Video: Rapportages met Microsoft Power BI 2024
SQL Server-databases zijn enkele van de meest gebruikte databases voor het opslaan van gegevens op bedrijfsniveau. De meeste SQL Server-databases worden beheerd en onderhouden door de IT-afdeling. Als u verbinding wilt maken met een SQL Server-database, moet u samenwerken met uw IT-afdeling om leestoegang te krijgen tot de database waarvan u probeert uit te voeren.
Nadat u toegang hebt tot de database, opent u het Power Pivot-venster en klikt u op de opdrachtknop Van andere bronnen op het tabblad Start. Hiermee opent u het dialoogvenster Wizard Tabel importeren, hier weergegeven. Selecteer daar de Microsoft SQL Server-optie en klik vervolgens op de knop Volgende.
De wizard Tabel importeren vraagt nu om alle informatie die nodig is om verbinding te maken met uw database. Op dit scherm moet u de informatie opgeven voor de opties die in deze lijst worden beschreven:
- Friendly Connection Name: In het veld Friendly Name kunt u uw eigen naam voor de externe bron opgeven. U voert meestal een naam in die beschrijvend en gemakkelijk te lezen is.
- Servernaam: Dit is de naam van de server die de database bevat waarmee u verbinding probeert te maken. U krijgt dit van uw IT-afdeling wanneer u toegang krijgt. (Uw servernaam wijkt af van de servernaam.)
- Aanmelden bij de server: Dit zijn uw inloggegevens. Afhankelijk van hoe uw IT-afdeling u toegang geeft, selecteert u Windows-verificatie of SQL Server-verificatie. Windows-verificatie betekent in feite dat de server u herkent door uw Windows-login. SQL Server-verificatie betekent dat de IT-afdeling een afzonderlijke gebruikersnaam en wachtwoord voor u heeft gemaakt. Als u SQL Server-verificatie gebruikt, moet u een gebruikersnaam en wachtwoord opgeven.
- Sla mijn wachtwoord op: U kunt het selectievakje naast Mijn wachtwoord opslaan selecteren als u wilt dat uw gebruikersnaam en wachtwoord in de werkmap worden opgeslagen. Uw verbindingen kunnen dan verfrissend blijven wanneer ze door anderen worden gebruikt. Deze optie heeft uiteraard veiligheidsoverwegingen, omdat iedereen de verbindingseigenschappen kan bekijken en uw gebruikersnaam en wachtwoord kan zien. U moet deze optie alleen gebruiken als uw IT-afdeling u heeft ingesteld met een toepassingsaccount (een account dat speciaal is gemaakt om door meerdere personen te worden gebruikt).
- Databasenaam: Elke SQL-server kan meerdere databases bevatten. Voer de naam in van de database waarmee u verbinding maakt. Je kunt het krijgen van je IT-afdeling wanneer iemand je toegang geeft.
Nadat u alle relevante informatie hebt ingevoerd, klikt u op de knop Volgende om het volgende scherm te bekijken, dat wordt weergegeven in de volgende afbeelding. U hebt de keuze uit een lijst met tabellen en weergaven te selecteren of uw eigen aangepaste query te schrijven met SQL-syntaxis. In de meeste gevallen kiest u de optie om een keuze te maken uit een lijst met tabellen.
De wizard Tabel importeren leest de database en toont u een lijst met alle beschikbare tabellen en weergaven. Tabellen hebben een pictogram dat op een raster lijkt en weergaven hebben een pictogram dat op een vak boven een ander vak lijkt.
Het idee is om een vinkje te plaatsen naast de tabellen en weergaven die u wilt importeren. Let op het vinkje naast de tabel FactInternetSales. In de kolom Friendly Name kunt u een nieuwe naam invoeren die wordt gebruikt om naar de tabel te verwijzen in Power Pivot.
U ziet de knop Select Related Tables. Nadat u een of meer tabellen hebt geselecteerd, kunt u op deze knop klikken om aan Power Pivot door te geven en automatisch andere tabellen te selecteren die een relatie hebben met de tabel (en) die u al hebt geselecteerd. Deze functie is handig om te hebben bij het sourcen van grote databases met tientallen tabellen.
Als u een tabel importeert, worden alle kolommen en records voor die tabel geïmporteerd. Dit kan van invloed zijn op de grootte en prestaties van uw Power Pivot-gegevensmodel. U zult vaak merken dat u slechts een handvol kolommen nodig heeft van de tabellen die u importeert. In deze gevallen kunt u de knop Voorvertoning en filter gebruiken.
Klik op de naam van de tabel om deze blauw te markeren en klik vervolgens op de knop Voorbeeld en filter. De wizard Tabel importeren opent het scherm Voorbeeld geselecteerde tabel, hier weergegeven. U kunt alle kolommen in de tabel zien, met een steekproef van rijen.
Elke kolomkop heeft een selectievakje ernaast om aan te geven dat de kolom met de tabel wordt geïmporteerd. Als u het vinkje verwijdert, wordt Power Pivot aangegeven om die kolom niet in het gegevensmodel op te nemen.
U kunt ook bepaalde records filteren. De volgende afbeelding laat zien dat als u op de vervolgkeuzepijl voor een van de kolommen klikt, een menu Filter wordt geopend waarmee u een criterium kunt opgeven om ongewenste records te filteren.
Dit werkt net als de standaardfiltering in Excel. U kunt de gegevensitems in de gefilterde lijst selecteren en deselecteren of, als er te veel keuzes zijn, kunt u een breder criterium toepassen door op Datumfilters boven de lijst te klikken. (Als u een tekstuele kolom filtert, zijn dit tekstfilters.)
Nadat u klaar bent met het selecteren van uw gegevens en het toepassen van de benodigde filters, kunt u klikken op de knop Voltooien in de wizard Tabel importeren om het importproces te starten. Het importlogboek, hier weergegeven, toont de voortgang van het importeren en vat de importacties samen die na voltooiing zijn gemaakt.
De laatste stap bij het laden van gegevens van SQL Server is om de benodigde relaties te bekijken en aan te maken. Open het Power Pivot-venster en klik op de opdrachtknop Diagramweergave op het tabblad Start. Power Pivot opent het diagramscherm, waar u relaties kunt bekijken en bewerken als dat nodig is.
Raak niet in paniek als u denkt dat u de kolom-en-record-filtering op uw geïmporteerde Power Pivot-tabel hebt mislukt. Selecteer eenvoudigweg de zorgwekkende tabel in het Power Pivot-venster en open het dialoogvenster Tabeleigenschappen bewerken (kies Ontwerp-> Tabeleigenschappen). Merk op dat dit dialoogvenster in feite hetzelfde Preview & Filter-scherm is dat u tegenkomt in de wizard Tabel importeren. Vanaf hier kunt u kolommen selecteren die u oorspronkelijk hebt uitgefilterd, opnamefilters bewerken, filters wissen of zelfs een andere tabel / weergave gebruiken.
