Hoe gegevens in Access 2016 te filteren - dummies

Soms moet u een groep records zien die een gemeenschappelijke waarde delen in één veld in Access. Misschien geven ze allemaal een bepaalde stad, een bepaalde functietitel of allemaal producten met dezelfde kosten. Altijd bereid om te helpen, heeft Access een speciale tool voor dit specifieke doel: de Filter-opdracht.

Filter gebruikt uw criteria en geeft alle overeenkomende records weer. Hiermee maakt u een minilijst met alleen de records die aan uw vereisten voldoen. Het is als een instant-query zonder al het werk en de planning. Natuurlijk is het niet zo flexibel of krachtig als een zoekopdracht, maar het is alles wat je nodig hebt als je op zoek bent naar een vrij eenvoudig antwoord.

Het filterhulpprogramma wordt weergegeven in het gedeelte Sorteren en filteren van het tabblad Start van het lint en u hebt de volgende keuzes voor een eenvoudig filter:

Filter
Selectie
Geavanceerd filteren op Vorm
Geavanceerd filter / sortering
Filter wisselen

Elk type filter voert dezelfde basisfunctie uit, maar op een enigszins andere manier. Geavanceerde filter- / sorteeroptie, gevonden door op de knop Geavanceerd te klikken, opent een venster waarin u eigenlijk een query maakt - tabellen en velden selecteren om te filteren, criteria instellen voor het te gebruiken filter terwijl het specifieke records vindt, dat soort dingen.

Filters werken in tabellen, formulieren en query's. Hoewel u een filter op een rapport kunt toepassen, kan het filteren van rapporten een ontmoedigende taak zijn. Wat u hier leest, kan natuurlijk ook op dat proces worden toegepast, als u het zelf wilt proberen. En wat u leert toepassen op een tabel, kan ook worden toegepast wanneer u met query's en formulieren werkt.

Filteren op de inhoud van een veld

Met de belangrijkste filteropdracht kunt u uw records filteren zodat u alleen records bekijkt die aan specifieke criteria voldoen. Stel dat u bijvoorbeeld alle records wilt zien voor mensen die in een bepaalde stad wonen. Hier is hoe het te doen:

Klik in uw gewenste tabel op de kleine driehoek op de veldnaam voor het veld dat u wilt filteren (Plaats in dit geval).

Toegang geeft een pop-upmenu weer.

Klik niet met de rechtermuisknop op de koptekst boven aan de kolom (waar staat 'City'). Door er met de rechtermuisknop op te klikken wordt een ander pop-upmenu weergegeven met geweldige dingen die u in die kolom van uw tabel kunt doen.

Eén veld filteren op basis van de vermeldingen van dat veld.
Als u bepaalde vermeldingen uit uw filter wilt weglaten, verwijdert u hun vinkjes in het pop-upmenu.

U kunt
- Vinkjes verwijderen uit afzonderlijke vermeldingen.
  
  of
- Verwijder het vinkje Alles selecteren om alle items uit te schakelen.
Schakel alles uit, zodat u eenvoudig kunt controleren welke vermeldingen u wilt vergelijken.Als alle vermeldingen zijn aangevinkt, ziet u alle records.
Plaats vinkjes naast de items die u wilt gebruiken bij het samenstellen van uw filter voor het veld.

Toegang zoekt in het geselecteerde veld en geeft alleen die records weer die voldoen aan uw filtercriteria.
Klik op OK.

Alle records die voldoen aan de ingestelde criteria (op basis van de items die u hebt gecontroleerd) worden weergegeven. Dit kunnen verschillende records, heel veel records of slechts één zijn.

Om terug te springen en alle originele (ongefilterde) records te bekijken, kunt u

klikken op de knop Filteren in het gedeelte Sorteren en filteren van het lint om het laatst toegepaste filter te verwijderen.

of
Klik opnieuw op de kleine driehoek van de veldnaam en kies Filter wissen van Veldnaam.

Als u niet meer weet welke velden u hebt gefilterd, kunt u ze vertellen aan het kleine trechtersymbool dat naast de veldnaam in de gegevensbladweergave wordt weergegeven.

De volledige tabel, vol met records, wordt opnieuw weergegeven.

