Het vinden van de Right Access 2013-tool voor het weghouden van afval - dummies

Onderdeel van Access 2013 All-in-One voor Dummy's Cheat Sheet

Als de gegevens die via tabellen en formulieren in uw database binnenkomen, rotzooi zijn, levert elke uitvoer of analyse die u met query's en rapporten uitvoert ook afval op. Gelukkig biedt Access heel veel tools om ervoor te zorgen dat de gegevens die in elk veld worden gebruikt, de gegevens zijn die in dat veld zouden moeten gaan. U kunt veel van de hulpprogramma's vinden die in de ontwerpweergave van de tabel niet kloppen:

• Gegevenstype: Gebruik het juiste gegevenstype om te voorkomen dat gegevens van het verkeerde type worden ingevoerd.

• Veldgrootte: Deze eigenschap beperkt het aantal tekens. Als u weet dat een veld nooit vier tekens mag overschrijden, stelt u Veldgrootte in op 4.

• Indeling: Deze eigenschap zorgt ervoor dat de gegevens er goed uitzien. U kunt bijvoorbeeld tekst in alle hoofdletters of in kleine letters veranderen.

• Invoermasker: Een invoermasker beperkt de toegestane informatie in een veld door op te geven welke tekens u kunt invoeren. Gebruik een invoermasker als u weet welk formulier de gegevens moeten bevatten - als een bestelnummer bijvoorbeeld twee letters heeft gevolgd door vier cijfers. Telefoonnummers en postcodes zijn andere voorbeelden van velden waarin invoermaskers handig zijn. Invoermaskers werken met de eigenschap Formaatveld.

• Standaardwaarde: Deze eigenschap definieert een waarde die standaard wordt weergegeven als geen andere waarde wordt ingevoerd. De standaardwaarde verschijnt in het veld totdat een andere waarde wordt ingevoerd.

• Veld- of record Valideringsregel: Gegevens moeten deze regel passeren voordat deze wordt ingevoerd. Deze eigenschap werkt met de eigenschapstekst Validatietekst.

• Vereist: Deze eigenschap geeft aan dat het veld een waarde moet hebben om het record op te slaan. Als er geen waarde wordt ingevoerd, maakt Access geen nieuwe record wanneer op Tab of Enter wordt gedrukt en wordt de knop Nieuw record grijs weergegeven.

• Nullengte toestaan: Deze eigenschap geeft aan of een invoer met een lengte nul zoals "" (aanhalingstekens zonder een spatie ertussen) is toegestaan ​​(alleen voor Tekst, Lange tekst en Hyperlink-velden). Met een veld met een lengte nul kunt u onderscheid maken tussen informatie die niet bestaat en een nulwaarde (blanco) die onbekend is of niet is ingevoerd. Wanneer deze optie is ingesteld, staat het een tekenreeks met lengte nul in een vereist veld toe. Mogelijk wilt u een invoermasker gebruiken om een ​​veld met een lengte nul te maken dat er anders uitziet dan een nulwaarde als beide toegestaan ​​zijn.

• Geïndexeerd: Wanneer u ervoor kiest een veld te indexeren, kunt u opgeven dat er geen dubbele waarden in het veld zijn toegestaan. Deze eigenschap is ook toegankelijk vanuit de gegevensbladweergave; het is een selectievakje op het tabblad Datasheet van het lint.

• Opzoekvelden: Met deze eigenschap kan de gebruiker een waarde selecteren voor een veld dat in een ander veld is opgeslagen, waardoor veel spellingsfouten worden geëlimineerd en de opties voor het veld worden gestandaardiseerd. Gebruik de wizard Opzoeken om een ​​opzoekveld te maken.