Uw weg vinden met het navigatiedeelvenster in Outlook 2003 - dummies

Navigeer je een weg door sommige computerprogramma's kunnen lastig zijn, maar Outlook kan uw ongemak enigszins verminderen met behulp van het navigatiedeelvenster. Dit deel van het Outlook-scherm heette vroeger de Outlook-balk, maar om te voorkomen dat iemand EWI zou plegen (e-mailen terwijl hij bedwelmd was), veranderde Microsoft de naam van dit critter in het navigatiedeelvenster. Nu moet je je tip in een ander programma doen.

De kolom aan de linkerkant van het Outlook-scherm is het navigatiedeelvenster. Het bevat verschillende knoppen met namen zoals Mail, Calendar, Contacts, Tasks en Notes - de standaard Outlook-modules.

Het navigatiedeelvenster bestaat uit twee secties: een bovenste gedeelte van het venster en een onderste gedeelte dat bestaat uit knoppen. Elke knop in het onderste gedeelte is verbonden met een van de hoofdmodules van Outlook: e-mail, agenda, contacten, taken, enzovoort. Klik gewoon op een knop, op een knop en je ziet wat het in gang zet. Als u op de knop klikt, worden de dingen op het hoofdscherm gewijzigd om te passen op wat die knop beschrijft. Klik bijvoorbeeld op de knop Agenda en er verschijnt een kalenderscherm. Klik op Contactpersonen en u krijgt een scherm met namen en adressen. Het proces is als het veranderen van de kanalen op het tv-toestel. Als u overschakelt naar een kanaal dat u niet wilt, schakelt u over naar een ander kanaal - geen probleem.

Het bovenste deel van het navigatiedeelvenster geeft op verschillende tijdstippen verschillende soorten informatie weer. Soms wordt in de bovenste helft van het navigatiedeelvenster de mappenlijst weergegeven, soms wordt een lijst met beschikbare weergaven weergegeven en soms bevat deze zinnen in blauwe letters. U kunt op een zin klikken om iets te doen zoals "Open een gedeelde agenda. "Als u de mappenlijst in dit bovenste deel van het venster wilt weergeven, kiest u Go -> Mappenlijst.

Net boven het pictogram Mail in het navigatiedeelvenster bevindt zich een grijze scheidingsknop aan de onderkant van het bovenste gedeelte van de balk. Als u die grijze randlijn omlaag sleept met uw muis, verdwijnen de knoppen in het navigatiedeelvenster één voor één. Dat is iets dat u misschien zou willen doen om uw mappenlijst beter te kunnen zien. U kunt die knoppen weer laten verschijnen door eenvoudig de grijze rand omhoog te slepen.

De informatieviewer: de hotspot van Outlook

In de informatieviewer wordt het grootste deel van de actie uitgevoerd in Outlook. Als het navigatiedeelvenster op de kanaalkiezer van uw tv-toestel lijkt, lijkt de informatieviewer op het tv-scherm. Wanneer u e-mail leest, kijkt u in de Informatieviewer om uw berichten te lezen; als u contacten toevoegt of zoekt, ziet u hier contactnamen.De Informatieviewer is ook waar je allerlei fraaie sorteertricks kunt doen die elke module in Outlook je laat uitvoeren.

Omdat u meer informatie in Outlook kunt opslaan dan u op een bepaald moment wilt zien, toont de informatieviewer u slechts een deel van de beschikbare informatie. De kalender, bijvoorbeeld, kan datums opslaan in het jaar 1601 en zo ver als 4500. Dat is veel tijd, maar Outlook breekt het uit en toont het aan u in hanteerbare segmenten in de informatieviewer. Het kleinste agendapunt dat u kunt bekijken, is één dag; het grootste segment is een maand.

De informatieviewer organiseert de items die u te zien krijgt in eenheden met de naam -weergaven. U kunt de weergaven gebruiken die zijn opgenomen in Outlook wanneer u deze installeert, of u kunt uw eigen weergaven maken en deze opslaan.

