegeven in het vak Nieuwe handtekening. U kunt een handtekening een naam geven die u maar wilt.

6. Klik op OK.

   Het dialoogvenster Nieuwe handtekening wordt gesloten.

7. Typ de gewenste tekst in het vak Handtekening bewerken en voeg de gewenste notatie toe.

   Als u het lettertype, de tekengrootte, de kleur of andere teksteigenschappen wilt wijzigen, gebruikt u de knoppen net boven het tekstvak. Als u meer op uw gemak bent bij het maken van zeer opgemaakte tekst in Microsoft Word, kunt u uw handtekening in Word maken en vervolgens kopiëren en plakken in het vak Handtekening bewerken.

   Veel mensen ontvangen echter e-mail op mobiele telefoons en andere soorten apparaten die niet weten wat ze moeten doen met uitgebreide formattering, dus het kan best zijn dat u een vrij eenvoudige handtekening gebruikt. Probeer ook kort te zijn. U wilt niet dat uw handtekening langer is dan het bericht waaraan deze is gekoppeld.

   Als u werkt in een bedrijf waarin iedereen soortgelijke door het bedrijf goedgekeurde handtekeningen gebruikt, kunt u een handtekening kopiëren van een e-mail die u van iemand anders ontvangt en de specifieke informatie over telefoonnummer, adres, enzovoort wijzigen in hun informatie naar de jouwe. Open een inkomend bericht van een collega, beweeg met de muis over de handtekening om deze te selecteren, druk op Ctrl + C om het te kopiëren en klik vervolgens in het vak Nieuwe handtekening en druk op Ctrl + V om het in te plakken. Vanaf dat moment kunt u bewerk de handtekening naar wens.

8. Klik op OK.

   Uw nieuwe handtekening wordt nu opgeslagen en het dialoogvenster Handtekeningen en briefpapier wordt gesloten.

9. Klik op de knop OK in het dialoogvenster Outlook-opties.

   Het dialoogvenster Outlook-opties wordt gesloten.

   Uw nieuwe handtekening wordt nu weergegeven bij elk nieuw bericht dat u verzendt. Als u meer dan één handtekening maakt, kunt u overschakelen naar een andere standaardhandtekening door stap 1 tot en met 3 te volgen en vervolgens de gewenste handtekening te kiezen in het menu Nieuwe berichten in de sectie Kies standaardhandtekening. Als u een handtekening wilt opnemen in uw antwoorden en doorsturen, kiest u de gewenste handtekening in het menu Antwoorden / Doorsturen in de sectie Kies standaardhandtekening.

Als u meer dan één e-mailadres gebruikt, kunt u uw handtekeningen op een aantal manieren kiezen:

• Outlook instellen om verschillende handtekeningen op verschillende e-mailadressen te gebruiken: Neem bijvoorbeeld aan dat één adres voor bedrijven is en een andere is voor persoonlijke berichten. U kunt een zakelijke handtekening maken voor de eerste en een meer ongedwongen handtekening voor de laatste. Om aan te geven welke handtekening bij welk adres hoort, selecteert u het adres in het vervolgkeuzemenu E-mailaccount in het gedeelte Kies standaardhandtekening en kiest u vervolgens de handtekening die u voor dat e-mailadres wilt gebruiken. Herhaal dit voor elk extra e-mailadres waarvoor u een handtekening wilt opnemen.

• Kies één voor één handtekeningen: Wanneer u klaar bent met het schrijven van de hoofdtekst van een e-mailbericht, klikt u op het tabblad Invoegen op het lint van het nieuwe berichtformulier en klikt u vervolgens op de knop Handtekening om de lijst met handtekeningen weer te geven die u hebt gemaakt. Als u op de naam van de handtekening klikt die u wilt gebruiken, verschijnt die handtekening in uw bericht.