Hoe databasis te bouwenTabelrelaties in Access 2016 - dummies

Relationele databases delen gegevens tussen twee of meer tabellen. Access 2016 gebruikt een koppelingsveld, een foreign key, om gerelateerde tabellen aan elkaar te koppelen. Een tabel kan bijvoorbeeld namen en adressen van vrijwilligers bevatten, terwijl een andere tabel de geschiedenis van de vrijwilligersgebeurtenis volgt. De informatie over de evenementdeelname is gekoppeld aan de informatie van de vrijwilliger met een koppelingsveld, wat (in dit voorbeeld) waarschijnlijk een vrijwilligers-ID is.

Als u kunt slepen en neerzetten, kunt u een tabelrelatie opbouwen.

Houd deze drie beperkingen in gedachten:

U kunt alleen tabellen met elkaar verbinden die zich in dezelfde database bevinden.
U kunt query's aan tabellen koppelen, maar dat is ongebruikelijk.
U moet Access specifiek vertellen hoe uw tabellen aan elkaar gerelateerd zijn.

Als je klaar bent om de matchmaker tussen je liefdevolle tafels te spelen, kun je dit als volgt doen.

Het venster Relaties

Open eerst het venster Relaties om een tabelrelatie op te bouwen. Volg deze stappen:

Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases op het lint.

De groep Relaties verschijnt op het lint.

De knop Relaties op het tabblad Hulpmiddelen voor databases.
Klik in de groep Relaties op de knop Relaties.

Het venster Relaties verschijnt. De eerste keer dat u een relatie instelt, wordt ook het dialoogvenster Tabel weergeven weergegeven.

Als sommige tabellen al in het venster worden vermeld, heeft iemand (of een andere wizard) al relaties gedefinieerd voor deze database. Als u niet zeker weet hoe ze daar zijn gekomen en als meer dan één persoon aan uw database werkt, stop dan en raadpleeg alle database-ontwikkelaars voordat u de relaties wijzigt. Wat voor u zou kunnen werken, zou rampzalig kunnen zijn voor uw collega's.

Wanneer het venster Relaties open is, kunt u tabellen selecteren en met elkaar in verband brengen.

Tabelrelaties

Voor elk paar tabellen dat u relateert, moet u de tabellen selecteren en vervolgens hun gemeenschappelijke velden samenvoegen.

Tabellen selecteren

Om te relateren tabellen te selecteren, opent u het venster Relaties en gaat u als volgt te werk:

Kies Tabel weergeven in de groep Linten voor relaties. (Als u de groep Relaties niet ziet, selecteert u het tabblad Hulpmiddelen voor databases op het lint.)

Het dialoogvenster Tabel weergeven verschijnt met de tabellen in het huidige databasebestand.
Volg de onderstaande stappen voor elk paar tabellen dat u in de relatie wilt:
1. Klik op de tabel.
2. Klik op Toevoegen.
  
  In de grote werkruimte Relaties geeft een klein venster de velden in de geselecteerde tabel weer.Terwijl u tabellen aan de lay-out toevoegt, verschijnt er voor elke tabel een afzonderlijk venster. U kunt deze vensters zien onder het dialoogvenster Tabel tonen.
  
  Gebruik het dialoogvenster Tabel weergeven om tabellen toe te voegen aan het relatiediagram.
Herhaal stap 2 voor elk paar tabellen dat u wilt relateren. Als een van de tabellen in het paar al aanwezig is (vanwege een bestaande relatie met een andere tabel), hoeft u deze niet opnieuw toe te voegen.
Klik op de knop Sluiten nadat u klaar bent met het toevoegen van tabellen.

Wanneer u alle tabellen aanwezig heeft, bent u klaar voor deze tabellen om elkaar te leren kennen.

Relaties beheren

Dit gedeelte bevat alle informatie die u nodig hebt om uw tabelrelaties te maken, te bewerken en te verwijderen.

Relaties maken

Nadat u de tabellen hebt geselecteerd, volgt u deze stappen om een relatie tussen twee tabellen te maken:

Bepaal welke twee tabellen u wilt koppelen.

