Beveiligingsfuncties inschakelen in Outlook 2007 - dummies

Overweeg beveiliging als het gaat om Outlook 2007-e-mail en persoonlijke informatie. Als u in een bedrijf werkt, bent u mogelijk wettelijk verplicht om bepaalde beveiligingsstandaarden te handhaven ten opzichte van de Outlook-e-mailberichten die u verzendt en ontvangt.

Outlook 2007 bevat functies waarmee u uw geheimen geheim kunt houden, uw identiteit kunt beveiligen en ervoor kunt zorgen dat de berichten die u ontvangt, afkomstig zijn van de mensen die ze lijken te hebben verzonden.

In de meeste gevallen moet je een klein programma toevoegen aan Outlook om deze geavanceerde beveiligingsfuncties in te schakelen, maar nadat je deze functies hebt geïnstalleerd, hoef je je nooit meer druk te maken.

Een digitale id verkrijgen

Stiekeme hackers kunnen e-mailberichten verzenden die van iemand anders lijken te komen. Dus hoe kunt u zien of het bericht echt afkomstig is van de persoon die het bericht lijkt te hebben verzonden? Natuurlijk, als je de afzender persoonlijk kent, kun je hem of haar gewoon bellen om te verifiëren dat wat je hebt ontvangen, is wat hij of zij heeft verzonden. Maar je kunt een snellere, hightech benadering gebruiken door een digitale handtekening te gebruiken - een klein stukje geheime code gemengd met je bericht om drie dingen te bewijzen:

• Dat de boodschap echt afkomstig is van de persoon die het lijkt te hebben verzonden.
• Dat de persoon die de boodschap echt lijkt te hebben verzonden, de persoon is die hij of zij beweert te zijn.
• Dat de persoon die het bericht heeft verzonden het opzettelijk heeft verzonden. Het is net alsof je je handtekening op een cheque zet; het laat zien dat je echt een specifiek bericht wilt sturen.

Als u wilt profiteren van de beveiligingsfuncties van Outlook, moet u eerst een digitale ID verkrijgen.

Als u in een grote organisatie werkt, heeft uw werkgever mogelijk een digitale id voor u gekregen - en hebben uw lokale computergoeroes mogelijk alle software geïnstalleerd - in welk geval u deze stappen kunt overslaan.

Als u een digitale id voor uw eigen gebruik wilt ontvangen, kunt u deze aanschaffen bij een van de vele bedrijven die digitale id-services verlenen en onderhouden. Volg deze stappen:

1. Klik op Extra -> Vertrouwenscentrum.

Het Vertrouwenscentrum-scherm verschijnt.

2. Klik op de woorden Beveiliging e-mailen.

De pagina Beveiliging e-mail wordt weergegeven.

3. Klik op de knop Get a Digital ID.

Er wordt een website geopend met een reeks opties voor het verkrijgen van een digitale id.

Nogal wat bedrijven bieden digitale ID's aan - sommige gratis, anderen tegen betaling. Nadat u een provider voor uw digitale id hebt gekozen, vult u een aantal formulieren in en kiest u een wachtwoord voor de ID. U moet ook verschillende e-mails uitwisselen met de Digital ID-provider; zo bewijs je dat je e-mailadres echt van jou is.

Digitaal ondertekende berichten verzenden

Nadat u een digitale id hebt, kunt u eenvoudig iemand een bericht met uw digitale handtekening verzenden. Een digitaal ondertekend bericht doet meer dan alleen uw ontvanger verzekeren dat u echt uzelf bent. Stel dat u een gecodeerd bericht wilt verzenden dat alleen de ontvanger kan lezen. Hiervoor moet u ten minste één digitaal ondertekend bericht verzenden, zodat Outlook gegevens over uw digitale id kan vastleggen.

Verzend een bericht met een digitale handtekening door deze stappen te volgen:

1. Klik tijdens het maken van een bericht op het tabblad Opties bovenaan het berichtenscherm.

Het lint met opties verschijnt.

2. Klik op het pictogram rechts van Meer opties.

Het dialoogvenster Berichtopties wordt weergegeven.

3. Klik op de knop Beveiligingsinstellingen.

Het dialoogvenster Beveiligingseigenschappen wordt weergegeven.

4. Klik op het selectievakje Digitale handtekening toevoegen aan dit bericht.

5. Klik op Verzenden.

Het dialoogvenster Signing Data with Your Private Exchange Key verschijnt.

5. Klik OK.

Je bericht is verzonden.

Als u een digitale handtekening toevoegt, wordt het verzenden van een bericht enigszins vertraagd omdat uw computer moet controleren op de computer waarop uw digitale id is uitgegeven om uw handtekening te verifiëren. Maar omdat Outlook uw digitale id controleert, kan uw ontvanger er zeker van zijn dat uw bericht echt van u afkomstig is - en dat is het hele punt van digitale handtekeningen.

U kunt Microsoft Outlook zo instellen dat een digitale handtekening wordt toegevoegd aan elk bericht dat u verzendt, als u dat wilt. Kies gewoon Extra -> Vertrouwenscentrum, kies het tabblad Beveiliging e-mail en klik vervolgens op Digitale handtekening toevoegen aan uitgaande berichten.