Gebruiken van een bestaande gegevenslijst voor het samenvoegen in Office 2016 - dummies

Nadat u het hoofddocumenttype in Microsoft Office hebt gekozen, kiest u vervolgens de gegevenslijst. Een gegevenslijst moet een gestructureerde indeling hebben, zoals een Word-document met een tabel, een Excel-werkmap of een database zoals de lijst met contactpersonen in Outlook.

Als u van plan bent een bestaand Word- of Excel-bestand te gebruiken, is het belangrijk dat u dit van tevoren instelt. Mogelijk moet u dat bestand afzonderlijk openen om het voor te bereiden.

Als het om een ​​Word-tabel gaat, houd dan deze punten in gedachten:

• Zorg ervoor dat er niets boven de tabel in het documentbestand staat.

• De eerste rij van de tabel moet de veldnamen bevatten (kolomlabels).

• Alle andere rijen moeten de gegevensrecords bevatten.

  

  Een Word-tabel die geschikt is voor gebruik als een samengevoegde gegevenslijst.

Als het een Excel-werkblad is, houd dan deze punten in gedachten:

• Rij 1 moet de veldnamen bevatten (kolomlabels).

• Alle aangrenzende rijen onder rij 1 bevatten de gegevensrecords.

  

  Een Excel-werkblad geschikt voor gebruik als een samenvoeggegevenslijst.

Wanneer uw gegevensbronbestand gereed is, volgt u deze stappen om het te verbinden met uw hoofddocument in Word:

1. Klik met het hoofddocument geopend op het tabblad Mailings op Ontvangers selecteren.

2. Klik op Een bestaande lijst gebruiken.

   

   Kies ervoor om een ​​bestaande lijst te gebruiken.

3. Navigeer naar de locatie met uw gegevensbestand en selecteer deze.

4. Klik op Openen.

   

   Selecteer het gegevensbestand en klik op Openen.

Gefeliciteerd, uw gegevensbestand is nu bijgevoegd. U zult echter nog niets anders merken, omdat u samenvoegvelden moet invoegen.