Te gebruiken hoe de Outlook 2013 Categorieën Functie te gebruiken - dummies

De functie Categorieën in Outlook is ontworpen om u helpen te vertellen wat urgent is van wat kan wachten. Er is veel waarde in een goede verzameling van informatie. U kunt echter niet de volledige waarde uit een lijst met contacten of taken halen als u geen snel overzicht krijgt van welke items belangrijk zijn en welke niet.

Een categorie toewijzen in Outlook 2013

Wanneer u Outlook voor het eerst instelt, kunt u zien welke categorieën beschikbaar zijn door op de knop Categorieën te klikken op het tabblad Start. De Categorize-knop ziet er uit als een klein, veelkleurig vierkant van boter en kaas. Verschillende andere Outlook-modules tonen ook de Categorize-knop; het doet hetzelfde werk, waar je het ook vindt.

Als u op de knop Categorieën indelen klikt, wordt een lijst met (verrassing!) Categorieën weergegeven, elk met een naam naar een kleur. Als u eenvoudig uw items van de standaard naar de kleur wilt coderen, is het proces vrij eenvoudig.

Volg deze stappen om een ​​categorie aan een item toe te wijzen:

1. Klik op het item dat u wilt categoriseren.

   Het item is gemarkeerd.

2. Klik op de knop Categorize en kies uit de lijst.

   Er verschijnt een gekleurd blok in het item om aan te geven welke categorie u hebt gekozen.

U kunt aan elk item meerdere categorieën toewijzen, hoewel het teveel verwarrend is om een ​​item te verwarren dan helemaal geen categorieën toe te wijzen.

Hernoem een ​​categorie in Outlook

U kunt onthouden wat elke kleur van de Outlook-categorie betekent als u dat wilt, maar het is waarschijnlijk gemakkelijker om categorieën te hernoemen in specifieke kleuren:

1. Klik op de knop Categorieën en kies Alle categorieën.

   Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt weergegeven.

2. Klik op de categorie waarvan u de naam wilt wijzigen.

   De categorie die u selecteert, is gemarkeerd.

3. Klik op Naam wijzigen.

   De categorie die u kiest, wordt omgeven door een vak om aan te geven dat u deze kunt bewerken.

4. Typ de nieuwe naam die u aan die categorie wilt toewijzen.

   De naam die u typt, wordt weergegeven in plaats van de oude naam.

5. Klik op OK.

   Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt gesloten.

Als u de naam van een categorie die u al aan bepaalde Outlook-items had toegewezen, wijzigt, verandert die categorienaam automatisch voor die items.

Een categoriekleur wijzigen in Outlook

U kunt de kleur van een categorie en de naam ervan wijzigen. Het toewijzen van gedenkwaardige kleuren kan belangrijke aanwijzingen geven over hoe uw werk verloopt of hoe goed u de huidige projecten bijhoudt.

Volg deze stappen om de kleur van een categorie te wijzigen:

1. Klik op de knop Categorieën en kies Alle categorieën.

   Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt weergegeven.

2. Klik op de categorie waaraan u een nieuwe kleur wilt toewijzen.

   De categorie die u selecteert, is gemarkeerd.

3. Klik op de knop Kleur.

   Er verschijnt een vervolgkeuzelijst met de kleuren die u kunt kiezen.

4. Klik op de kleur die u wilt toewijzen.

   De gekozen kleur verschijnt in plaats van de oude kleur.

5. Klik op OK.

   Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt gesloten.

U kunt Geen kiezen en een kleurloze categorie maken. Dat is nogal saai, maar als het bij je humeur past, ga ervoor. Een mogelijke reden om kleurloze categorieën te maken, is dat Outlook slechts 25 kleuren biedt en mogelijk meer dan 25 categorieën heeft. Maar nadat u in 25 categorieën bent gekomen, kunt u overwegen het aantal categorieën te verminderen om verwarring te verminderen.

Wijs een categoriesnelkoppeling toe in Outlook

U kunt elke categorie een sneltoets geven, waarmee u een categorie kunt toewijzen zonder uw muis aan te raken. Dat is erg handig wanneer u door een scherm vol met e-mailberichten of taken wilt zoomen en alles in een bepaalde volgorde wilt plaatsen.

Ga als volgt te werk om een ​​sneltoets toe te wijzen aan een categorie:

1. Klik op de knop Categorieën en kies Alle categorieën.

   Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt weergegeven.

2. Klik op de categorie waaraan u een sneltoets wilt toewijzen.

   De categorie die u selecteert, wordt gemarkeerd om aan te geven dat u deze hebt geselecteerd.

3. Klik op het sneltoetsmenu.

   De lijst met sneltoetsen verschijnt.

4. Klik op de sneltoets die u wilt toewijzen.

   De naam van de sneltoets die u hebt gekozen, verschijnt rechts van de categorie.

5. Klik op OK.

   U kunt niet meer dan één sneltoets toewijzen aan een categorie; dat zou verwarrend zijn. U kunt echter meer dan één categorie aan een item toewijzen.