Gegevens exporteren naar Access 2016 - dummies

Elk Access 2016-object kan worden geëxporteerd; de meest voorkomende exporttaken zijn het exporteren van gegevens in een tabel of query naar een ander programma (zoals een spreadsheet) en het exporteren van een rapport als een Portable Document Format (algemeen bekend als een PDF).

Als u een tabel of query exporteert, moet u de gegevens in een tabel anders indelen. Net als bij importeren, kan Access de gegevens naar verschillende bestandsindelingen vertalen, afhankelijk van uw behoeften.

Omdat elk Access-object kan worden geëxporteerd, presenteert het tabblad Externe gegevens op het lint u alle bestandsindelingen waarin het object kan worden geëxporteerd. Als u het niet naar een bepaald formaat kunt exporteren, is de knop van dat formaat uitgeschakeld.

Exportindelingen

Exporteer naar dezelfde indelingen die het importeert. Toegang ook exporteert naar PDF (Adobe Acrobat-bestanden), XPS (XML Paper Specification), Microsoft Word en naar een e-mailbijlage.

Tabel- of querygegevens exporteren

De stappen voor het exporteren van een tabel of query zijn eenvoudig:

1. Klik terwijl de database is geopend op de tabel of query die u wilt exporteren. Alle databaseobjecten bevinden zich in het navigatievenster.

   De tabel- of querynaam is gemarkeerd.

2. Klik op het tabblad Externe gegevens op het lint.

   

   de knop Groep exporteren.

   De knop Groep exporteren verschijnt op het lint. Let op de volgende functies van de groep Exportknop:

   • De algemene exporttaken hebben hun eigen knoppen.

   • De zelden gebruikte formaten worden op één hoop gegooid; je kunt ze bereiken met de knop Meer.

3. Klik op de knop die overeenkomt met het programma waarnaar u uw gegevens exporteert.

   

   Stap 1 van het dialoogvenster Export - Excel Spreadsheet is voltooid.

   Er verschijnt een dialoogvenster Exporteren dat is aangepast aan uw gewenste indeling.

4. Volg de stappen in het dialoogvenster Exporteren om het exporteren te voltooien.

   In het dialoogvenster Exporteren worden de keuzes voor de indeling van uw exportbestand weergegeven:

   • Elke keuze vraagt ​​om een ​​bestandsnaam (inclusief pad) voor uw geëxporteerde gegevens.

   • Sommige exportprocessen vragen ook of u uw nieuwe bestand wilt openen nadat de export is voltooid.

     Deze laatste functie kan een frustrerende zoekopdracht voorkomen nadat u het bestand hebt opgeslagen.

5. Schakel het selectievakje Bewaarstappen opslaan in als u weet dat u deze export opnieuw zult uitvoeren.

   Het selectievakje bevindt zich op het laatste scherm van de exportwizard. Nadat u het vakje hebt aangevinkt, wordt u om een ​​naam gevraagd voor uw export.

   Het lint bevat een knop met de naam Opgeslagen exports. Gebruik deze knop als u de frequente export van een tabel of query eenvoudiger wilt maken. Hier ziet u een tabel die is geëxporteerd vanuit Access zoals deze wordt weergegeven in Excel.Wanneer u een opgeslagen export meer dan eens uitvoert, geeft Access aan dat het doelbestand al bestaat

   

   De geëxporteerde tabel Vrijwilligers in Excel, klaar voor alles.

Een rapport exporteren naar PDF

Voer de volgende stappen uit om een ​​rapport naar PDF te exporteren:

1. Klik terwijl de database is geopend op het rapport dat u wilt exporteren. Alle databaseobjecten bevinden zich in het navigatievenster.

   De rapportnaam is gemarkeerd.

2. Klik op het tabblad Externe gegevens op het lint.

   De knop Groep exporteren verschijnt op het lint.

3. Klik op de knop PDF of XPS in de groep Exporteren.

   Het dialoogvenster Publiceren als PDF of XPS wordt weergegeven.

   

   Het rapport 'Gebeurtenissen op type exporteren' naar PDF.

4. Blader naar de map waarin u het bestand wilt opslaan en typ een bestandsnaam in het vak Bestandsnaam.

5. Klik op Publiceren.

   Het rapport wordt als PDF opgeslagen in de map en met de bestandsnaam die u hebt opgegeven.