Een uniforme lijst met zakelijke contactpersonen maken in Outlook 2003 - dummies

Een database van zakelijke contactpersonen is altijd aan het veranderen, maar Outlook 2003 kan helpen bij het handhaven van de bestelling. Of het nu klanten of leveranciers zijn, mensen komen en gaan, telefoonnummers veranderen, mensen worden gepromoveerd, enzovoort. Het up-to-date houden van de contactlijst is een uitdaging die intenser wordt wanneer u de locatie in overweging neemt. Heel vaak wordt de lijst opgesplitst tussen het factureringssysteem, de inkoopafdeling en de verschillende archieven van elke verkoper (Rolodex, Pocket PC-computers en zelfs het visitekaartje vergeten in de bovenste la). Zonder een bijgewerkte database kunt u niet goed communiceren met uw klanten.

Hier zijn enkele mogelijke oplossingen voor dit probleem:

• Gebruik uw lijst met contactpersonen als uw klanten- en leveranciersdatabase. Werk informatie bij als u deze ontvangt, wanneer u alleen werkt.
• Gebruik de contactenlijst van een persoon als de bedrijfslijst. Maak hiervan een bedrijfsregel: alle nieuwe updates die iemand krijgt (zoals een visitekaartje, een telefoongesprek met nieuwe informatie of een e-mail) gaan naar een centrale persoon voor het bijwerken van de database.

• Maak een openbare lijst op de Exchange-server en kies een persoon als de lijstbeheerder. U kunt versie 2. 0 van Business Contact Manager gebruiken. Dit is een gratis invoegtoepassing voor Outlook in de edities Office Professional en Small Business. U kunt de zakelijke contacten en accounts delen als één lijst met de rest van uw bedrijf.

U moet adreswijzigingen bijwerken en onmiddellijk nieuwe contactgegevens toevoegen. De eerste optie is goed als je alleen werkt. De tweede optie werkt wanneer u geen Exchange-server beschikbaar hebt of geen Business Contact Manager versie 2 gebruikt. 0. De beste optie is de derde, omdat de lijst met contactpersonen altijd en overal beschikbaar is voor het hele team. Outlook Web-toegang. U typt eenvoudigweg de nieuwe contactpersonen in uw lijst met contactpersonen, sla deze op en verzendt deze als een vCard naar de contactpersonenlijsthouder op de volgende manier:

1. Open de opgeslagen contactpersoon.

2. Kies Acties, Doorsturen als vCard.

Een nieuw e-mailbericht wordt geopend met de vCard bevestigd.

3. Stuur het naar de contactpersonenlijst.

De contactpersonenhouder ontvangt de e-mail en kan eenvoudig de vCard uit de e-mail slepen en neerzetten in de lijst met contactpersonen.

Als u op deze manier een contactpersoon toevoegt, wordt automatisch de datum vastgelegd waarop het contact is gemaakt (met de gemaakte veldnaam) en wordt een laatste wijzigingsdatum gehandhaafd (met het veld Gewijzigd). U kunt uw contactpersonenweergave aanpassen aan de velden Gemaakt en Gewijzigd als u deze informatie wilt bijhouden.

U ontvangt waarschijnlijk contactgegevens van verschillende bronnen, zoals het interne verkoopsysteem, elke verkoper of het managementteam. Het koppelen van het contact aan de persoon die het heeft gegenereerd, vergemakkelijkt het volgen.

U kunt categorieën gebruiken om deze informatie bij te houden:

1. Maak een nieuwe categorie voor elk lid van het verkoopteam.

2. Plaats een nieuw contact in de lijst.

3. Klik met het contact open op de knop Categorieën.

Het dialoogvenster Categorieën verschijnt.

4. Selecteer de categorie Naam afzender en sla de contactpersoon op.

Het contact is gekoppeld aan de bron.