Verbeter uw Excel-rapporten met ingetogen labels en headers - dummies

U kunt de leesbaarheid van uw Excel-rapporten verbeteren door subtiele labels en headers te gebruiken. Niemand zou beweren dat de labels en headers van een tafel niet belangrijk zijn. Integendeel, ze voorzien uw publiek van de begeleiding en structuur die nodig is om de gegevens binnenin te begrijpen.

Veel mensen hebben echter de gewoonte om te vaak de nadruk te leggen op labels en kopteksten, zodat ze de gegevens in de tabel overschaduwen.

Hoe vaak heb je een vet of overgedimensioneerd lettertype op headers toegepast? De realiteit is dat je publiek meer zal profiteren van ingetogen labels.

Door minder nadruk te leggen op labels door deze in lichtere tinten op te maken, wordt de tabel gemakkelijker leesbaar en krijgt u meer aandacht voor de gegevens in de tabel. Lichtgekleurde labels geven uw gebruikers de informatie die ze nodig hebben zonder ze af te leiden van de informatie die wordt gepresenteerd. Ideale kleuren voor labels zijn zachte grijstinten, lichtbruine kleuren, zachte blauwtinten en groene kleuren.

Lettergrootte en uitlijning spelen ook een rol bij de effectieve weergave van tabellen. Het uitlijnen van kolomkoppen op dezelfde uitlijning als de onderliggende getallen helpt de kolomstructuren in uw tabel te versterken. Door de lettergrootte van uw labels dicht bij die van de gegevens in de tabel te houden, kunt u uw ogen gericht houden op de gegevens, niet op de labels.

Deze figuur toont een slecht ontworpen tafel.

Deze afbeelding illustreert hoe deze tabel eruitziet met ingetogen koppen en labels. Merk op hoe de gegevens nu de focus krijgen, terwijl de gedempte labels op de achtergrond werken.

Sorteren is een andere sleutelfactor in de leesbaarheid van uw gegevens. Veel tabellen sorteren op labels (alfabetisch op route bijvoorbeeld). Door de tabel te sorteren op basis van een belangrijk gegevenspunt in de gegevens, kunt u een patroon instellen dat uw doelgroep kan gebruiken om snel de bovenste en onderste waarden te analyseren.

Noteer in deze figuur dat de gegevens zijn gesorteerd op de dollars in de Omzet. Dit voegt opnieuw een analyselaag toe, die een snelle blik op de bovenste en onderste generatieroutes geeft.

Overweeg indien mogelijk modern uitziende lettertypen zoals Calibri en Segoe UI te gebruiken in uw rapporten en dashboards. Lettertypen zoals Times New Roman of Arial kunnen uw rapporten oud laten lijken in vergelijking met de afgeronde randen van de meer trendy lettertypen die nu worden gebruikt. Deze verandering in lettertypeperceptie wordt voornamelijk veroorzaakt door populaire online sites die vaak lettertypen met afgeronde hoeken gebruiken.