Hoe Instant Search te gebruiken in Outlook 2016 - dummies

Outlook maakt het eenvoudig om dribs en drabs van gegevens te verzamelen. Dat kan het moeilijk maken om informatie te vinden. Outlook heeft een tool genaamd Instant Search die dat exacte probleem aanpakt - en het is behoorlijk glad.

Boven in het venster Information Viewer, in het midden van het scherm, ziet u het vak Direct zoeken. Het is een doos met een vergrootglas aan de rechterkant en wat tekst aan de linkerkant. Klik op dat vak en typ de eerste paar letters van een woord dat u in de huidige module wilt vinden.

Bijna onmiddellijk verdwijnt het Informatieviewer-scherm en toont dan alleen de items die de door u ingevoerde tekst bevatten. Als u bijvoorbeeld in de module Contactpersonen bent en jon typt, ziet u alleen de records met namen als Jones, Jonas en Jonquil - elk woord dat de letters jon bevat >. Terwijl Outlook de gevonden items weergeeft, wordt het vergrootglas vervangen door een X. Wis de zoekresultaten door op de X te klikken.

Met het vak Snel zoeken kunt u items in een oogwenk vinden.

In sommige gevallen is het zoeken naar een bepaalde groep letters niet specifiek genoeg. U wilt bijvoorbeeld dat Outlook alleen de mensen met de namen Jones

en toont die voor XYZ Company werken. U kunt een gedetailleerdere zoekopdracht maken door op de knop Meer op het lint te klikken nadat u in het vak Direct zoeken klikt om deze te activeren. Dat onthult een groep van geëtiketteerde vakken die u kunt selecteren om te zoeken naar specifieke soorten informatie.

De exacte verzameling van vakken varieert afhankelijk van welke Outlook-module u zoekt. Als u zich in de module Contacten bevindt, hebt u de volgende keuzes: Naam, Bedrijf, Bedrijfstelefoon enzovoort. Om alle Joneses bij XYZ Corporation te vinden, zoek naar de naam Jones en de XYZ Company; ogenblikkelijk hou je de Joneses bij op XYZ.

U kunt ook gedetailleerdere zoekopdrachten uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld tegelijkertijd op naam en op bedrijf zoeken.

Als de items die in Outlook worden aangeboden niet aan uw behoeften voldoen, kunt u verschillende keuzes maken door op het label voor elk type informatie te klikken en vervolgens ziet u een lijst met andere soorten informatie waarnaar u wilt zoeken. Wanneer u bijvoorbeeld in uw lijst met contactpersonen zoekt, kunt u Stad of provincie kiezen om mensen op een bepaalde locatie te zoeken.

Wijzig de zoektypen door op de knop Meer te klikken en vervolgens een label te kiezen om een ​​lijst weer te geven.

De beste manier om de functie Direct zoeken te begrijpen, is door hem uit te proberen. Typ gewoon wat informatie in het vak om te zien wat u krijgt en klik vervolgens op de X om een ​​nieuwe zoekopdracht te maken.Als u veel resultaten krijgt, kunt u de knop Meer gebruiken om de lijst te verkleinen.