Hoe Table Analyzer te gebruiken in Access 2016 - dummies

Klinkt dit niet geweldig? De Access Table Analyzer belooft een rommelige tabel met platte bestanden te maken (zoals een geïmporteerd werkblad) - met alle herhalende gegevens - en deze om te zetten in een efficiënte set relationele tabellen. Maar, zoals het gezegde luidt, beloften die zijn gedaan, zijn beloftes gebroken. Tenzij uw platte bestand enkele strikte regels volgt, krijgt de Table Analyzer het niet helemaal goed.

Een platte-bestand -database is een database waarin alle gegevens zich in één bestand bevinden. Access is een relationele database waarmee gegevens in meerdere tabellen kunnen worden opgeslagen voor meer efficiëntie.

Soms krijg je een perfecte set relationele tabellen, en soms suggereert de Table Analyzer geen nieuwe tabel wanneer dit zou moeten of suggereert een nieuwe tabel wanneer dat niet zou moeten. Probeer het en kijk wat er gebeurt. Beste geval, het werkt goed en je hebt jezelf zojuist een hoop tijd bespaard. In het ergste geval werkt het niet goed en heb je een paar minuten van je tijd verspild. Meestal krijg je iets van waarde dat misschien moet worden aangepast. Je hebt tenminste een gedeeltelijke bootload van tijd bespaard!

De Analyzer werkt het beste met een platte bestandstabel die veel dubbele informatie bevat. Stel u bijvoorbeeld een platte bestandstabel voor een boekwinkel voor. Elke record in de tabel bevat klant- en boekgegevens. Als dezelfde klant zes boeken koopt, bevat de tabel zes afzonderlijke records waarin de naam, het adres en andere informatie van de klant in elke tabel worden gedupliceerd. Vermenigvuldig dat met 1, 000 klanten, en je hebt precies het soort van platte bestanden die de Analyzer graag oplost.

Met dat in gedachten, hier is hoe u de Table Analyzer Wizard oproept:

1. Open uw database en selecteer de tabel die u wilt evalueren in het navigatievenster.

2. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases.

   De knop Analyseren wordt op het lint weergegeven.

   

   De groep analyseren op het lint.

3. Klik op de knop Analyseren in de groep Analyseren.

   Het dialoogvenster Wizard Tabelanalyse wordt weergegeven.

   

   Hier komt de tafelanalysator.

4. Lees de eerste twee schermen als je wilt (ze zijn strikt leerzaam); klik op Volgende na elk een.

   Er verschijnt nog een wizard voor de wizard Tabelanalyse.

   

   Selecteer een tabel om te analyseren.

5. De naam van de tabel die u in het navigatievenster hebt geselecteerd, moet worden geselecteerd in de lijst met tabellen. Als dit niet het geval is, klikt u op de naam van de tabel die u wilt converteren.

6. Klik op Volgende.

   In het dialoogvenster dat verschijnt, vraagt ​​de wizard of u de wizard gewoon zijn werk wilt laten doen (de wizard beslist hoe de platte bestandstabel moet worden gerangschikt in meerdere tabellen) of u wilt beslissen welke velden u wilt gebruiken ga naar welke tabellen.

7. Klik op de optie Ja (als deze nog niet is geselecteerd) om de wizard de volledige macht te geven bij het bepalen van het lot van uw tabel en klik vervolgens op Volgende.

   Als de wizard aanbeveelt om uw tabel niet te splitsen, klikt u op de knop Annuleren en klopt u zelf op de achterkant voor een goed uitgevoerde taak. Dit bericht betekent dat de wizard denkt dat je tabel in orde is zoals het is.

   Als de wizard uw tabel splitst, analyseert deze uw tabel en toont u de bevindingen.

   

   De tafelanalysator neemt zijn beslissing.

