Openbaar worden met openbare mappen in Outlook 2002 - dummies

Als u Outlook 2002 op een Microsoft Exchange-netwerk gebruikt, kunt u openbare mappen gebruiken. Openbare mappen zijn plaatsen waar een hele groep mensen naar kunnen kijken en items aan toevoegen. U kunt een openbare map hebben voor taken of contacten. U kunt ook een openbare map maken die berichten bevat, vergelijkbaar met uw Postvak IN, behalve dat iedereen berichten kan toevoegen en dezelfde reeks berichten kan lezen. Dit soort arrangement wordt vaak een prikbord genoemd; u plaatst een bericht, iemand antwoordt erop, een derde partij beantwoordt vervolgens allebei, enzovoort. Het is een methode om een ​​groepsgesprek te voeren zonder dat alle gesprekspartners tegelijkertijd beschikbaar zijn.

In Outlook zien openbare mappen er precies zo uit als andere mappen. Een openbare map kan een lijst met contactpersonen bevatten die door het hele bedrijf wordt gedeeld of een takenlijst die door een hele afdeling wordt gebruikt. U kunt een openbare discussiefolder instellen voor een doorlopende groepsconferentie over onderwerpen die van belang zijn voor iedereen die de map deelt, zoals het actuele bedrijfsnieuws. U kunt ook een openbare discussiefolder gebruiken om meningen te verzamelen over beslissingen die moeten worden genomen of als een binnen een bedrijf geclassificeerd advertentiesysteem. U kunt als map alle soorten informatie ordenen die u wilt uitwisselen tussen groepen mensen in uw netwerk.

Wanneer u op een openbare map klikt, ziet u een lijst met items die eruitzien als een lijst met e-mailberichten, behalve dat alle berichten zijn geadresseerd aan de map in plaats van aan een persoon. In een openbare map kunt u uw weergave van de items wijzigen, items toevoegen of items beantwoorden die iemand anders heeft ingevoerd.

Een openbare map bekijken

Uw bedrijf kan een openbare map bijhouden voor een doorlopende online discussie over belangrijke zaken in uw bedrijf of als prikbord van een bedrijf voor aankondigingen over activiteiten, voordelen en ander nieuws.

Volg deze stappen om een ​​openbare map te bekijken:

1. Kies Weergave-> Mappenlijst of klik op de knop Mappenlijst in de werkbalk.

De mappenlijst wordt weergegeven (zie afbeelding 1).

Figuur 1: de mappenlijst met openbare mappen.

2. Klik op de naam van de map die u wilt zien.

De lijst met items in de map verschijnt.

U kunt dubbelklikken op de titel van elk item dat u ziet om de inhoud van dat item te bekijken.

Nieuwe items toevoegen

Veel openbare mappen zijn georganiseerd als open discussies waarin iedereen zijn of haar twee cent kan steken. Alle berichten kunnen door iedereen worden gelezen, dus iedereen leest en beantwoordt alle anderen. Als je een map bekijkt en ziet dat deze vol staat met berichten van verschillende mensen die allemaal op elkaar reageren, kijk je naar een discussiemap.

Volg deze stappen om nieuwe items toe te voegen aan een openbare map:

1. Kies Weergave-> Mappenlijst of klik op de knop Mappenlijst in de werkbalk.

De mappenlijst wordt weergegeven.

2. Klik op de naam van de map.

De lijst met berichten in de map verschijnt.

3. Kies Bestand-> Nieuw-> Posten in deze map.

Het formulier Nieuw artikel verschijnt (zie afbeelding 2).

Afbeelding 2: het formulier Nieuw artikel.

4. Typ een onderwerp en uw bericht.

5. Klik op Plaatsen.

Nu is uw bericht onderdeel van de lijst met items in de map.

Beantwoorden aan items in een bestaande openbare discussiefolder

Goede manieren en gezond verstand zeggen dat als u mee wilt doen aan een discussie, het beste is om te reageren op wat de andere leden van de discussie zeggen. Maar wees aardig - vuur niet. Het plaatsen van vervelende reacties op mensen in een online discussiegroep wordt vlammend genoemd. Vlammend wordt niet goed beschouwd maar is ook niet ongewoon. Flaming creëert online gesprekken waaraan de meeste mensen niet willen deelnemen. Wat heb je aan een discussie als niemand praat? Trouwens, vlammend werken kan je ontslagen maken. Dus ga rustig zitten.

Als u deelneemt aan discussies over openbare mappen op het werk, ga er dan vanuit dat iedereen in het bedrijf - van de topbestuurders tot de nieuwste uitzendkracht - leest wat u hebt geschreven. Controleer je spelling, SCHRIJF NIET IN HOOFDLETTERS (HET ZIET ER ALS JE SCHREEUWT), en gebruik discretie in wat je zegt en hoe je het zegt. Dezelfde regels zijn van toepassing op interoffice e-mail; je weet niet wie leest wat je verzendt.

Om te antwoorden op items in een openbare discussiefolder:

1. Dubbelklik op het item waarop u wilt reageren.

Het item wordt geopend, zodat u het kunt lezen.

2. Klik op de knop Beantwoorden op de werkbalk.

Het formulier Discussie beantwoorden wordt weergegeven. De tekst van het bericht waarop je antwoordt, is al in het formulier geplaatst (zie figuur 3).

Figuur 3: Gebruik het Discussieantwoordformulier om uw opmerkingen toe te voegen aan een openbare discussie.

3. Typ uw onderwerp en antwoord.

Uw antwoord verschijnt in een andere kleur dan de oorspronkelijke tekst.

4. Klik op Plaatsen.

Uw item wordt toegevoegd aan de lijst met discussieitems.

Items verplaatsen naar een openbare map

Niet alle openbare mappen zijn discussiemappen. Openbare mappen kunnen worden ontworpen om elk type item te bevatten. U kunt lijsten met taken, agenda's of bestanden van andere typen delen. U hoeft geen item voor een openbare map te maken in de map waar u het item wilt laten eindigen. U kunt bijvoorbeeld een taak in uw eigen takenlijst maken en deze vervolgens naar een openbare taakmap verplaatsen.

Items verplaatsen naar een openbare map:

1. Klik met de rechtermuisknop op het item dat u wilt verplaatsen.

Er verschijnt een menu, zoals weergegeven in afbeelding 4.

Figuur 4: Voorbereidingen treffen om een ​​item naar een map te verplaatsen.

2. Klik op Verplaats naar map.

Er verschijnt een dialoogvenster met de mappenlijst.

3. Klik op de map waarnaar u het item wilt verzenden.

De naam van de map waarop u hebt geklikt, is gemarkeerd.

4. Klik OK.

Je item wordt verplaatst naar de nieuwe map.

Voor het openbare record

U gebruikt mogelijk openbare mappen zonder het te weten.In Outlook zien alle mappen er hetzelfde uit, of u ze zelf op uw eigen pc maakt of op een bedrijfsnetwerk of internet. Het enige dat u echt moet weten over openbare mappen is dat ze openbaar zijn, dus iedereen die toegang heeft tot de openbare map, kan zien wat u publiceert in die openbare map. U kunt ook uw eigen openbare mappen maken; vraag bij uw systeembeheerder of u over de rechten beschikt om openbare mappen te maken en een plaats om ze te plaatsen.