Zoeken naar gegevens in Access 2016 - dummies

Wanneer u nu een bepaalde record wilt opsporen, is het creëren van een query voor de taak overdreven. Gelukkig heeft Access 2016 een zeer eenvoudige manier om één specifiek stuk gegevens te vinden in de tabellen en formulieren van uw project: de opdracht Zoeken.

Er is gevonden - grote verrassing hier - in het gedeelte Zoeken op het tabblad Start, vergezeld van een verrekijkerpictogram. U kunt ook Zoeken vinden door op Ctrl + F te drukken om het dialoogvenster Zoeken te openen.

Hoewel de opdracht Zoeken vrij eenvoudig te gebruiken is, is het nog krachtiger als u een paar trucs kent. Als u een Word- of Excel-gebruiker bent, vindt u de trucs handig in die toepassingen, ook - omdat de opdracht Zoeken een Office-brede functie is.

Alles snel vinden

Het gebruik van de opdracht Zoeken is een zeer eenvoudige taak. Zo werkt het:

Open de tabel of het formulier dat u wilt doorzoeken.

Let op: de opdracht Zoeken werkt in de gegevensbladweergave en met toegangsformulieren en wordt beschikbaar zodra een tabel of formulier wordt geopend.
Klik in het veld dat u wilt doorzoeken.

De opdracht Zoeken doorzoekt het huidige veld in alle records van de tabel, dus zorg ervoor dat u op het juiste veld klikt voordat u het zoekproces start. Toegang maakt niet uit op welk record u klikt; zolang u op een record in het juiste veld staat, weet Access precies in welk veld u wilt zoeken.
Start de opdracht Zoeken.

U kunt op de knop Zoeken klikken in het gedeelte Zoeken op het tabblad Start of op Ctrl + F drukken.

Het dialoogvenster Zoeken en vervangen wordt geopend, klaar om u van dienst te zijn.
Typ de tekst waarnaar u op zoek bent in het vak Zoeken naar.

Neem even de tijd om uw spelling te controleren voordat u begint met zoeken. Toegang is vrij slim, maar het is niet helder genoeg om erachter te komen dat je eigenlijk loodgieter bedoelde toen je getypt hebt.

Het dialoogvenster Zoeken en vervangen.
Klik op Volgende zoeken om uw zoekopdracht uit te voeren.
- Als de gezochte gegevens zich in het actieve veld bevinden, zoekt de opdracht Zoeken onmiddellijk de gewenste record op.
  
  De cel met de gegevens die u zoekt, is gemarkeerd.
  
  Wat als het eerste record dat door Access wordt gevonden niet degene is die u zoekt? Stel dat u de tweede, derde of de veertiende John Smith in de tabel wilt? Geen probleem; dat is de reden waarom het dialoogvenster Zoeken en vervangen de knop Volgende zoeken heeft. Blijf op Volgende zoeken klikken totdat Toegang naar beneden werkt tot het gewenste record of u vertelt dat het de zoekopdracht opgeeft.
- Als Zoeken niets vindt, betreurt het dat het mislukt in een klein dialoogvenster met deze droevige verklaring:
  
  Microsoft Access is klaar met het doorzoeken van de records.Het zoekitem is niet gevonden.

Als Zoeken niet heeft gevonden waarnaar u op zoek was, hebt u een aantal opties:

U kunt opgeven door op OK te klikken in het kleine dialoogvenster om het te laten verdwijnen.
U kunt de zoekopdracht controleren en het opnieuw proberen (u moet nog steeds op OK klikken om het dialoogvenster met de prompt te verwijderen). Dit zijn dingen die u moet controleren nadat u weer terug bent in het dialoogvenster Zoeken en vervangen:
- Controleer of u in het juiste veld hebt geklikt en alles juist hebt gespeld in het vak Zoeken naar.
  
  U kunt ook de speciale opties voor Zoeken controleren om te zien of een van deze uw zoekopdracht in de war brengt.
- Als u de spelling of opties hebt gewijzigd, klikt u nogmaals op Volgende zoeken.

Schakelen Zoek in een hogere versnelling

Soms hoeft u alleen de gegevens in te voeren die u nodig hebt in het vak Zoeken naar: u krijgt te veel resultaten (en uiteindelijk eindeloos klikken op de knop Volgende zoeken) om naar het ene record te gaan dat je wilt).