8. Zorg ervoor dat de informatie uit uw platte bestandstabel correct is gegroepeerd in nieuwe tabellen:

   • Als de informatie correct is gegroepeerd, geeft u de tabellen een naam door te dubbelklikken op de titelbalk van een tabel en een nieuwe naam te typen in het resulterende dialoogvenster.

   • Als de informatie niet correct is gegroepeerd, gebruikt u de muis om velden van tabel naar tabel te slepen en neer te zetten - en dubbelklikt u vervolgens op de titelbalk van elke tabel om de tabellen te hernoemen.

   • Als u een nieuwe tabel wilt maken, sleept u een veld naar een willekeurige open ruimte tussen of rond de bestaande tabellen. De wizard maakt een nieuw tabelvenster met het veld. Dubbelklik op de titelbalk van de nieuwe tabel om de naam van de tabel te wijzigen.

9. Klik op Volgende wanneer u klaar bent met het ordenen en benoemen van uw tabellen.

   De wizard selecteert automatisch een sleutelveld voor elke tabel waarvan het denkt dat het een sleutelveld nodig heeft. Als de wizard een veld onjuist als een sleutelveld selecteert, kunt u de fout corrigeren.

10. Als de wizard een sleutelveld niet goed toewijst, kunt u

    • Een bestaand veld toewijzen als een sleutelveld door het veld te selecteren en op de knop Unieke identificatie instellen te klikken (ziet er uit als een sleutel).

    • Wijzig een sleutelveldaanduiding door het juiste sleutelveld te selecteren en vervolgens op de knop Unieke identificatie instellen te klikken (ziet er uit als een sleutel).

    • Voeg een sleutelveld toe door op de knop Gegenereerde sleutel toevoegen te klikken (bevat een plusteken en een sleutel).

11. Klik op Volgende voor de laatste stap in het proces.

    De wizard biedt aan om een ​​query te maken die er uitziet en handelt als uw oorspronkelijke tabel. Als u rapporten en formulieren hebt die werken met het platte bestand, werken ze met de nieuwe query.

    Op dit punt in het proces ziet u mogelijk niet het laatste scherm van de wizard zoals beschreven in stap 12; de wizard kan u vertellen dat sommige van uw gegevens onjuist zijn en dat u deze moet corrigeren. Als u bijvoorbeeld een veld Land in uw tabel hebt en er zijn twee vermeldingen zoals VS en UAS, zal de wizard u om een ​​correctie voor de fout vragen of een suggestie doen. U moet dit type fout zeker corrigeren.

    Helaas is de wizard vaak niet erg goed in het identificeren van dergelijke fouten. (Het kan bijvoorbeeld zijn dat u België naar Brazilië wijzigt.) Neem snel een kijkje naar de gegevens voor actuele fouten en ga verder - omdat de voorgestelde "correcties" vaak onjuist zijn!

12. Kies Ja om de wizard de vraag te laten maken of Nee om het maken van query's over te slaan.

    Als u Ja kiest, wordt een query gemaakt die tegen de nieuwe tabellen loopt. De query ziet eruit en gedraagt ​​zich als de oorspronkelijke tabel.De oorspronkelijke tabel krijgt een nieuwe naam met een _OLD-markering aan het einde en alle rapporten en formulieren gebruiken de query (in plaats van de oorspronkelijke tabel) automatisch. Als u kiest voor Nee, worden de nieuwe tabellen gegenereerd, maar wordt de oorspronkelijke tabel met de oorspronkelijke naam weergegeven.

13. Klik op Voltooien om de wizard af te sluiten.

    De wizard voltooit het splitsen van de platte bestandstabel in een reeks relationele tabellen.

Het is onwaarschijnlijk dat de Table Analyzer een platte database correct opsplitst in een goed ontworpen relationele database, vooral als het platte bestand gecompliceerd is. Het is veel beter om de database naar een gekwalificeerd persoon te brengen en haar te laten herontwerpen als een relationele database - of zelf uit te zoeken hoe dat moet!