Sleutel Vragen stellen voordat u uw Excel Dashboard distribueert - dummies

Voordat u uw voltooide Excel-dashboard verzendt, is het de moeite waard om een stap terug te doen en enkele belangrijke vragen te stellen. Gebruik deze vragen als een checklist voordat u uw dashboard distribueert.

Geeft uw dashboard de juiste informatie weer?

Bekijk de informatie die u presenteert en bepaal of deze voldoet aan het doel van het dashboard dat tijdens het verzamelen van vereisten is geïdentificeerd. Wees niet verlegen over het opnieuw verduidelijken van het doel van het dashboard met uw kerngebruikers. U wilt voorkomen dat het dashboard in een vacuüm wordt opgebouwd. Sta enkele testgebruikers toe om iteraties te zien terwijl u deze ontwikkelt. Op deze manier blijft de communicatie open en ga je niet te ver in de verkeerde richting.

Heeft alles op uw dashboard een doel?

Kijk eerlijk naar hoeveel informatie op uw dashboard het hoofddoel niet ondersteunt. Om uw dashboard zo waardevol mogelijk te houden, wilt u het niet verdunnen met aardige gegevens die interessant maar niet uitvoerbaar zijn.

Als de gegevens het kerndoel van het dashboard niet ondersteunen, laat het dan uit. Niets zegt dat je elk stukje witte ruimte op de pagina moet vullen.

Geeft uw dashboard een opvallende boodschap weer?

Elk dashboard heeft een of meer kernboodschappen. U wilt ervoor zorgen dat deze berichten prominent worden weergegeven. Als u wilt testen of de belangrijkste berichten in een dashboard prominent zijn, gaat u achteruit en tuurt u terwijl u naar het dashboard kijkt. Kijk weg en kijk een paar keer naar het dashboard. Wat springt er eerst naar je uit? Als het niet de belangrijkste componenten zijn die u wilt weergeven, moet u iets wijzigen.

Hier zijn enkele acties die u kunt ondernemen om ervoor te zorgen dat uw belangrijkste componenten prominent aanwezig zijn.

Plaats de belangrijkste onderdelen van uw dashboard linksboven of middenlinks op de pagina. Studies tonen aan dat deze gebieden de meeste aandacht trekken voor langere periodes.
Nadruk leggen op randen, achtergronden en andere elementen die dashboardgebieden definiëren. Probeer de natuurlijke witte ruimte tussen uw componenten te gebruiken om uw dashboard te partitioneren. Als randen nodig zijn, formatteert u deze in lichtere tinten dan uw gegevens.
Markeer labels en andere tekst in lichtere tinten dan uw gegevens. Lichtgekleurde labels geven uw gebruikers de informatie die ze nodig hebben zonder ze af te leiden van de weergegeven informatie.

Kun je dit dashboard onderhouden?

Er is een groot verschil tussen het bijwerken van een dashboard en het opnieuw opbouwen van een dashboard.Stuur voordat je het uitgekiende dashboard dat je zojuist hebt opgewonden enthousiast uit om even stil te staan bij het onderhoud van zo'n dashboard. U wilt nadenken over de frequentie van updates en over welke processen u moet doorlopen telkens wanneer u de gegevens bijwerkt. Als het een eenmalige rapportageactiviteit is, stelt u die verwachting in bij uw gebruikers. Als u weet dat het een terugkerend rapport wordt, wilt u echt onderhandelen over ontwikkelingstijd, vernieuwingsintervallen en fasering voordat u akkoord gaat met een tijdschema.

Geeft uw dashboard duidelijk de scope en houdbaarheid weer?

Een dashboard moet de reikwijdte en houdbaarheid duidelijk aangeven. Dat wil zeggen, iedereen moet in staat zijn om naar uw dashboard te kijken en te weten voor welke periode het relevant is en wat de reikwijdte van de informatie op het dashboard is. Dit komt neer op enkele eenvoudige dingen die u kunt doen om uw dashboards en rapporten effectief te labelen.

Neem altijd een tijdstempel op uw dashboard op. Dit minimaliseert verwarring bij het distribueren van hetzelfde dashboard of rapport in maandelijkse of wekelijkse termijnen.
Neem altijd een tekst op die aangeeft wanneer de gegevens voor de metingen zijn opgehaald. In veel gevallen is de timing van de gegevens een cruciaal gegeven bij het analyseren van een meetwaarde.
Gebruik beschrijvende titels voor elk onderdeel op uw dashboard. Zorg ervoor dat u cryptische titels met veel acroniemen en symbolen vermijdt.

Is uw dashboard goed gedocumenteerd?

Het is belangrijk om uw dashboard en het onderliggende gegevensmodel te documenteren. Iedereen die ooit een Excel-werkblad heeft geërfd, weet hoe moeilijk het kan zijn om de verschillende analytische omwegen die in een rapport voorkomen, te vertalen. Als je geluk hebt, is het datamodel klein genoeg om in een week of zo bij elkaar te passen. Als je niet zoveel geluk hebt, moet je het hele model afdanken en helemaal opnieuw beginnen.