Omdat de relatie één-op-veel het meest voorkomt, hebben deze instructies betrekking op het. De twee tabellen in een één-op-veelrelatie worden aangewezen als vervullend voor een van de twee rollen:
- Bovenliggend element: In de bovenliggende tabel is het gerelateerde veld de primaire sleutel. Elke record in de bovenliggende tabel wordt uniek geïdentificeerd door dit gerelateerde veld.
- Kind: In de onderliggende tabel bevat het gerelateerde veld dezelfde informatie als het veld in de bovenliggende tabel. Doorgaans heeft het dezelfde naam als het overeenkomstige veld in de bovenliggende tabel - hoewel dit geen vereiste is.
Om gerelateerde tabellen eenvoudiger te maken, plaatst u gerelateerde velden aan het begin van de veldlijst. In Access moet u de gerelateerde velden op het scherm zien voordat u een relatie kunt maken. Als de gerelateerde velden niet aan het begin van de veldlijst staan, moet u veel scrollen om ze te vinden. Als u een veld wilt verplaatsen, opent u de probleemtabel in DesignView, wijst u naar de knop links van de veldnaam en drukt u vervolgens op de knop en sleept u om het veld naar boven te verplaatsen.

Volg deze stappen om het bovenliggende veld in de lijst te selecteren:
1. Plaats de muisaanwijzer op het veld dat u in de bovenliggende tabel wilt relateren.
  
  Meestal is het veld dat u in de bovenliggende tabel wilt relateren de primaire sleutel.
2. Houd de linkermuisknop ingedrukt.
Houd de linkermuisknop ingedrukt en volg deze stappen om het bovenliggende veld te koppelen aan het onderliggende veld:
1. sleep de muisaanwijzer van het bovenliggende veld naar de onderliggende tabel.
  
  Een plusteken verschijnt onder aan de muisaanwijzer.
2. Wijs naar het gerelateerde veld in de onderliggende tabel.
3. Laat de muisknop los.
  
  Het dialoogvenster Relaties bewerken wordt weergegeven, met details over de toekomstige relatie.
  
  In het dialoogvenster Relaties bewerken wordt aangegeven hoe Access twee tabellen verbindt.
  Wees heel voorzichtig voordat u de muisknop loslaat. Plaats het topje van de muisaanwijzer rechtstreeks op het onderliggende veld voordat u het loslaat.
- Als u tussen de twee velden correct sleept, worden in het dialoogvenster Relaties bewerken de velden Ouder en Bovenliggend naast elkaar weergegeven.
- Als u mist, klikt u op Annuleren in het dialoogvenster Relaties bewerken en probeert u stap 3 opnieuw.
1. Selecteer in het dialoogvenster Relaties bewerken de optie Referentiële integriteit afdwingen.
2. Controleer nogmaals of uw veldnamen de juiste zijn en klik vervolgens op Maken.
  
  Access illustreert de nieuwe relatie in het venster Relaties:
- Een regel tussen de gerelateerde velden geeft aan dat de tabellen gerelateerd zijn.
- Als u de optie Dwanggevingsintentie afdwingen in de vorige stap hebt ingeschakeld, plaatst Access een 1 naast het bovenliggende element in de relatie en een oneindigheidssymbool naast het onderliggende element … Herhaal stap 1 om nog een paar geselecteerde tabellen te relateren. tot en met 5.

Een één-op-veel-relatie tussen twee tabellen.

Toegang biedt ook hulpmiddelen voor het wijzigen en verwijderen van relaties.

Relaties wijzigen

Nadat u tabellen hebt vergeleken, kunt u de relaties zien, ordenen en verwijderen.

Als u een relatie maakt die u niet wilt, opent u het venster Relaties en volgt u deze stappen om de relatie te verwijderen:

Klik op de regel Relatie tussen de twee tabellen.

Als u succesvol bent, wordt de lijn dikker. Dat betekent dat de lijn is geselecteerd.

Tik op de toets Delete op uw toetsenbord en vervolgens op Ja in het berichtvenster.
Voilà! De relatie is weg.

Als u veel tabellen met elkaar in verband brengt, ziet het venster Relaties er misschien een beetje rommelig uit omdat relaties met elkaar elkaar kruisen. Dit maakt het moeilijk om te bepalen welke tabellen aan elkaar gerelateerd zijn. Om deze situatie recht te zetten, klikt u op de titelbalk van een tabelvenster en sleept u deze naar een ander deel van het scherm.

Het is een goede gewoonte om - hoewel niet altijd mogelijk - ouders boven of links van hun kinderen te laten zien. Probeer de bovenliggende en onderliggende tabellen te rangschikken, zodat de lijnen tussen de bovenliggende en onderliggende tabellen geen lijnen overschrijden die andere tabelrelaties illustreren.

Heeft u problemen om uw relaties te begrijpen? (Wie niet?) Scroll je overal in het venster Relaties om alles te zien? Dan is het relatieverslag iets voor jou. Als u een voorbeeld van dit rapport wilt bekijken, klikt u op de knop Relatierapport in de groep Hulpmiddelen op het tabblad Ontwerp van het lint. Alle gerelateerde tabellen in uw database worden weergegeven in een gemakkelijk te lezen rapport. (Oké,

gemakkelijker om te lezen!)