Gegevens importeren in Access 2016 - dummies

Als u wilt dat de database waarin u de gegevens plaatst de bron in Access 2016 vervangt, importeren. Dit is de optie voor u als u een Access-database maakt om een ​​oude spreadsheet te vervangen die niet langer aan uw behoeften voldoet. Importeer ook als de brongegevens worden geleverd door een externe leverancier in een ander formaat dan een Access-indeling.

Stel dat u op maandelijkse basis verkoopgegevens van een externe leverancier ontvangt in spreadsheetindeling. Toegang is een geweldige tool voor rapportage, zodat u de gegevens in Access kunt importeren en de rapportagetools kunt gebruiken om uw rapporten te genereren.

Dit zijn de stappen voor het importeren of koppelen van gegevensbronnen aan uw Access-database:

1Open de Access-database die de geïmporteerde gegevens zal bevatten.

U zou het tabblad Externe gegevens moeten zien.

2Klik op het tabblad Externe gegevens op het lint.

De groep knoppen voor importeren en koppelen verschijnt op het lint.

Elke knop is verbonden met een wizard die u door het proces leidt:

Gemeenschappelijke bestandsindelingen zoals Excel of Tekst (aangeduid als tekstbestand) hebben hun eigen specifieke knoppen.

U kunt de minder algemene bestandsindelingen vinden met de knop Meer.

3Klik op de knop die overeenkomt met uw bestandsindeling.

Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen dat specifiek is voor het geselecteerde bestandsformaat verschijnt op het scherm.

4Gebruik de knop Bladeren om de gegevensbron te selecteren die u wilt importeren of koppelen aan Access.

Meestal is dit een bestand. Het kan ook een SharePoint-site of een Outlook-map zijn.

Als typen van bestandsnamen niet jouw ding is, klik je op de knop Bladeren om het bestand te zoeken.

5Selecteer de methode voor gegevensopslag.

Hier geeft u aan Access opdracht de gegevens te importeren of te koppelen. U kunt linken naar alle bestandsindelingen behalve XML.

6Volg de resterende stappen in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen.

Vanaf dit punt zijn de stappen afhankelijk van welk gegevensformaat u importeert. Volg de aanwijzingen zorgvuldig. Het ergste dat kan gebeuren, is dat je een geïmporteerde (of gekoppelde) tafel vol wartaal krijgt. Controleer in dit geval de indeling van het bronbestand.

Als de bron bijvoorbeeld een tekstbestand is en u brabbeltaal wordt, moet u mogelijk bevestigen dat het tekstbestand is opgeslagen als een gescheiden -bestand (met een teken - een komma bijvoorbeeld) tussen velden geplaatst). Het is ook mogelijk dat het bronbestand niet de juiste indeling heeft (u denkt bijvoorbeeld dat het een Excel-spreadsheet is maar dat is het niet).

Als u verwacht dat u dit type bestand vaak wilt importeren of linken, klikt u op het selectievakje Importstappen opslaan.(Het selectievakje bevindt zich op het laatste scherm van de wizard.) Nadat u het vakje hebt aangevinkt, wordt u om een ​​naam gevraagd voor uw import.

7 De groep Importeren van het tabblad Externe gegevens op het lint bevat een knop met de naam Opgeslagen invoer. U kunt deze knop gebruiken om opgeslagen imports op te roepen en ze zo vaak als u wilt uit te voeren.

Gegevensbronnen moeten op hun oorspronkelijke locaties blijven staan ​​met hun oorspronkelijke naam om een ​​opgeslagen import opnieuw uit te voeren.