Start de Report Wizard in Access 2016 - dummies

De Rapportwizard vereist een paar meer beslissingen van u dan de Rapport-tool, maar het is flexibeler dan de Instant-rapporttool. Hier gaat het:

1. Klik in uw databasevenster op het tabblad Maken van het lint en klik vervolgens op de knop Wizard melden. (Het staat daar in de sectie Rapporten van het tabblad.)

   Het dialoogvenster Wizard Rapport verschijnt, met een lijst van alle velden in de actieve tabel. U vindt ook een vervolgkeuzelijst van waaruit u andere tabellen en query's en twee kolommen met Geselecteerde en Beschikbare velden kunt kiezen, die u gebruikt om te bepalen welke velden uit de geselecteerde tabel (en) in uw rapport zullen worden gebruikt.

   

2. Gebruik de vervolgkeuzelijst Tables / Queries om de tabel te kiezen waarmee u wilt beginnen.

   De velden van de tabel die u selecteert, worden weergegeven in het vak Beschikbare velden.

   

3. Voeg velden toe aan uw rapport door erop te dubbelklikken in het vak Beschikbare velden.

   Door te dubbelklikken, voegt u de velden toe aan het vak Geselecteerde velden en deze worden onderdeel van het rapport. U kunt ook eenmaal op een veld klikken en vervolgens op de knop met een> -symbool klikken.

   

4. Herhaal stap 2 en 3 voor elke tabel en / of query in de database die u in het rapport wilt opnemen. Klik op Volgende om verder te gaan naar de volgende pagina van de Rapportwizard; klik dan opnieuw op Volgende.

   Als u op enig moment alle velden in een bepaalde tabel of query wilt toevoegen, klikt u op de knop >> om alle beschikbare velden toe te voegen aan de lijst Geselecteerde velden.

   Klik tweemaal op Volgende om groepsvragen te omzeilen, die voor een eenvoudig rapport vaak niet nodig zijn.

   

5. Kies een sorteervolgorde voor uw rapport - meestal sorteert u in het veld dat mensen gebruiken om informatie op te zoeken in het rapport. Klik volgende.

   Als uw rapport bijvoorbeeld een lijst met werknemers documenteert, is achternaam een ​​goede keuze. Een rapport over de verkoop van producten zou nuttig zijn in de volgorde van het productnummer of de productnaam. U kunt op meerdere velden sorteren door maximaal vier velden te selecteren om te sorteren op en oplopend of aflopend voor de sorteervolgorde voor elk veld.

   

6. Als u vervolgens velden uit meer dan één tabel hebt gekozen, wordt u gevraagd te kiezen hoe u deze wilt bekijken.

   Dit geeft in wezen aan welke tabel de dominante of hoofdtabel van het rapport is. In het geval van de demo hier, kiest u Gebeurtenissen, wat de standaard is, omdat dit de tabel is waaruit u de eerste rapportvelden hebt geselecteerd.

   

7. Een andere stap die verschijnt als u velden uit meer dan één tabel hebt toegevoegd, wordt hieronder weergegeven.

   In deze stap kiest u hoe u de records van uw rapport groepeert.EventType wordt hier gekozen, zodat alle Collectiegebeurtenissen samen zijn, dan Educatie, dan Fondsenwerving, in die volgorde. Als u de groepering wilt toepassen, klikt u op de veldnaam in het vak aan de linkerkant en klikt u vervolgens op de pijl naar rechts. Dit plaatst het geselecteerde veld in blauw, boven de rest van de velden in het rapport.

   

8. Kies een lay-out en een richting uit de twee sets keuzerondjes en klik op Volgende.

   Lay-outopties (Tabular of Columnar) zijn eenvoudig: u wilt uw rapport zien als een lijst (tabel) of in secties (Columnar), waarin elke record in een sectie op zichzelf verschijnt. Justified is vergelijkbaar met Tabular, maar groepeert de velden in een soort gestapelde warboel.

   Oriëntatiebeslissingen (staand of liggend) zijn over het algemeen eenvoudiger als u het rapport in uw hoofd ziet. Zijn er meer velden dan passen op een vel van 8. 5-inch breed papier? Als dat zo is, kiest u Landscape om uzelf 11 inch papier te geven (of 10 inch, voor een zo klein mogelijke marge) waarover uw velden verschijnen.

   

9. Klik op Volgende.

   Een standaardnaam voor uw rapport verschijnt nu in deze volgende stap in de wizard.

   

10. Geef uw rapport een naam.

    Typ een naam in het lange vak boven in het dialoogvenster. Op dit moment moet u ook beslissen hoe u de zaken wilt afronden - met een voorbeeld van het rapport of door direct naar de ontwerpweergave te gaan om meer wijzigingen aan te brengen in het uiterlijk en de inhoud van uw rapport. Kies nu voor Voorvertoning van het rapport, wat de standaard is.

    Wanneer u op Voltooien klikt, wordt het rapport weergegeven in een voorbeeldvenster. Vanaf dat moment kunt u het afdrukken of opslaan voor toekomstig gebruik. (Druk op Ctrl + S of klik op de knop Opslaan en geef het rapport een naam als u hierom wordt gevraagd voor het opslaan.)

    Nadat u het hebt opgeslagen - of als u het niet nodig hebt om het op te slaan of Blijf het bekijken - u kunt het sluiten door met de rechtermuisknop op het tabblad van het rapport te klikken en Sluiten te kiezen in het pop-upmenu. Als u aanvullende wijzigingen aanbrengt en niet hebt gekozen om op te slaan, wordt u gevraagd of u wilt sluiten zonder op te slaan.

    Natuurlijk wilt u waarschijnlijk wijzigingen aanbrengen in het rapport, zoals het wijzigen van kolombreedten waar de informatie wordt afgesneden, zoals veldnamen (zie de labels Fondsenleging en Fondsenwerving) en hun gegevens (zie het label EventDate) en gegevens), zoals hieronder getoond. Dit gebeurt in de ontwerp- of lay-outweergave en om naar een van beide weergaven te schakelen, klikt u met de rechtermuisknop op het tabblad van het rapport en kiest u de weergave waarin u wilt werken in de pop-up.