U kunt navigeren tussen de segmenten met informatie die Outlook u laat zien door op verschillende delen van de informatieviewer te klikken. Sommige mensen gebruiken het woord browsen voor het verplaatsen van de Informatieviewer - het lijkt een beetje op bladeren door de pagina's van uw pocket datebook).

U kunt het uiterlijk van de informatieviewer op een oneindig aantal manieren wijzigen om het werk dat u in Outlook doet, voor u zinvol te doen zijn. U moet bijvoorbeeld de afspraken voor één dag bekijken of alleen de items die u aan een bepaalde categorie hebt toegewezen. Met weergaven kunt u snel een overzicht krijgen van de informatie die u nodig heeft.

Navigeren door de mappenlijst

Als u Outlook op een gedetailleerdere manier wilt navigeren dan met het navigatiedeelvenster, kunt u de mappenlijst gebruiken. Als u denkt dat de knoppen van het navigatiedeelvenster lijken op de keuzerondjes van een auto om favoriete zenders te selecteren, dan is de mappenlijst vergelijkbaar met de fijnafstemknop waarmee u afstemt op de zenders tussen uw favoriete zenders. De mappenlijst toont u eenvoudig de mappen - uw Windows-mappen of uw Outlook-mappen - waar uw bestanden en Outlook-items worden opgeslagen.

Een verhaal van twee mappen

Mappen kunnen verwarrend lijken, omdat Microsoft nogmaals twee verschillende dingen dezelfde naam heeft gegeven. Net zoals er twee soorten Explorer (Windows en internet) bestaan, bestaan ​​er meer dan twee soorten Outlook en bestaan ​​er meer dan twee soorten Windows (3. 1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me en XP). U kunt twee verschillende soorten mappen tegenkomen wanneer u Outlook gebruikt - en elk gedraagt ​​zich anders.

U bent mogelijk gewend aan mappen in Windows 95 of 98, dat zijn de dingen waar u naar kijkt om bestanden te ordenen. U kunt bestanden van en naar mappen op uw harde schijf kopiëren, verplaatsen en verwijderen. Outlook heeft geen betrekking op dat soort mappen. Als u de bestanden die u op uw computer hebt aangemaakt wilt beheren, klikt u op de Windows XP-startknop en kiest u vervolgens Mijn documenten.

Outlook heeft zijn eigen speciale mappen voor het opslaan van items (kalenderitems, namen van contactpersonen, taken, enzovoort) die u in de verschillende Outlook-modules maakt. Elke module heeft een eigen map en de mappenlijst geeft u onmiddellijk toegang tot al deze modules.

Als u bijvoorbeeld naar een Outlook-module kijkt, zoals Inbox, en u de mappenlijst inschakelt door Go -> Mappenlijst te kiezen, ziet u een lijst met mappen die de andere standaard Outlook-modules vertegenwoordigen, zoals de takenlijst, contactpersonen, agenda, enzovoort.

De mappenlijst gebruiken

De enige keer dat u de mappenlijst absoluut moet gebruiken, is wanneer u een nieuwe map wilt maken voor een afzonderlijk type item (zoals een speciale lijst met contactpersonen of een map voor het archiveren van e-mailberichten).) of zoek die map opnieuw op om de items te gebruiken die u daar hebt opgeslagen.

U kunt de mappenlijst wellicht helemaal niet gebruiken. Het navigatiedeelvenster bevat de mapkeuzes die de meeste mensen meestal gebruiken. U zult misschien nooit een andere moeten krijgen. Gelukkig verschijnt de maplijst helemaal vanzelf als je hem waarschijnlijk nodig hebt. Als u de mappenlijst niet ziet maar wel wilt, kiest u Go -> Mappenlijst (of drukt u op Ctrl + 6). Het is een kwestie van smaak, dus maak je keuze.