Taken vereenvoudigen met snelle stappen in Outlook 2016 - dummies

Je hebt ongetwijfeld gemerkt dat sommige Outlook-acties meerdere keren uitvoeren klikken om met de muis te voltooien, zoals het proces van het beantwoorden van een bericht en het vervolgens verwijderen. Dat is geen probleem als je af en toe alleen een bepaalde actie uitvoert, maar als het iets is dat je regelmatig in Outlook doet, kan het snel een probleem worden. Als u bepaalde taken regelmatig uitvoert, kan de Quick Steps-functie van Outlook u te hulp komen.

Met Snelle stappen kunt u taken met meerdere stappen reduceren tot een enkele muisklik. Je vindt Quick Steps in de Mail-module, zittend in het midden van het tabblad Start van het lint. Hoewel het vak Snelle stappen alleen zichtbaar is wanneer u de module Mail gebruikt, kunt u Quick Steps gebruiken om acties te versnellen met de meeste modules van Outlook, zoals Agenda of Taken.

Wanneer u Outlook voor de eerste keer installeert, bevat het vak Snelle stappen al zes Snelle stappen:

Verplaatsen naar: Gebruik deze snelle stap als u vaak berichten verplaatst naar een specifieke map.
Team-e-mail: Gebruik deze snelle stap om het formulier Nieuw bericht te openen en het veld Aan in te vullen met een specifieke set ontvangers.
Antwoorden en verwijderen: De naam zegt eigenlijk alles: wanneer u deze snelle stap selecteert, wordt er in Outlook automatisch een bericht geopend om de afzender van het geselecteerde bericht te beantwoorden en wordt het geselecteerde bericht naar de map Verwijderde items verplaatst.
Aan manager: Deze snelle stap opent automatisch een berichtformulier voor het doorsturen van het geselecteerde bericht naar een bepaalde ontvanger, maar verwijdert het geselecteerde bericht niet.
Klaar: Dit markeert het geselecteerde bericht met de markering Markeren voltooid, markeert het bericht als gelezen en verplaatst het bericht naar een aangewezen map.
Nieuw maken: Strikt genomen is dit niet echt een snelle stap; het opent de Edit Quick Step Wizard, waarmee u uw eigen aangepaste Quick Steps kunt maken.

Het vak Snelle stappen bevindt zich midden op het tabblad Start van het lint.

Met uitzondering van de Quick Step van Reply & Delete, vereist elk van deze Quick Steps dat u een aantal beslissingen neemt wanneer u ze voor de eerste keer gebruikt. Nadat u dit hebt gedaan, hoeft u het nooit meer opnieuw te doen - Outlook onthoudt wat u wilt dat het doet wanneer u de Quick Step selecteert.

Elk van de Quick Steps is een beetje anders, maar de Move To Quick Step wordt hier als voorbeeld gebruikt:

Klik op het pictogram Inbox in het mappenvenster (of druk op Ctrl + Shift + I).

Uw lijst met inkomende e-mailberichten wordt weergegeven.
Selecteer een bericht in de inbox.

Dit kan een bericht zijn. Maak je geen zorgen dat het daadwerkelijk wordt verplaatst.Zolang dit de eerste keer is dat u de Naar stap verplaatsen gebruikt, wordt het bericht dat u selecteert niet verplaatst; Outlook hoeft alleen maar te weten voor welk type Outlook-element u de Quick Step maakt.
Klik op het tabblad Start en klik op het pictogram in de linkerbovenhoek van het vak Quick Steps.

Het pictogram kan wel of niet zeggen Verplaatsen naar:?.

Het dialoogvenster Eerste instellingen wordt geopend. Als het dialoogvenster al een mapnaam bevat, probeert Outlook alleen nuttig te zijn door de laatste map te suggereren waarnaar u een bericht hebt verplaatst; het dialoogvenster Eerste instellingen zal nog steeds geopend worden.

Het dialoogvenster Quick Step First Time Setup.
Selecteer de map waar de Quick Step berichten naartoe zal verplaatsen.

Selecteer een map in het vak Verplaatsen naar map door op de pijl aan het einde van het vak te klikken. Als u de gewenste map niet ziet, kiest u de optie Andere map, waarmee het venster Map selecteren wordt geopend, zodat u een gedetailleerde lijst met alle beschikbare mappen kunt bekijken. U kunt zelfs een nieuwe map maken met behulp van het venster Map selecteren.
Zorg ervoor dat het selectievakje Verplaatsen naar map is ingeschakeld.

Als u wilt dat elk bericht als gelezen wordt gemarkeerd wanneer de Snelle stap het verplaatst, zorgt u ervoor dat het selectievakje Markeren als gelezen ook is geselecteerd.

Als u het pictogram van Quick Step wilt wijzigen, er acties aan wilt toevoegen of een sneltoets voor de snelle stap wilt maken, klikt u op de knop Opties om toegang te krijgen tot die instellingen.
Typ een naam voor de Quick Step in het tekstvak Naam.

U hebt waarschijnlijk gemerkt dat Outlook, zodra u een map in het vak Verplaats naar map selecteerde, die mapnaam ook in het tekstvak Naam plaatste. Als u tevreden bent met de naam die Outlook koos voor de Quick Step, gaat u verder met de volgende stap. Als u de Quick Step een andere naam wilt geven, typt u deze in het tekstvak Naam.
Klik op de knop Opslaan.

Het dialoogvenster Eerste instellingen wordt gesloten.

Wanneer u een bericht naar de specifieke map wilt verplaatsen, selecteert u het bericht en klikt u op de Quick Step die u hebt gemaakt. Het bericht wordt automatisch naar de map verplaatst en als gelezen gemarkeerd.