Junk e-mail filteren in Outlook 2003 - dummies

In 2003 werd een twijfelachtige mijlpaal in de geschiedenis van e-mail bereikt - er werden meer ongewenste e-mailberichten via internet verzonden dan legitieme. Het is nu veilig om te veronderstellen dat als u e-mail ontvangt, u ongewenste e-mail ontvangt, ook wel spam . Outlook 2003 bevat een filtersysteem dat alle inkomende e-mail bekijkt en automatisch alles dat op ongewenste e-mail lijkt, naar een speciale map verplaatst. Je kunt alles dat wordt verplaatst naar je map Ongewenste e-mail nu en dan verwijderen - na te hebben gecontroleerd of Outlook geen verkeerde e-mail heeft verplaatst naar je map Ongewenste e-mail.

Geen enkele machine is perfect en geen enkel programma dat op een machine draait is perfect. De manier waarop Outlook erachter komt welke berichten rommelig zijn en welke echt zijn, is een echt mysterie. Sommige ongewenste e-mail wordt mogelijk doorgestuurd, maar Outlook zal waarschijnlijk meer dan de helft van de ongewenste berichten opvangen die u wilt ontvangen. Outlook kan zelfs zo vet zijn dat items van echte mensen worden gedumpt in de map Ongewenste e-mail. Zo is het leven.

Fijnafstemming van de filtergevoeligheid

U hoeft niets te doen om filteren op ongewenste e-mail in te schakelen in Outlook 2003. Het programma beschermt de eerste keer al tegen ongewenste e-mail je start het op; het beveiligingsniveau is echter ingesteld op Laag.

Of u vindt dat Outlook te veel inkomende berichten - of te weinig - naar de map Ongewenste e-mail verplaatst, u kunt de gevoeligheid van Outlook aanpassen aan uw smaak door de instellingen voor Ongewenste e-mail te wijzigen.

Ga als volgt te werk om de instellingen voor ongewenste e-mail van Outlook aan te passen:

1. Kies Acties -> Ongewenste e-mail -> Ongewenste e-mailopties.

Het dialoogvenster Ongewenste e-mailopties wordt weergegeven met bovenaan het tabblad Opties.

2. Klik op de gewenste optie.

De cirkel naast de optie waarop u klikt wordt donkerder om aan te geven wat u hebt geselecteerd. De opties die Outlook u biedt, zijn

• Geen beveiliging: bij deze instelling gaat elk slordig bericht regelrecht naar uw Inbox, onbetwist. Als dat je kopje thee is, prima. De meeste mensen willen iets meer filteren.

• Laag: de junkiest van de rommel wordt verplaatst, maar er komen nog heel wat vervelende dingen door.

• Hoog: deze instelling is agressief genoeg, zodat u kunt verwachten dat een bepaalde hoeveelheid legitieme e-mail in de map Ongewenste e-mail terechtkomt. Als u voor deze instelling kiest, moet u van tijd tot tijd uw map Ongewenste e-mail controleren om er zeker van te zijn dat belangrijke berichten niet per ongeluk worden weggegooid.

• Alleen veilige lijsten: met deze instelling worden alle berichten uit uw Postvak IN verplaatst, behalve die van personen of bedrijven die u in uw lijsten met veilige afzenders hebt aangewezen.

Ook biedt het selectievakje onder aan het tabblad Opties u een kans om verdachte ongewenste e-mail permanent te verwijderen. Omdat een perfect filter voor ongewenste e-mail nog moet worden uitgevonden, is het waarschijnlijk beter om ongewenste berichten naar de map Ongewenste e-mail te verplaatsen en de map zo nu en dan te legen. Aan de andere kant kunt u in een bedrijf werken dat de hoeveelheid e-mail beperkt die u mag opslaan en de berichten in uw map Ongewenste e-mail tellen mee voor uw limiet. Dus het zappen van ongewenste e-mail is misschien wel de beste optie.

3. Klik OK.

Het dialoogvenster Ongewenste e-mailopties wordt gesloten.

Daar bent u! Met een beetje geluk hoef je niet langer te waden over berichten over krijg-rijk-snel-schema's of pillen die lichaamsdelen vergroten die je niet eens hebt.