Filteren op selectie

De selectieopdracht is de eenvoudigste sorteer- en filteropdracht die moet worden gebruikt. Er wordt van uitgegaan dat u één record hebt gevonden dat voldoet aan uw criteria. Het gebruik van het selectiefilter lijkt veel op iemand in een menigte grijpen en schreeuwen: "Oké, iedereen die hier is zoals deze man, staat daar. Stel je voor dat je alle vrijwilligers wilt vinden die in Landisville wonen. U kunt het selectiefilter op deze manier gebruiken:

Klik op het veld met de informatie die u wilt matchen.

In dit geval is dit het veld Stad.

Blader door de lijst tot u het velditem vindt dat als geschikt voorbeeld voor uw filter zal dienen.
Klik om de gewenste waarde te selecteren, klik met de rechtermuisknop op de cel met de selectie en kies vervolgens voor
ongeacht . (In dit geval zou het gelijk zijn aan Landisville.) U kunt ook de cel selecteren en vervolgens op de knop Selecteren op het tabblad Start (in het gedeelte Sorteren en filteren) klikken om dezelfde keuzelijst te openen. Toegang geeft onmiddellijk een tabel weer met alleen de records die overeenkomen met uw selectie.

Toegang geeft alleen die records weer die overeenkomen met het filter op selectiecriterium.

Klik op de knop Filter wisselen op de werkbalk nadat u het filter hebt gebruikt.
Uw tabel of formulier keert terug naar het normale scherm.

In dit stadium van de game wilt u misschien een lijst opslaan met alles wat overeenkomt met uw filter. Helaas komen de eenvoud en het gebruiksgemak van de Filter nu terug bij u. Om uw gefilterde zoekopdracht permanent vast te leggen, moet u een query maken.

U kunt ook het menu Filter gebruiken dat sorteeropties en de lijst met geselecteerde veldwaarden toont. Wanneer u het pop-upmenu weergeeft, klikt u op Alles verwijderen en vinkt u vervolgens de waarde aan waarnaar u wilt zoeken. Kies vervolgens tekstfilters in hetzelfde pop-upmenu. Dezelfde lijst met opties (Gelijk aan, Niet gelijk, Begint met enzovoort) wordt weergegeven als een vervolgmenu en u kunt uw keuze daar maken.

Filteren op formulier

U kunt een zoekopdracht uitbreiden door extra filters te gebruiken om ongewenste overeenkomsten te verwijderen, maar dat kost u heel wat extra moeite.Gebruik Filter op formulier voor een eenvoudigere manier om een groep records te isoleren op basis van de waarden in meer dan één veld.

Filteren op formulier gebruikt meer dan één criterium om records te doorzoeken. In sommige opzichten is het als een eenvoudige query. Het lijkt zo op een query dat u zelfs uw filter op formuliercriteria

kunt opslaan als als een volwaardige zoekopdracht! Stel bijvoorbeeld dat u een lijst nodig hebt met alle werknemers van uw bedrijf die op een bepaalde afdeling werken en een bepaalde titel hebben. U kunt twee selectiefilters (in de velden Afdeling en Jobnaam, met behulp van de werknemersdatabase als voorbeeld) uitvoeren en de resultaten noteren van elke om uw lijst te krijgen, of u kunt slechts

één zoekopdracht uitvoeren met Filter op Formulier en bekijk alle records die aan uw criteria voldoen (op basis van hun invoer in meerdere tabellen) in één stap. Ga als volgt te werk om Filter op formulier te gebruiken:

Klik op het tabblad Start van het lint op de knop Geavanceerd in het gedeelte Sorteren en filteren.

Er verschijnt een menu.

Kies Filter op formulier in het menu.
De tabel is vervangen door één rij cellen, één onder elke veldkop in uw tabel.

Klik in de lege cel onder de veldnaam voor de eerste kolom die u wilt filteren.
Gebruik de schuifbalken om de kolom op het scherm te brengen als deze naar rechts is uitgelijnd en niet zichtbaar is.

De pijl-omlaag springt naar de kolom waarop u klikt.

Normaal gesproken geeft Access een knop met de pijl omlaag weer naast het eerste veld in de tabel.
- Als u eerder een filteropdracht met de tabel hebt gebruikt, plaatst Access de knop met de pijl naar beneden in het laatste veld dat u hebt gefilterd.
- Filteren op formulier biedt een raster en vervolgkeuzelijsten om criteria voor elk veld in te stellen.
  
  Klik op de pijl-omlaag om een lijst met waarden weer te geven die het veld bevat.
De vervolgkeuzelijst toont alle unieke waarden in een veld.

