Access 2007-tabellen naar andere bestandsindelingen exporteren - dummies

Hoewel elk Microsoft Access 2007-object kan worden geëxporteerd, is het exporteren van de gegevens in een tabel of query naar een ander programma, zoals een spreadsheet, de meest voorkomende export taak. Het exporteren van een tabel of query omvat het reorganiseren van de gegevens die het bevat in een ander formaat. Net als bij importeren, kan Access de gegevens vertalen naar verschillende bestandsindelingen, afhankelijk van uw behoeften.

Exportindelingen

Het tabblad Externe gegevens op het lint geeft alle bestandsindelingen weer waarnaar het object kan worden geëxporteerd. (Toegang exporteert naar dezelfde formaten die het importeert.) Toegang exporteert ook naar PDF - Adobe Acrobat-bestanden - en Microsoft Word.)

Het grootste probleem om op te letten bij het exporteren is gegevensverlies. Een fantastische Access-tabel vertaalt zich niet altijd in een fantastische Paradox-tabel. Niet alle databases hebben dezelfde regels voor

• gegevenstypen: Speciale gegevenstype gegevens, zoals AutoNummering, Ja / Nee, Memo en OLE veroorzaken vrijwel zeker problemen in andere programma's. Mogelijk moet u creatieve problemen oplossen om de gegevens precies zo te laten werken als u wilt.

• Veldnamen: Elk databaseprogramma heeft zijn eigen set regels met veldnamen zoals de lengte van en de speciale tekens (zoals een dollar of procentteken) toegestaan ​​in de veldnaam.
Om problemen met de veldnaam tijdens het exporteren te voorkomen, moet u uw veldnamen kort houden en alleen letters en cijfers gebruiken bij het benoemen van uw toegangsvelden. Als de veldnamen van uw toegangstabel de regels van het programma waar u naartoe exporteert, worden verbroken, zal het exporteren niet goed werken.

Wees klaar om tijd te besteden aan het afstemmen van de export, zodat deze precies zo werkt als u wilt. Als u een probleem ondervindt tijdens het exporteren, raadpleegt u de documentatie van de software waarvan u de bestandsindeling exporteert voor veldnaam en gegevenstype-regels .

Tabel- of querygegevens exporteren

De stappen voor het exporteren van een tabel of query zijn eenvoudig:

1. Terwijl de database is geopend, klikt u op de tabel of query die u wilt exporteren.

De tabelnaam is gemarkeerd.

2. Klik op het tabblad Externe gegevens op het lint.

De exportgereedschapsgroep wordt weergegeven op het lint:

• De algemene exporttaken hebben hun eigen knoppen.

• De zelden gebruikte indelingen worden gegroepeerd op de knop Meer.

3. Klik op de tool die overeenkomt met het programma waarnaar u uw gegevens exporteert.

Er verschijnt een dialoogvenster Exporteren dat is aangepast aan uw gewenste indeling.

4. Volg de stappen in het dialoogvenster Exporteren om het exporteren te voltooien.

In het dialoogvenster Exporteren worden de keuzes voor uw exportbestandsindeling weergegeven:

• Elke keuze vraagt ​​om een ​​bestandsnaam (inclusief pad) voor uw geëxporteerde gegevens.

• Sommige exportprocessen vragen ook of u uw nieuwe bestand wilt openen nadat de export is voltooid. Dit kan een frustrerende zoekopdracht voorkomen nadat u het bestand hebt opgeslagen.

5. Schakel het selectievakje Bewaarstappen opslaan in als u weet dat u deze export opnieuw zult uitvoeren.

Het lint bevat een knop met de naam Opgeslagen exports. Gebruik dit om eenvoudig een tabel of query op routinebasis te exporteren.