Access 2003-gegevens exporteren naar XML - dummies

Voor degenen onder u die al vertrouwd zijn met XML in Access 2002, houd er rekening mee dat de verbeterde XML-ondersteuning in Access 2003 zorgt voor u kunt XSL-transformatiebestanden (Extensible Stylesheet Language) opgeven bij het importeren van gegevens uit of het exporteren van gegevens naar XML. Bij het importeren wordt de transformatie toegepast op gegevens zodra de import start, voordat een nieuwe tabel wordt gemaakt of een bestaande tabel wordt toegevoegd.

Wanneer u gegevens naar XML exporteert, kunt u elke vooraf gedefinieerde filters of sorteervolgorde opnemen bij het exporteren van gegevens naar XML. U kunt alleen de gegevens exporteren, alleen het schema, of beide. Als een tabel opzoekwaarden bevat die zijn opgeslagen in een afzonderlijke database, kunt u die gegevens ook bij de export opnemen.

U kunt eenvoudig tabellen, query's, formulieren of rapporten naar XML-bestanden exporteren vanuit een gewone Access-database (.mdb-bestand) of een Access-project en Microsoft SQL Server-database (.Adp-bestand). Wanneer u een formulier of rapport exporteert, exporteert u de gegevens achter het formulier of rapport (u exporteert de gegevens uit de onderliggende tabel of query van het formulier of rapport). Ongeacht het type object dat u exporteert, is de procedure echter hetzelfde.

De eerste stap is om op de knop Tabellen, Query's, Formulieren of Rapporten in de objectenlijst in het databasevenster te klikken en het item te selecteren dat u wilt exporteren in de lijst die in het rechterdeelvenster verschijnt van het venster. Als u alle gegevens wilt exporteren die het object opslaat, kunt u met de rechtermuisknop op de naam van het object klikken en de optie Export in het snelmenu kiezen. Sla vervolgens de volgende alinea over.

Als u geen volledige tabel of query wilt exporteren, moet u gegevens uit een tabel of query exporteren. Open de tabel of query en voer een van de volgende handelingen uit:

• Als u slechts één record wilt exporteren, selecteert u dat record.
• Als u records voor export wilt filteren, past u nu een filter toe op de records.
• Als u een sorteervolgorde voor de records wilt opgeven, rangschikt u de records nu in die volgorde.

Nadat u de records hebt geselecteerd, kiest u Bestand -> Exporteren in het menu Toegang.

Het dialoogvenster Exporteren wordt geopend. Navigeer naar de map waarin u de geëxporteerde gegevens wilt opslaan. Kies de XML-optie (*.xml) in het vervolgkeuzemenu Opslaan als, zoals weergegeven in afbeelding 1.

Afbeelding 1: Het dialoogvenster Exporteren instellen om een ​​rapport naar XML te exporteren.

Klik op de knop Exporteren (of Alles exporteren) in het dialoogvenster en het dialoogvenster XML exporteren wordt geopend, zoals weergegeven in Afbeelding 2. U hebt de keuze om alleen gegevens naar een XML-bestand te exporteren en een schema met uw gegevens te exporteren naar een XSD -bestand (XML Schema Definition ), waarmee de presentatie van uw gegevens naar een XSL-bestand of een combinatie daarvan wordt geëxporteerd.

Afbeelding 2: Het dialoogvenster XML exporteren.

Optioneel kunt u uw selecties verder verfijnen door op de knop Meer opties te klikken. Als u op de knop Meer opties klikt, wordt het dialoogvenster XML exporteren uitgebreid met … meer opties weergeven! Let op de drie tabbladen aan de bovenkant van het dialoogvenster: Gegevens (weergegeven in Figuur 3), Schema en Presentatie.

Afbeelding 3: Het tabblad Gegevens van het geëxpandeerde dialoogvenster XML exporteren.

Opties voor XML-gegevens kiezen

Op het tabblad Gegevens kunt u kiezen om alle records, gefilterde records of de huidige record te exporteren. U kunt er ook voor kiezen de sorteervolgorde toe te passen die momenteel op het object is toegepast. (Deze opties worden echter grijs weergegeven als u iets exporteert waarop deze opties niet van toepassing zijn, zoals een volledig rapport.)

Als u eerder relaties hebt gedefinieerd tussen tabellen in het venster Relaties in Access of de databasediagrammen in SQL Server, kunt u kiezen of u ook gegevens uit gerelateerde tabellen wilt exporteren. Klik op het + -teken naast een tabelnaam om de naam van een gerelateerde tabel te zien. Selecteer het vinkje dat naast een tabelnaam verschijnt om de gegevens van die tabel in uw export op te nemen.

Met de knop Transformaties kunt u kiezen uit aangepaste XML-transformaties die u mogelijk hebt geschreven of verworven. Als u gegevens exporteert die in een esoterisch databaseprogramma zijn geïmporteerd, kan de eigenaar van die database u een transformatiebestand bezorgen. U kunt vervolgens op de knop Transforms klikken en dat transformatiebestand kiezen. Evenzo, als u een speciale codering voor die esoterische database moet gebruiken, kunt u er een kiezen in de vervolgkeuzelijst Codering.

XML Schema-opties kiezen

Het Schema-tabblad, weergegeven in Figuur 4, biedt u de mogelijkheid om opties te kiezen voor het exporteren van een schemabestand voor uw object. U kunt ervoor kiezen om primaire sleutel- en indexinformatie op te nemen of te negeren. U kunt ook kiezen of u de schema-informatie wilt insluiten in het XML-gegevensdocument of wilt opslaan als een afzonderlijk bestand. Hoe u hier kiest, is afhankelijk van het programma waarnaar de geëxporteerde gegevens later worden geïmporteerd.

Figuur 4: Het tabblad Schema in het uitgebreide dialoogvenster Export XML.

Opties voor XML-presentatie kiezen

Het tabblad Presentatie, weergegeven in Figuur 5, biedt opties voor het definiëren van een XSL-bestand. U kunt ervoor kiezen om te exporteren naar Client (HTML), die door elke webbrowser kan worden gelezen. Als u van plan bent om het XSL-bestand op een webserver te plaatsen die Active Server Pages ondersteunt, kunt u in plaats daarvan de Server (ASP) -optie kiezen.

Afbeelding 5: Het tabblad Presentatie in het dialoogvenster XML exporteren.

Als de gegevens die u exporteert afbeeldingen bevatten, kunt u ervoor kiezen om die afbeeldingen te exporteren of ze gewoon te negeren. Als u ervoor kiest afbeeldingen op te nemen, kunt u de naam opgeven van de map waarin de afbeeldingen worden geplaatst.

Als u een presentatiebestand wilt exporteren, genereert dit feitelijk twee bestanden. De ene is een. xsl-bestand, dat alle XSLT-code bevat die nodig is om te definiëren hoe de gegevens worden gepresenteerd. Het tweede bestand is een. htm-bestand - een relatief eenvoudige en eenvoudige webpagina.Die webpagina is een "momentopname" van de gegevens op het moment van export, niet live gegevens die zijn verbonden met de database. Echter, de. htm-bestand wordt geopend in Internet Explorer om de werkelijke gegevens uit de tabel of query te onthullen, niet alleen een hele reeks XML-tags en onbewerkte gegevens.

Klik op de knop OK wanneer u klaar bent met het maken van uw selecties. De export duurt mogelijk enkele seconden, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die u exporteert. Als u klaar bent, keert u terug naar Access. U ziet geen wijzigingen in uw Access-database, maar de geëxporteerde bestanden bevinden zich in de map die u tijdens het exportproces hebt opgegeven.