Filteren van meerdere velden in Access 2013 - dummies

Als u wilt filter meerdere velden in Access 2013, de flexibele functie Filter op Form is wat u nodig hebt. Hoewel u de filters op de verschillende velden kunt toepassen met behulp van verschillende technieken, kunt u met de functie Filteren op formulier al uw filters voor de tabel tegelijkertijd definiëren en de resultaten bekijken. U kunt ook meerdere criteria voor een enkel veld selecteren met behulp van de functie Filteren op formulier.

Als u wilt filteren op formulier, klikt u op de knop Geavanceerd in de groep Sorteren en filteren op het tabblad Start van het lint en kiest u Filteren op formulier in het vervolgkeuzemenu. Access geeft een formulier weer dat eruit ziet als een enkele rij van de tabel die u filtert. Gebruik dit formulier om de criteria op te geven die u wilt gebruiken om uw gegevens te filteren.

filteren op formulier in Access 2013.

Wanneer u filtert op formulier, kunt u meerdere criteria gebruiken en kunt u ook kiezen hoe de gegevens filteren op basis van de criteria die u instelt. Wilt u dat een record aan alle criteria voldoet voordat deze bijvoorbeeld op het scherm verschijnt of slechts één criterium voldoet om de record in het gefilterde gegevensblad weer te geven? Gebruik de volgende twee operators om aan uw criteria te vertellen hoe ze samen moeten handelen:

• En : De criteria handelen hand in hand; een record moet alle criteria doorgeven om weer te geven in het gefilterde gegevensblad.

• Of : Een record hoeft slechts één criterium door te geven in het gefilterde gegevensblad.

U mag meer dan twee criteria gebruiken met de operatoren Or en And. De manier waarop u criteria in de vorm invoert, definieert hoe meerdere criteria samenwerken. Gebruik de tabbladen Zoeken en Or onder aan het formulier als volgt:

• Criteria op één tabblad werken alsof ze worden samengevoegd door de operator En. Criteria op afzonderlijke tabbladen werken alsof ze worden samengevoegd door de operator Or.

• Om te profiteren van al deze veelzijdigheid, volgt u deze stappen om een ​​gegevensblad per formulier te filteren:

Klik op de knop Geavanceerd in de groep Sorteren en filteren op het tabblad Start van het lint en kies Filteren op formulier in de vervolgkeuzelijst -down menu.

1. Toegang geeft het venster Filter op formulier weer, dat eruitziet als een leeg gegevensblad.

   Verplaats de cursor naar een veld waarvoor u een criterium hebt.

2. Als u bijvoorbeeld alleen adressen in Pennsylvania wilt zien, verplaatst u de cursor naar het veld State. Er verschijnt een pijl naar beneden in het veld.

   Klik op de pijl-omlaag om de vermeldingen in het veld te bekijken.

3. Misschien wilt u de eerste letter of het eerste cijfer van uw criterium typen om naar dat punt in het vervolgkeuzemenu te gaan.

   Kies de waarde waarvoor de gefilterde records moeten overeenkomen.

4. Toegang geeft de tekst weer die het filter zoekt tussen aanhalingstekens.

   Als u niet wilt dat het hele veld overeenkomt, maar zoekt naar een overeenkomst in een deel van het veld, typt u

   LIKE "* waarde die u zoekt * " (inclusief de aanhalingstekens). U typt LIKE "* nieuw *" in het veld Stad om alle records met nieuw in de plaatsnaam te zoeken, bijvoorbeeld. De sterretjes zijn wildcards die staan ​​voor iets anders dat in de cel kan voorkomen. Herhaal stap 2-4 voor het aanvullende veld als u een criterium voor een ander veld hebt dat tegelijkertijd met het criterium dat u in stap 4 hebt ingesteld, moet worden toegepast.

5. Het instellen van criteria om samen te werken, illustreert het nut van de And-operator. Als u adressen in San Francisco wilt vinden, stelt u het veld Status in op CA en het veld Stad op San Francisco.

   Als u een geheel andere reeks regels hebt waarmee u records wilt filteren, klikt u op het tabblad of in het gedeelte linksonder in het venster Filter op formulier.

6. Toegang geeft een leeg tabblad Filter op formulier weer. Wanneer u criteria op meer dan één tabblad instelt, moet een record aan alle criteria voldoen om op slechts één tabblad in het gefilterde gegevensblad te verschijnen.

   Maak de criteria op het tweede tabblad op dezelfde manier als u deze op de eerste hebt gemaakt, dat wil zeggen, klik op het veld en kies de waarde die u wilt matchen.

7. Als u, naast alle adressen in San Francisco, alle adressen in Boston wilt zien, stelt u het veld Status in het tabblad Of in op MA en het veld Stad in Boston.

   Wanneer u een Of-tabblad gebruikt, wordt een ander Of-tabblad weergegeven, waarmee u zoveel sets Or-criteria kunt toevoegen als u nodig hebt.

   Klik op de knop Filteren in de groep Sorteren en filteren op het tabblad Start van het lint om de gefilterde tabel te bekijken.