Hoe u gegevens importeert in Access 2016 - dummies

Access heeft een aantal geweldige wizards die het importeren gemakkelijk maken. Dit zijn de stappen voor het importeren of koppelen van gegevensbronnen aan uw Access-database:

1. Open de Access-database die de geïmporteerde gegevens bevat en klik op het tabblad Externe gegevens op het lint.

   De groep knoppen voor importeren en koppelen verschijnt op het lint.

   Elke knop is verbonden met een wizard die u door het proces leidt: algemene bestandsindelingen zoals Excel of Tekst (aangeduid als tekstbestand) hebben hun eigen specifieke knoppen; je kunt de minder algemene bestandsindelingen vinden met de knop Meer.

2. Klik op de knop die overeenkomt met uw bestandsindeling.

   Het dialoogvenster Extern extern gegevens ophalen dat specifiek is voor het geselecteerde bestandsformaat verschijnt op het scherm.

   

3. Selecteer de gegevensbron die u wilt importeren of koppelen aan Access.

   Meestal is dit een bestand. Het kan ook een SharePoint-site of een Outlook-map zijn.

   

4. Selecteer de methode voor gegevensopslag.

   Hier geeft u aan Access opdracht de gegevens te importeren of te koppelen.

5. Volg de resterende stappen in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen en klik vervolgens op Voltooien.

   Vanaf dit punt zijn de stappen afhankelijk van welk gegevensformaat u importeert. Volg de aanwijzingen zorgvuldig. Het ergste dat kan gebeuren, is dat je een geïmporteerde (of gekoppelde) tafel vol wartaal krijgt. Controleer in dit geval de indeling van het bronbestand.

   Als de bron bijvoorbeeld een tekstbestand is en u brabbeltaal krijgt, moet u mogelijk bevestigen dat het tekstbestand is opgeslagen als een gescheiden bestand (met een teken, bijvoorbeeld een komma). tussen velden geplaatst). Het is ook mogelijk dat het bronbestand niet de juiste indeling heeft (u denkt bijvoorbeeld dat het een Excel-spreadsheet is, maar dat is het niet).

   

6. Als u verwacht dat u dit type bestand vaak wilt importeren of linken, klikt u op het selectievakje Importstappen opslaan.

   Het selectievakje bevindt zich op het laatste scherm van de wizard. Nadat u het vakje hebt aangevinkt, wordt u om een ​​naam gevraagd voor uw import. Als u deze gegevens regelmatig importeert, zoals de eerste dag van de maand, schakelt u het selectievakje Outlook-taak maken in. Access zal een Outlook-taak voor u instellen die een knop bevat om de taak vanuit Outlook uit te voeren.

   

7. Als u de import hebt opgeslagen, klikt u op Import opslaan om het importproces te voltooien en de import op te slaan voor toekomstig gebruik.