Uw e-mail filteren met lijsten van verzender en ontvanger

De functie voor het afhandelen van ongewenste e-mail van Outlook bevat een optie die u kunt kiezen als u uw eigen veilige lijsten wilt instellen voor de verwerking van uw e-mail komt van of gaat naar. U kunt een lijst maken van mensen waarvan de berichten altijd moeten worden verplaatst naar de map Ongewenste e-mail (of naar mensen wiens berichten nooit moeten worden verplaatst). Bekijk de andere tabbladen van het dialoogvenster Ongewenste e-mailopties voor beschrijvingen van de typen afzenders die u kunt invoeren:

• Veilige afzenders: Wanneer een bericht binnenkomt met een e-mailadres of domein in deze lijst in De Van-regel van het bericht zorgt ervoor dat Outlook het bericht niet als ongewenste e-mail behandelt, ongeacht wat er verder in het bericht staat.
• Veilige ontvangers: Als u berichten ontvangt van een online mailinglijst, lijken de berichten vaak afkomstig te zijn van veel verschillende mensen, maar zijn ze altijd gericht aan de lijst. (Als u bijvoorbeeld tot een van de groepen op yahoogroups.com behoort, ziet u dit.) In dit geval plaatst u de naam van de lijst in uw lijst met veilige ontvangers.
• Geblokkeerde afzenders: Dit is het tegenovergestelde van de twee bovenstaande keuzes; berichten van de adressen in deze lijst worden altijd behandeld als Ongewenste e-mail.

Een persoon toevoegen aan uw lijst met geblokkeerde afzenders is vrij eenvoudig: wanneer u een bericht ontvangt van iemand van wie u niet meer wilt horen, selecteert u het bericht en kiest u Acties -> Ongewenste e-mail -> Afzender toevoegen aan geblokkeerd Lijst met afzenders. Deze zelfde methode werkt voor het toevoegen van mensen aan de lijsten Veilige afzenders en Veilige ontvangers. Selecteer het bericht, kies Acties -> Ongewenste e-mail en kies vervolgens de lijst waaraan u de afzender wilt toevoegen.

Natuurlijk, als u nauwkeuriger wilt zijn, kunt u direct naar het juiste tabblad in het dialoogvenster Ongewenste e-mailopties gaan en de adressen invoeren die u wilt filteren.

Sommige andere opties voor ongewenste e-mail waarmee u tijd kunt besparen, zijn onder andere:

• Telefoonboek: Een selectievakje onder aan het tabblad Veilige afzenders heeft het label "Vertrouw ook e-mail van mijn contactpersonen. "Als dat selectievakje is ingeschakeld, worden berichten van iedereen in uw lijst met contactpersonen automatisch behandeld als veilige berichten.
• Importeren en exporteren: Als u een bijzonder lange lijst hebt met personen die u aan uw lijst met veilige afzenders of uw lijst met geblokkeerde afzenders kunt toevoegen, kunt u een lijst in Kladblok maken en die lijst vervolgens naar Outlook importeren.Bedrijven met langdurige klantenlijsten kunnen deze functie voor iedereen beschikbaar maken.

Domeinen filteren

Outlook biedt u een vrij krachtige optie bij uw ongewenste e-mailkeuzes waarvoor u voorzichtig moet zijn. Die optie omvat het filteren van domeinen. Als u zaken doet met mensen in een bepaald bedrijf, kunt u dat hele bedrijf invoeren in uw lijst met veilige afzenders door het bericht te selecteren en vervolgens Acties -> Ongewenste e-mail -> Voeg afzendersdomein (@voorbeeld.com) te kiezen bij Veilige afzenders Lijst.

Als u echter per ongeluk het domein van een vriend toevoegt die u een e-mail via America Online naar uw lijst met veilige afzenders stuurt, verslaat u gedeeltelijk het doel van uw filters voor ongewenste e-mail (omdat er zoveel ongewenste e-mail komt van aol. com - of beweert tenminste te komen van aol. com). Dus gebruik de domeinfilterfunctie met zorg.