Filteren van een gegevensblad in Access 2003 - dummies

Filtering een Access 2003-gegevensblad is een manier om te focussen op specifieke records in plaats van alle records in een tabel. U kunt records filteren die niet relevant zijn voor wat u op dit moment probeert te doen.

Wanneer u gegevens filtert, gebruikt u criteria om Access te vertellen wat u wilt zien. Een criterium is een test die de gegevens doorgeeft om weer te geven nadat het filter is toegepast. U kunt bijvoorbeeld Access vragen om u de records te tonen met een besteldatum van 5/1/03. Een meer geavanceerd criterium is bestellingen met een datum op of na 5/1/03.

U kunt vijf soorten filters in een tabel gebruiken: filteren op selectie, filteren op formulier en geavanceerd filteren / sorteren. Tabel 1 laat zien hoe u elk filter gebruikt.

Tabel 1: Typen gegevensbladfilters

Type filter	Wanneer u het zou moeten gebruiken
Filteren op selectie	U hebt een record met een bepaalde waarde in een veld en u wilt alle andere records vinden met dezelfde waarde in dat veld.
Filteren op formulier	u heeft meer dan één criterium; u wilt bijvoorbeeld bestellingen plaatsen die vóór 6/1/03 zijn geplaatst en die met een creditcard zijn betaald.
Filter voor invoer	U wilt de waarde of waarden die u zoekt in een bepaald veld typen, of u wilt een uitdrukking als criterium gebruiken.
Filter met selectie	U kunt een record met een bepaalde waarde in een veld vinden en u wilt alle records met dezelfde waarde in dat veld uitsluiten.
Geavanceerd filteren / sorteren	U wilt meer doen dan de andere filters toestaan, zoals het sorteren en toepassen van criteria op meerdere velden. Geavanceerd filteren / sorteren maakt een query met slechts één tabel.

Basisprincipes filteren

Als u het hele filterconcept wilt gebruiken, begint u met het bekijken van de delen van een gegevensblad die betrekking hebben op filters. Figuur 1 toont een gegevensblad met de filterknoppen en indicatoren gemarkeerd. Op dit gegevensblad is een filter toegepast - dat kunt u zien aan de hand van de indicatoren voor gefilterde gegevensbladen onder aan het gegevensblad. Bovendien is de knop Filter toepassen / verwijderen gemarkeerd - als er opnieuw op wordt geklikt, wordt het filter verwijderd en worden alle records in het gegevensblad weergegeven.

Afbeelding 1: Een gefilterd gegevensblad.

U kunt een filter toepassen op elk gegevensblad, dat uiteraard een tabel bevat, maar ook subgegevensbladen en gegevensbladen die zijn gegenereerd door query's. U kunt gegevens in een gefilterd gegevensblad invoeren en bewerken. Houd er rekening mee dat het filter niet wordt toegepast op nieuwe records totdat u het filter opnieuw toepast (door Records te kiezen -> Filter toepassen / Sorteren).

U kunt filteren met de knoppen Filteren op selectie of Filteren op formulier, of u kunt het menu gebruiken.Geef het menu Records weer om de filteropties te zien, inclusief die zonder knoppen (er zijn er enkele in het Records-menu en sommige in het Filter-submenu).

Om opnieuw het laatste door u toegepaste filter opnieuw toe te passen, kiest u Records -> Filter / sorteerbewerking.
Als u een filter wilt verwijderen, klikt u op de knop Filter toepassen of kiest u Records -> Filter / sortering verwijderen.

Een filter voert een eenvoudige query uit op één tabel: een goede manier om te beginnen met het analyseren van uw gegevens. Filteren kan u helpen opwarmen bij het maken van complexere query's. Als u verward bent over query's, kunt u een filter maken om erachter te komen hoe u criteria voor een query kunt schrijven. Wanneer u het filter maakt, kiest u Records -> Filter -> Geavanceerd filter / Sorteer om het in het queryraster te zien. Kijk naar de rij Criteria om te zien hoe de criteria eruit zien. Als u het queryraster wilt sluiten, klikt u op de knop Sluiten op de werkbalk.

Filters worden weergegeven in de eigenschap Filter van het dialoogvenster Eigenschappen. U kunt een tabel filteren door daar een uitdrukking in te voeren, maar bijna niemand doet dat omdat het filter blijft worden toegepast en sommige records kunnen worden weggefilterd zodra u de tafel opent.

Filteren op selectie

Filteren op selectie is het eenvoudigste filtertype: het vindt records met overeenkomende waarden in één veld. Voer de volgende stappen uit om op selectie te filteren:

1. Zoek een record met de waarde of tekst die u wilt matchen en plaats vervolgens uw cursor in die cel om overeen te komen met de hele waarde.

• Als u alle producten met de prijs van 29, 99 wilt vinden, plaatst u de cursor in een cel met de waarde 29. 99.

• Als u het begin van de waarde wilt vergelijken, selecteert u het eerste teken en daarna zoals je wilt matchen. Als u alle vermeldingen in het veld wilt vinden die met La beginnen, markeert u La voor Lawn Flamingo voordat u filtert.

• Als u een deel van de waarde wilt matchen, selecteert u de tekens in het midden van een waarde die u wilt matchen. Selecteer 99 om alle waarden te vinden die 99 bevatten, zoals 499.

2. Klik op de knop Filteren op selectie op de werkbalk

Toegang filtert het gegevensblad om alleen records weer te geven die dezelfde waarde in dat veld hebben.

Klik op de knop Filter verwijderen (de keerzijde van de knop Filter toepassen) om de hele tabel te bekijken, terwijl dezelfde knop op de werkbalk wisselt tussen de knop Filter toepassen en de knop Filter verwijderen).

Filteren op uitsluiting

Filteren op uitsluiting lijkt sterk op filteren op selectie, behalve dat in plaats van alleen records te zien die overeenkomen met uw criteria, alle records die overeenkomen, worden uitgesloten van het gegevensblad.

Als u wilt filteren op uitsluiting, selecteert u een waarde die u wilt uitsluiten op dezelfde manier waarop u een waarde selecteert die moet worden vergeleken bij het filteren op selectie:

Plaats de cursor ergens in de cel om waarden uit te sluiten die overeenkomen met de gehele waarde. Plaats de cursor bijvoorbeeld in een cel met de waarde ME om alle adressen in de staat Maine uit te sluiten.
Selecteer het begin van de waarde en zoveel tekens als u wilt matchen om alle records met overeenkomende beginwaarden uit te sluiten.
Selecteer de tekens in het midden van een waarde om alle records uit te sluiten die de selectie ergens in het veld bevatten.

Als u wilt filteren op uitsluiting nadat u de waarden hebt geselecteerd die u wilt uitsluiten, kiest u Records -> Filter -> Filter exclusief selectie. (Dit type filter staat niet op de werkbalk.)