Klik in de lijst met waarden op de waarde die u in dit filter wilt gebruiken.
Als u Landisville bijvoorbeeld selecteert in de vervolgkeuzelijst in het veld Stad, wordt "Landisville" verplaatst naar de kolom Stad. Access voegt automatisch de offertes toe - een detail dat je niet hoeft te onthouden!

Als u nog een filteroptie voor het gekozen veld wilt toevoegen, klikt u op het tabblad Of in de linkerbenedenhoek van de tabel.
Er verschijnt een nieuw venster Filter op formulier, waarmee u een alternatieve zoekvoorwaarde kunt toevoegen. Toegang biedt ook een Of-tabblad in de linkerbenedenhoek van het scherm.

De opdracht Filter op formulier beantwoordt graag eenvoudige vragen, zoals "Laat alle vrijwilligers zien die in Lancaster wonen. "Het biedt ook antwoorden op meer complexe vragen zoals" Toon mij alle records die Th bevatten in het veld AvailableDays en die het veld Landisville in de stad hebben ", en het voert beide taken eenvoudig uit.

Voor het stellen van een meer complexe vraag (zoals 'Toon mij alle vrijwilligers in Lancaster die van fondsenwerving houden') is een vraag vereist.

Klik op het tabblad Of om de criteria verder te definiëren.

Klik voor elk extra veld dat u wilt filteren op het tabblad Of en herhaal stappen 3 tot en met 6.
In dit voorbeeld is het tweede veld dat moet worden gefilterd, VolunteerInfo en

Fondsenwerving is ingetypt de box van het veld. Klik op de knop Filter schakelen wanneer u klaar bent met het invoeren van alle criteria voor het filter.
Access vindt alle vrijwilligers die van fondsenwerving houden op basis van het filteren van twee van de velden van de tabel.

Nog een laatste gedachte over filteren op formulier:

Hoewel u er zin in kunt krijgen door het toevoegen of zoeken naar hartenlust, wordt het bijhouden van uw creatie in een handomdraai moeilijk. Denk eraan voordat u te ver gaat, dat query's beter werken dan filters als de vragen ingewikkeld worden. Als je klaar bent met spelen met je filter, klik je op de knop Filter wisselen. Op dat moment keert uw tabel terug naar normaal (of minstens zo normaal als datatabellen ooit krijgen).

Unfiltering in een vorm

Wat doet u als u per ongeluk criteria invoert? Of wanneer u besluit dat u Lancaster echt niet in uw filter wilt opnemen nadat u op Lancaster hebt geklikt? Geen probleem - het Clear Grid-commando komt te hulp!

Wanneer u op de opdracht Grid wissen klikt (te vinden in het menu Geavanceerd van het gedeelte Sorteren en filteren), wist Access alle vermeldingen in het raster Filter by Form en krijgt u een mooie, schone plaats om opnieuw te beginnen.

Filteren op uitsluiting van selectie

Het selectiefilter kan ook worden gebruikt om bepaalde records uit te sluiten. Dit werkt prima wanneer u een aantal records kort wilt verbergen die allemaal een uniek kenmerk delen (een bepaalde staat, stad of postcode).

Zo kunt u ervoor zorgen dat het selectiefilter records voor u uitsluit:

scrol door de tabel totdat u de waarde vindt die u wilt uitsluiten.

Klik met de rechtermuisknop op het veld met de waarde en kies Niet gelijk ______ (waarbij de lege waarde staat voor de waarde waarop u rechts hebt geklikt) in het menu dat wordt weergegeven.
De records die overeenkomen met de waarde die u heeft gekozen, gaan uit de weg, zodat u zich kunt concentreren op de records die u echt interesseren.

Met één klik verbergt Access alle vrijwilligers waarvan de statusveldwaarde Prospective is.

U kunt ook op de knop Selectie klikken (in het gedeelte Sorteren en filteren van het tabblad Start) en Niet gelijk in het menu daar kiezen. U ziet ook de opdrachten Bevat en Bevat geen inhoud. Deze zijn handig voor het verwijderen van records die iets gemeenschappelijks hebben, zoals een bepaald woord of een bepaald getal. U kunt ook filters combineren, behalve niet alleen (bijvoorbeeld) vrijwilligers die toekomstig zijn, maar de potentiële vrijwilligers die in een bepaalde stad of staat wonen.