Hoe SharePoint Team Services te gebruiken met Outlook 2013 - dummies

Microsoft biedt eigenlijk meer dan één methode om Outlook 2013 te gebruiken om samen te werken met andere mensen. SharePoint Team Services maakt verbinding met Outlook en helpt u samen te werken. SharePoint is in feite een online samenwerkingshulpmiddel waarmee u vergaderingen, projecten en activiteiten kunt coördineren en documenten kunt delen met andere mensen.

Maar SharePoint kan ook mappen in Outlook instellen, zodat u belangrijke informatie (zoals documenten, agenda's en taken) kunt bekijken vanaf een SharePoint-website, zelfs als u niet online bent. SharePoint biedt enkele handige samenwerkingsfuncties die u zou kunnen gebruiken met mensen buiten uw organisatie.

In de meeste gevallen hebt u geen keuze over het gebruik van Microsoft Exchange of SharePoint Team Services; iemand anders (zoals uw systeembeheerder) beslist dat voor u. Misschien moet u beide producten gebruiken; Outlook maakt zonder problemen tegelijkertijd verbinding met Exchange en SharePoint.

De kans bestaat dat als u ooit betrokken raakt bij SharePoint Team Services, u dit doet omdat iemand u vraagt ​​om lid te worden van een gedeeld team. Als niemand ooit vraagt, hoeft u er niet over na te denken en kunt u de volgende secties overslaan.

Deelnemen aan een SharePoint-team

De eerste sleutel tot het ontgrendelen van SharePoint is een e-mail die u vraagt ​​om lid te worden van een SharePoint-team. Het bericht is een gewone e-mail met uw gebruikersnaam, wachtwoord en een koppeling naar de SharePoint-site.

1. Klik op de link.

   Uw webbrowser wordt geopend voor een site die is gewijd aan de activiteiten van het team waaraan u bent gevraagd deel te nemen. Elke SharePoint-site ziet er anders uit; klik op de links op de site om te zien wat deze te bieden heeft.

2. Log in met de naam en het wachtwoord die in de e-mail staan.

Outlook koppelen aan SharePoint-gegevens

Bepaalde delen van een SharePoint-website kunnen worden gekoppeld aan Outlook zodat de informatie van de site automatisch wordt weergegeven in Outlook. Als u een pictogram ziet op de SharePoint-website met het label Verbinden met Outlook, kunt u op dat pictogram klikken om de informatie van die pagina rechtstreeks naar Outlook te verzenden.

Access SharePoint-gegevens van Outlook

Microsoft Office is nauw geïntegreerd met SharePoint. Als u de juiste machtigingen krijgt, heeft Outlook toegang tot vrijwel elke informatie op de SharePoint-site en houden versies van de documenten die zijn opgeslagen op de SharePoint-site gesynchroniseerd met die op uw systemen - en omgekeerd.

Informatie die SharePoint naar Outlook verzendt, wordt weergegeven in zijn eigen set SharePoint-mappen.Als u op de knop E-mail klikt in de navigatiebalk, ziet u dat SharePoint mappen als onderdeel van de lijst bevat. Klik op een SharePoint-map om te zien wat erin zit.

Deze mappen hebben gedeelde documenten, zoals Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden. Wanneer u een document selecteert, verschijnt er een voorbeeld van in het leesvenster - als u dubbelklikt op een document, wordt het document geopend in zijn eigen toepassing, zoals Word.

Als u over de juiste machtigingen beschikt, kunt u het document offline bewerken en vervolgens het bijgewerkte document met uw wijzigingen naar de SharePoint-site verzenden. Het is echter niet altijd mogelijk om via Outlook rechtstreeks nieuwe items aan SharePoint-mappen toe te voegen. In plaats daarvan voegt u gewoonlijk informatie toe aan SharePoint via de betreffende Microsoft Office-toepassing (zoals Word) of wanneer u met uw webbrowser bent aangemeld bij de SharePoint-site.

U kunt gedeelde SharePoint-agenda's en taken in Outlook op precies dezelfde manier bekijken als wanneer u Outlook-agenda's of taakinformatie bekijkt. Ze verschijnen in dezelfde lijsten als uw eigen agenda's en taken - u kunt zelfs gedeelde agenda's naast uw eigen agenda bekijken. Als u over de juiste machtigingen beschikt, kunt u de agenda's en taken wijzigen of nieuwe items maken.

Dus wanneer loopt u waarschijnlijk SharePoint door en wanneer gebruikt u Exchange? Uitwisseling is het meest geschikt voor communicatie, planning en taakinstelling tussen mensen die hetzelfde e-mailsysteem delen, terwijl SharePoint beter geschikt is voor mensen die moeten samenwerken met gedeelde documenten en informatie - vooral voor mensen die niet hetzelfde delen e-mailsysteem of bedrijfsmiddelen.