De documentatie hoeft niet eens hifalutin fancy stuff te zijn. Een paar eenvoudige dingen kunnen helpen bij het documenteren van uw dashboard.

Voeg een tabblad Modelkaart toe aan uw gegevensmodel. Het tabblad Modelkaart is een afzonderlijk blad dat u kunt gebruiken om de sleutelbereiken in het datamodel samen te vatten en uit te leggen hoe elk bereik samenwerkt met de rapportagecomponenten in de uiteindelijke presentatielaag.
Gebruik royaal opmerkingen en labels. Het is verbazingwekkend hoe een paar verklarende opmerkingen en labels kunnen helpen uw model te verduidelijken, zelfs nadat u lange tijd afwezig bent geweest van uw gegevensmodel.
Gebruik kleuren om de bereiken in uw gegevensmodel te identificeren. Als u kleuren in uw gegevensmodel gebruikt, kunt u snel een reeks cellen bekijken en een basisindicatie krijgen van wat dat bereik doet. Elke kleur kan een bereiktype vertegenwoordigen. Geel kan bijvoorbeeld stadiëringstabellen voorstellen, grijs kan formules voorstellen en paars kan referentietabellen voorstellen.

Is uw dashboard gebruiksvriendelijk?

Voordat u uw dashboard distribueert, moet u ervoor zorgen dat het gebruiksvriendelijk is. Het is niet moeilijk om te raden wat gebruiksvriendelijk betekent:

Intuïtief: Uw dashboard moet intuïtief zijn voor iemand die het nog nooit heeft gezien.Test het op iemand en vraag die persoon of het zinvol is. Als je moet beginnen met uit te leggen wat het dashboard zegt, is er iets mis. Heeft het dashboard meer labels nodig, minder ingewikkelde grafieken, een betere lay-out, meer gegevens, minder gegevens? Het is een goed idee feedback te krijgen van verschillende gebruikers.
Gemakkelijk te navigeren: Zorg ervoor dat de navigatie goed werkt als uw dashboard dynamisch is en interactiviteit met macro's of draaitabellen mogelijk maakt. Moet de gebruiker op verschillende plaatsen klikken om bij haar gegevens te komen? Is het aantal drill-downs geschikt? Is het te lang om van de ene weergave naar de andere over te schakelen? Nogmaals, test uw dashboard op verschillende gebruikers. En test alle interactieve dashboardfuncties op verschillende computers anders dan de uwe.
Drukt goed af: Niets is vervelender dan alleen een dashboard afdrukken om te ontdekken dat de persoon die het dashboard heeft gemaakt, niet de tijd heeft genomen om ervoor te zorgen dat het correct wordt afgedrukt. Zorg ervoor dat u de afdrukopties instelt op uw Excel-bestanden, zodat uw dashboards correct worden afgedrukt.

Is uw dashboard correct?

Niets doodt een dashboard of rapport sneller dan de perceptie dat de daarin aanwezige gegevens onnauwkeurig zijn. Het valt niet binnen mijn mogelijkheden om u te vertellen hoe u kunt bepalen of uw gegevens kloppen. U kunt echter drie factoren benadrukken die de perceptie bepalen dat een dashboard klopt:

Consistentie met gezaghebbende bronnen: Het is duidelijk dat als uw gegevens niet overeenkomen met andere rapportagebronnen, u een probleem met de geloofwaardigheid van gegevens hebt - vooral als die andere bronnen worden beschouwd als de gezaghebbende bronnen. Houd rekening met de gegevensbronnen die in uw organisatie als evangelie worden beschouwd. Als uw dashboard gegevens bevat die zijn gekoppeld aan een betrouwbare bron, vergelijkt u uw gegevens met die bron om de consistentie te waarborgen.
Interne consistentie: Het is nooit leuk om uit te leggen waarom een deel van uw dashboard niet gokkelt met andere delen van hetzelfde dashboard. U wilt een zekere mate van interne consistentie binnen uw dashboard waarborgen. Zorg ervoor dat vergelijkbare onderdelen in verschillende delen van uw dashboard consistent zijn met elkaar. Als er een reden is voor inconsistentie, noteer dan duidelijk die redenen. Het is verbazingwekkend hoe goed een eenvoudige notatie vragen over de gegevens opheldert.
Persoonlijke ervaring: Heb je ooit iemand naar een rapport zien kijken en zeggen: "Dat ziet er niet goed uit? "Ze gebruiken wat sommige mensen" buikgevoel "noemen om de degelijkheid van de gegevens te evalueren. Niemand kijkt naar cijfers in een vacuüm. Wanneer u naar een analyse kijkt, brengt u jaren persoonlijke kennis, interactie en ervaring met zich mee. Je gebruikt deze ervaringen onbewust in je evaluatie van informatie. Houd bij het bepalen van de nauwkeurigheid van uw dashboard rekening met anekdotische kennis van de organisatie. "Toon indien mogelijk uw dashboard aan enkele inhoudsdeskundigen in uw bedrijf.