Video: Excel 2013: Filtering Data 2024
Met de functie Automatisch filter van Excel wordt het filteren van ongewenste gegevens in een gegevenslijst net zo eenvoudig als klikken op de knop AutoFilter in de kolom waarin u wilt u de gegevens filteren en vervolgens de juiste filtercriteria kiezen uit de vervolgkeuzelijst van die kolom.
Als u een werkblad opent met een gegevenslijst en u geen AutoFilter-knoppen vindt die zijn gekoppeld aan elk van de veldnamen bovenaan de lijst, kunt u deze eenvoudig weergeven door de celaanwijzer in een van de cellen te plaatsen met de veldnamen en klik vervolgens op de knop Filteropdracht op het tabblad Gegevens van het lint of druk op Ctrl + Shift + L of Alt + AT.
De filteropties in het keuzemenu AutoFilter van een kolom hangen af van het type invoer in het veld. In het vervolgkeuzemenu in een kolom die alleen datumvermeldingen bevat, bevat het menu de optie Datumfilters waaraan een submenu van de eigenlijke filters is gekoppeld.
In het vervolgkeuzemenu in een kolom die alleen numerieke vermeldingen (naast datums) of een combinatie van datums met andere typen numerieke vermeldingen bevat, bevat het menu de optie Aantal filters. In het vervolgkeuzemenu in een kolom die alleen tekstinvoeringen of een combinatie van tekst, datum en andere numerieke vermeldingen bevat, bevat het menu de optie Tekstfilters.
Naast de opties Datumfilters, Tekstfilters of Aantal filters (afhankelijk van het type veld), bevat het keuzemenu AutoFilter voor elk veld in de gegevenslijst een keuzelijst met een complete lijst van alle items die in die kolom zijn gemaakt, elk met een eigen selectievakje. Op het meest eenvoudige niveau kunt u de gegevenslijst filteren door het selectievakje uit te schakelen voor alle vermeldingen waarvan u de records niet wilt zien in de lijst.
Dit soort basisfilters werkt het best in velden zoals Plaats, Staat of Land, die veel duplicaten bevatten, zodat u een subset van de gegevenslijst kunt zien die alleen de steden, staten, of landen waarmee je op dat moment wilt werken.
De eenvoudigste manier om dit basistype van filteren op een veld uit te voeren, is door eerst het selectievakje vóór de optie (Alles selecteren) boven in de keuzelijst van het veld uit te schakelen om de selectievakjes leeg te maken en vervolgens elk selectievakje te selecteren van de selectievakjes met de vermeldingen voor de records die u wel wilt weergeven in de gefilterde gegevenslijst.
Nadat u de selectievakjes hebt ingeschakeld voor alle items die u wilt behouden, klikt u op OK om het keuzevak AutoFilter te sluiten.
Excel verbergt vervolgens rijen in de gegevenslijst voor alle records, behalve de records die de items bevatten die u zojuist hebt geselecteerd. Het programma laat u ook weten welk veld of welke velden in de filterbewerking zijn gebruikt door een kegelfilterpictogram toe te voegen aan de knop AutoFilter van de kolom.
Om alle records in de gegevenslijst te herstellen, kunt u de filtering verwijderen door op de knop Opdracht wissen te klikken in de groep Sorteren en filteren van het tabblad Gegevens van het lint of door op Alt + AC te drukken.
Wanneer u dit basistype van lijstfiltering uitvoert, kunt u specifieke items uit meer dan één veld in deze lijst selecteren. Hier wilt u alleen de werknemers in het bedrijf die werkzaam zijn op de afdelingen Engineering en Information Services in de kantoren van Chicago en Seattle.
Selecteer hiertoe alleen de Engineering en Information Services-vermeldingen in de keuzelijst in het AutoFilter-veldmenu van het veldgebied en alleen de vermeldingen in Chicago en Seattle in de keuzelijst in het AutoFilter-vervolgkeuzemenu van het locatieveld.
Zoals u kunt zien, na het filteren van de gegevenslijst voor werknemers, zodat alleen de records voor werknemers in de afdeling Engineering of Information Services op kantoorlocaties in Chicago of Seattle worden vermeld, voegt Excel het pictogram van de kegelfilter toe aan de AutoFilter-knoppen op zowel het Dept- als het Location-veld in de bovenste rij, wat aangeeft dat de lijst is gefilterd met behulp van criteria die beide velden betreffen.
Houd er rekening mee dat na het filteren van de gegevenslijst op deze manier, u de resterende records die de gewenste subset van de gegevenslijst vormen, kunt kopiëren naar een nieuw gebied in hetzelfde werkblad of naar een nieuw werkblad in de werkmap.
U kunt de gegevens vervolgens sorteren (door AutoFilter-knoppen toe te voegen met de filteropdrachtknop op het tabblad Gegevens), de gegevens in kaart brengen, de gegevens analyseren of de gegevens samenvatten in een draaitabel.
