Kunt delen hoe u werk in andere indelingen in Office 2016 - dummies

Wanneer u een elektronische kopie van uw werk deelt vanuit Office 2016, zoals via e-mailbijlage, is er een probleem als uw ontvanger niet dezelfde toepassing heeft om deze te bekijken. Als u bijvoorbeeld een PowerPoint-presentatie verzendt naar een vriend die geen PowerPoint heeft, kan hij deze mogelijk niet openen.

Er zijn twee basismanieren rond problemen van incompatibiliteit: de ontvanger krijgt een toepassing die de bestanden kan bekijken, of de afzender (dat ben jij) kan het bestand opslaan in een indeling die de ontvanger al kan bekijken.

Als u het probleem van de ontvangende kant gaat aanpakken, is de gemakkelijkste manier om de ontvanger de gratis online PowerPoint-webapp te laten gebruiken. (Een Microsoft-account is vereist, wat gratis is.) Web-versies van Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote zijn allemaal beschikbaar. Ze zijn niet zo volledig uitgerust als de originelen, maar ze werken goed voor het bekijken en maken van eenvoudige bewerkingen.

Als u de oplossing aan de kant van de afzender zoekt, moet u eerst uitvinden welke bestandsindelingen of toepassingen uw ontvanger gebruikt en vervolgens bepalen in welke bestandsindeling uw bestand moet worden opgeslagen. bestandsindelingen beschikbaar voor uw toepassing via het dialoogvenster Opslaan als, van waaruit u een ander bestandstype kunt selecteren.

Voor tekstbestanden is Rich Text Format (. Rtf) een goede keuze. Het is een bijna universeel formaat dat bijna elk tekstverwerkingsprogramma kan openen en Word-gebruikers opslaan meestal in dat formaat wanneer ze documenten willen uitwisselen met iemand die een heel oud of obscuur tekstverwerkingsprogramma gebruikt dat geen Word-bestanden ondersteunt. In de afbeelding wordt RTF weergegeven als het bestandsformaat in Microsoft Word.

U kunt een Rich Text Format-bestand kiezen in het veld Opslaan als type: in Word 2016.

Wijzigen naar een andere bestandsindeling kan resulteren in het verlies van bepaalde opmaak. Sommige functies in Office 2016-toepassingen werken alleen wanneer documenten worden opgeslagen in de oorspronkelijke indeling van de toepassing, zoals invulvelden, macro's, bepaalde soorten bewerkbare illustraties en opmaakthema's. Dat is de reden waarom de meeste mensen niet opslaan in andere indelingen, tenzij dit noodzakelijk is.

Als de ontvanger het document niet hoeft te bewerken, is uw beste kans om het op te slaan in een speciaal formaat dat is ontworpen voor het alleen-lezen delen van opgemaakte pagina's: een paginabeschrijvingstaal . Op die manier ziet de ontvanger de pagina precies zoals u van plan was, zonder een afzonderlijke viewer voor dat specifieke bestandstype te hoeven zoeken en downloaden.

Office 2016 ondersteunt twee belangrijke paginabeschrijvingstalen:

• PDF: Een indeling die is gemaakt door Adobe en die over het hele internet wordt gebruikt voor het distribueren van documenten. Het komt niet met Windows, maar een lezer voor dit formaat - Adobe Reader - is gratis te downloaden. Ja, de ontvanger moet nog steeds Reader downloaden, maar het is slechts één programma en het zal werken voor de inhoud van alle Office-apps, plus vele andere documenten.

• XPS: Een indeling gemaakt door Microsoft, native ondersteund in Windows Vista en hoger. Iedereen met Windows Vista of hoger heeft deze viewer al beschikbaar.

U kunt rechtstreeks vanuit een toepassing opslaan in PDF- of XPS-indeling. Volg deze stappen:

1. Kies Bestand → Opslaan als en blader vervolgens naar de gewenste opslaglocatie.

2. Kies PDF of XPS-document in het dialoogvenster Opslaan als van de lijst Opslaan als. Het dialoogvenster verandert om wat extra bedieningselementen weer te geven.

   In plaats van de stappen 1-2 te volgen, kunt u Bestand → Exporteren → PDF / XPS-document maken → PDF / XPS maken kiezen.

3. (Optioneel) Wijzig desgewenst de bestandsnaam. Standaard is dit dezelfde naam als het gegevensbestand waarmee u werkt.

4. Maak een selectie voor selectie.

   1. Voor documenten die ook op papier kunnen worden afgedrukt, kiest u Standaard (de standaardinstelling).

   2. Voor documenten die alleen online worden gedeeld, kiest u Minimumgrootte.

5. Klik op Opslaan. Het opgeslagen bestand wordt geopend in zijn eigen programma, ofwel Adobe Reader (PDF-indeling) of de XPS Viewer of Internet Explorer (XPS-indeling).

   

   U kunt ervoor kiezen om uw documenten op te slaan als PDF- of XPS-bestanden.