Invoegen van samenvoegvelden in Office 2016 - dummies

Als u maillijsten samenvoegt in Microsoft Office 2016, moet u velden invoegen waar u de personalisatie wilt hebben. Plaats eerst het invoegpunt op de juiste manier:

• Klik voor letters op de plaats waar u de samenvoegcode wilt weergeven. U wilt de naam en het adres van de ontvanger bovenaan het document, net onder de datum. U wilt misschien ook een groet zoals (Geachte naam ). Misschien wilt u ook andere personalisatie, zoals een vermelding van de stad of staat van de persoon in een body-alinea.

• Klik voor e-mailberichten op de plaats waar u het eerste stukje personalisatie wilt laten verschijnen. Er is geen gebruikelijke plaatsing voor gepersonaliseerde gegevens in e-mailberichten zoals voor een zakelijke brief.

• Plaats voor enveloppen het invoegpunt in het lege tekstvak in het midden van het label.

• Plaats de invoegpositie voor labels in de cel rechtsboven in de tabel. Als u geen tabel ziet, kiest u Tabelgereedschap-indeling → Rasterlijnen weergeven.

• Klik voor een map op de plaats waar u de samenvoegcode wilt weergeven. Als u wilt dat er een scheidingsteken verschijnt tussen records, maakt u dat op (zoals een horizontale lijn of een lege regel) en verplaatst u vervolgens het invoegpunt boven dat scheidingsteken.

Na het plaatsen van het invoegpunt bent u klaar om de samenvoegcode in te voegen. Om het invoegproces te vereenvoudigen, biedt Word twee speciale samenvoegcodes die u kunt gebruiken:

• Adresblok voegt alle velden in die nodig zijn om een ​​correct geformatteerd adresblok te maken, inclusief de spaties en paragrafen ertussen, iets als dit:

  Amy Jones

  3855 W. Main St.

  Arcadia, IN 46958

• Greeting Line voegt een begroeting in zoals Beste gevolgd door de naam van de ontvanger. Wanneer u de begroetingsregel invoegt, kunt u kiezen of u hun voornaam, achternaam of beide wilt gebruiken. Het ziet er ongeveer zo uit:

  Geachte mevrouw Jones:

  U kunt ook afzonderlijke samenvoegvelden invoegen. U kunt bijvoorbeeld de stad van de persoon vermelden in een alinea als deze:

  Tot 30 juni biedt onze winkel in Indianapolis 20% korting op alle goedkeuringsitems.

Voeg een adresblok toe

Voer de volgende stappen uit om een ​​adresblok in te voegen (bijvoorbeeld op een envelop of label of op een letter):

1. Klik op het tabblad Mailings op Adresblok.

2. Kies het formaat waarin de naam van de persoon moet verschijnen.

3. Klik op het selectievakje Bedrijfsnaam invoegen als u niet wilt dat de bedrijfsnaam (indien aanwezig) wordt weergegeven.

4. Geef op hoe adressen buiten het standaardland moeten worden weergegeven.

5. Controleer het voorbeeld om te controleren of het adresblok wordt weergegeven zoals verwacht.

   Als het adresvoorbeeld er niet goed uitziet, klikt u op Overeenkomstvelden en gebruikt u het dialoogvenster dat verschijnt om de velden uit het samenvoeggegevensbestand te laten overeenkomen met de velden die voor het adresblok zijn gebruikt.

6. Klik op OK om de code in te voegen.

   

   Geef opties op voor het adresblok.

De adresblokcode verschijnt in het document met dubbele punthaken eromheen, zoals deze: <>.

Corrigeer het spatiëringprobleem op adresblokken

Een probleem met het standaardadresblok is dat het te veel verticale ruimte tussen lijnen laat, vanwege de standaard alinea-tussenruimte. (Elke regel van het adresblok is een afzonderlijke paragraaf.) Als u dit voor uzelf wilt bekijken, kiest u Mailings → Voorbeeldresultaten. Herhaal die opdracht om het voorbeeld uit te schakelen.

Ga als volgt te werk om het probleem op te lossen:

1. Selecteer de code <>.

2. Klik op het tabblad Start op de knop Regelafstand en Alinea-afstand om het menu te openen.

3. Klik op Spatie verwijderen na alinea.

   

   Verwijder extra ruimte na alinea's binnen het adresblok.

Een begroetingsregel invoegen

Ga als volgt te werk om een ​​groetregel in te voegen:

1. Klik op het tabblad Mailings op Wenslijn.

2. Gebruik de vervolgkeuzelijsten in de sectie Groeielijnopmaak om op te geven hoe de begroeting zal verschijnen.

3. Geef een begroetingsregel op voor ongeldige ontvangernamen (bijvoorbeeld een record waarvoor geen naam van de ontvanger is opgegeven).

4. Controleer het voorbeeldgebied om te controleren of de begroetingsregel is zoals u het wilt.

   • U kunt op de knop Volgende klikken om door alle records te bladeren om ze allemaal te controleren.

   • Als de velden niet overeenkomen, klikt u op Overeenkomstvelden en geeft u op welke velden uit de gegevenslijst in de begroeting moeten worden opgenomen.

5. Klik op OK.

   

   Geef de instellingen op voor de begroetingsregel.

Voeg een afzonderlijk samenvoegveld in

Voer de volgende stappen uit om een ​​afzonderlijk veld in te voegen:

1. Klik op het tabblad Verzendingen op de pijl op de knop Voeg samenvoegveld in en open een menu.

2. Klik op het gewenste veld om in te voegen.

   

   Kies een afzonderlijk veld om in te voegen.

Dit is een alternatieve methode. U kunt op het vlak van de knop Veld samenvoegen invoegen klikken (het grafische gedeelte, niet de tekst en de pijl eronder) om het dialoogvenster Samenvoegveld invoegen te openen. Van daaruit kunt u een veld kiezen en op Invoegen klikken.