De records die overeenkomen, zijn niet de records die u zoekt.
De beste manier om het aantal verkeerde matches te verminderen, is door meer details aan je zoekopdracht toe te voegen, waardoor het aantal matches afneemt en je misschien precies die ene record kunt vinden die je moet vinden.

Toegang biedt verschillende hulpmiddelen voor het verfijnen van een zoekopdracht. Om ze te gebruiken, opent u het dialoogvenster Zoeken en vervangen door

Klik op de knop Zoeken op het tabblad Start

of

Druk op Ctrl + F
Als uw opdracht Zoeken niet werkt zoals u denkt het zou, controleer de volgende opties. De kans is groot dat ten minste één van deze opties is ingesteld op

uitsluiten waarnaar u op zoek bent. Zoeken in

Standaard zoekt Access alleen naar overeenkomsten in het

huidige -veld - in welk veld u ook hebt geklikt voordat u de opdracht Zoeken startte. Als u Toegang wilt opgeven om in plaats daarvan de hele tabel te doorzoeken, kiest u Huidig document in de vervolgkeuzelijst Zoeken in. Als u in de hele tabel wilt zoeken, wijzigt u Look In.

Vergelijken

Uw opties zijn als volgt:

Elk veldonderdeel:

Hiermee past u een overeenkomst overal in een veld toe ( Richard, Ulrich, en leefstijlen van de Rich and Famous ). Dit is de standaard. Geheel veld:
Dit vereist dat de zoektermen (wat u typt in het vak Zoeken naar) de gehele veldwaarde zijn. Dus Rich zal Ulrich , Richlieu , Richard of Richmond niet vinden. Het vindt alleen Rich. Begin van veld:
Herkent alleen die overeenkomsten die beginnen bij het begin van het veld. Dus Rich vindt Richmond, maar niet Ulrich. Met deze optie kunt u ook slechts een deel van een naam invoeren, vooral als u alleen het begin van een naam of het begin van een adres weet.

Als u de overeenkomst wilt wijzigen, klikt u op de pijl-omlaag naast het veld Overeenkomen en maakt u vervolgens uw keuze in het vervolgkeuzemenu dat wordt weergegeven.

De optie Match gebruiken.

Zoeken

Als u te veel overeenkomsten vindt, kunt u uw zoekopdracht beperken tot een bepaald gedeelte van de tabel met behulp van de optie Zoeken. Zoeken vertelt de opdracht Zoeken om te kijken

Alle records in de tabel (de standaardinstelling)

of

Omhoog of omlaag van het huidige record
Klikken op een record halverwege de tafel en vervolgens vertellen Toegang tot zoeken Hierna wordt uw zoekopdracht beperkt tot het onderste gedeelte van de tabel.

Pas je zoekinstellingen aan door op de pijl-omlaag naast het vak Zoeken te klikken en het juiste aanbod te kiezen in het vervolgkeuzemenu.

Vergelijk zaak

Het aankruisvakje Vergelijking controleren zorgt ervoor dat de zoekterm

precies hetzelfde is als de waarde die is opgeslagen in de database, inclusief dezelfde hoofdletters en kleine letters. Dit werkt erg goed als u naar een naam zoekt in plaats van naar een woord, zodat

rijke vla topping niet wordt gevonden wanneer u zoekt (hoofdletter R ) Rich in de hele tabel. Zoekvelden volgens opmaak

Met deze optie krijgt Access de opdracht de gestructureerde versie van het veld te bekijken in plaats van de werkelijke gegevens die u hebt getypt. Door "opgemaakt" betekent dit dat de opmaak is toegepast op de inhoud - getallen die zijn opgemaakt als percentages, datums die zijn ingesteld als korte of middelgrote datums, enzovoort.

Het op deze manier beperken van de zoekopdracht is handig wanneer u zoekt naar datums, opslag-eenheid-ID's of een ander veld met een behoorlijk aantal gespecialiseerde opmaak.

Schakel Zoekvelden in zoals ze zijn opgemaakt door op het selectievakje ernaast te klikken.

Deze instelling werkt niet met Match Case, dus als Matchcase is aangevinkt, worden zoekvelden als opgemaakt grijs weergegeven. Schakel in dat geval het selectievakje Kwestie vergelijken uit om het selectievakje Zoekvelden als opgemaakt weer in te schakelen.

Meestal maakt deze optie niet veel uit. In feite is de enige keer dat u waarschijnlijk om deze specifieke zoekoptie geeft, wanneer (of wanneer) u veel zeer opgemaakte velden zoekt.