Bibliotheek-apps in SharePoint Online - dummies

Wanneer u een manier nodig hebt om bestanden te ordenen zodat ze toegankelijk zijn via op een SharePoint-site vindt u een selectie die vooraf is samengesteld voor de meest voorkomende typen bibliotheek-apps in SharePoint Online. Neem een ​​kijkje bij deze standaard bibliotheek-apps en de korte beschrijvingen van wat ze doen:

• Asset-bibliotheek: Hier bewaart u andere informatie-items dan documenten - gebruiksklare informatie in de vorm van afbeeldingen, audiobestanden, videobestanden - om ze beschikbaar te maken en hun gebruik te regelen.
• Data Connection Library: In dit bibliotheekapp-type kunt u bestanden plaatsen en delen die externe gegevensverbindingen specificeren en beschrijven. U wilt bijvoorbeeld mogelijk dat uw gebruikers gegevens uit een datawarehouse kunnen ophalen. Een verbinding met het datawarehouse opzetten en alle servernamen, gebruikersnamen en verbindingsinformatie precies goed krijgen, kan vervelend zijn. Met behulp van een Data Connection Library-app kan een beheerder de verbindingen instellen en deze opslaan in de bibliotheek. De gebruikers zouden dan alleen de verbinding met het datawarehouse gebruiken wanneer ze data willen ophalen en analyseren.
• Documentbibliotheek: U loopt een aantal van deze over in SharePoint en maakt deze ook. Dergelijke bibliotheek-apps zijn voor het opslaan van documenten, het organiseren ervan in mappen, het beheren van hun versies en het reguleren van hun gebruik met een in- en uitchecksysteem.
• Formulierbibliotheek: Hier slaat u elektronische versies van blanco bedrijfsformulieren op en beheert deze voor dagelijkse documentatie, zoals inkooporders en statusrapporten. Om bibliotheek-apps van dit type te maken en te onderhouden, hebt u een compatibele XML-editor nodig. Houd er echter rekening mee dat de formulierbibliotheek-app slechts een plaats is om de gegevens op te slaan die in het formulier zijn ingevoerd. Om het eigenlijke formulier te maken, hebt u de XML-compatibele formuliereditor nodig.
• Afbeeldingenbibliotheek: Dit type bibliotheekapp is voor het opslaan en delen van digitale afbeeldingen. Het verschil tussen de Assets-bibliotheek en de afbeeldingenbibliotheek kan subtiel zijn omdat ze beide afbeeldingen opslaan. Het belangrijkste onderscheid ligt in de naam. De afbeeldingenbibliotheek is specifiek ontworpen voor het opslaan van afbeeldingen en de bibliotheek van items wordt gebruikt voor het opslaan van afbeeldingen. Als u een foto als een foto en een afbeelding ziet als een logo of afbeelding, dan beginnen de verschillen naar voren te komen. De afbeeldingen in een app Afbeeldingsbibliotheek tonen bijvoorbeeld een miniatuurafbeelding wanneer ze worden weergegeven in zoekopdrachten, maar de afbeeldingen in een afbeeldingenbibliotheek niet.
• Recordbibliotheek: U slaat bedrijfsrecords op in deze bibliotheek-app. Wanneer u een Recordbibliotheek-app maakt, voegt u een aantal functies toe waarmee SharePoint recordbeheers- en bewaarschema's kan maken.Dit type functionaliteit is belangrijk wanneer u ervoor wilt zorgen dat u uw due diligence uitvoert bij het bijhouden van uw bedrijfsrecords door SharePoint het zware werk te laten doen.
• Rapportdocumentbibliotheek: Dit bibliotheekapp-type wordt gebruikt voor het opslaan en beheren van rapportdocumenten. Deze bibliotheek-app is vergelijkbaar met de rapportbibliotheek; er zijn echter enkele verschillen. Verken de rapportdocumentbibliotheek en de Report Library-apps om te zien welke u het best bevalt en welke het beste aansluit bij uw rapportagebehoeften.
• Rapportbibliotheek: Dit type bibliotheekapp is bedoeld voor webpagina's en documenten die de prestaties bijhouden (en andere dergelijke statistieken), de voortgang naar bedrijfsdoelen en andere informatie die wordt gebruikt in Business Intelligence.
• Site-mailbox: Dit type bibliotheekapp is handig om e-mail en uw documenten nauw verbonden te houden, omdat deze app uw site verbindt met een Exchange-mailbox. Na verbinding kunt u uw e-mail in SharePoint bekijken en uw documenten in Outlook bekijken.
• Wiki-paginabibliotheek: Bibliotheek-apps van dit type hebben onderling verbonden webpagina's die inhoud bevatten, zoals tekst of afbeeldingen en functionaliteit in de vorm van webonderdelen die meerdere gebruikers gemakkelijk kunnen bewerken.