Navigeren op het hoofdscherm in Outlook 2003 - dummies

Het hoofdscherm in Microsoft Outlook, zoals weergegeven in figuur 1, heeft alle gebruikelijke onderdelen van een Windows scherm maar met een paar belangrijke toevoegingen. Aan de linkerkant van het scherm zie je het navigatiedeelvenster. Naast het navigatiedeelvenster vindt u de informatieviewer, het deel van het scherm dat de meeste ruimte in beslag neemt.

Afbeelding 1: Het hoofdvenster in Microsoft Outlook.

Het navigatiedeelvenster

Het navigatiedeelvenster (het deel van het Outlook-scherm dat voorheen de Outlook-balk werd genoemd) is de kolom aan de linkerkant van het Outlook-scherm. Het bevat verschillende knoppen met namen zoals Mail, Calendar, Contacts, Tasks en Notes - de standaard Outlook-modules.

Het navigatiedeelvenster bestaat uit twee secties:

• Een bovenste gedeelte van het venster. Dit deel van het navigatiedeelvenster geeft op verschillende tijden verschillende soorten informatie weer. Soms wordt in de bovenste helft van het navigatiedeelvenster de mappenlijst weergegeven, soms wordt een lijst met beschikbare weergaven weergegeven en soms bevat deze zinnen in blauwe letters. U kunt op een zin klikken om te doen wat die uitdrukking beschrijft, zoals 'Open een gedeelde agenda'. "Als u de mappenlijst in dit bovenste deel van het venster wilt weergeven, kiest u Go -> Mappenlijst.

• Een onderste gedeelte bestaande uit knoppen. Elke knop in het onderste gedeelte maakt verbinding met een van de hoofdmodules van Outlook: e-mail, agenda, contacten, taken, enzovoort. Klik gewoon op een knop en kijk wat er gebeurt. Als u op de knop klikt, worden de dingen op het hoofdscherm gewijzigd om te passen op wat die knop beschrijft. Klik bijvoorbeeld op de knop Agenda en er verschijnt een kalenderscherm. Klik op Contactpersonen en u krijgt een scherm met namen en adressen. Het proces is als het veranderen van de kanalen op het tv-toestel. Als u overschakelt naar een kanaal dat u niet wilt, schakelt u over naar een ander kanaal - geen probleem.

Net boven het pictogram Mail in het navigatiedeelvenster ziet u een grijze scheidingsknop aan de onderkant van het bovenste gedeelte van de balk. Als u die grijze randlijn omlaag sleept met uw muis, verdwijnen de knoppen in het navigatiedeelvenster één voor één. U kunt dit slepen doen om uw mappenlijst beter te kunnen bekijken. U kunt die knoppen weer laten verschijnen door eenvoudig de grijze rand omhoog te slepen.

De informatieviewer: de hotspot van Outlook

Het grootste deel van de actie gebeurt in Outlook bij de informatieviewer. Als het navigatiedeelvenster op de kanaalkiezer van uw tv-toestel lijkt, lijkt de informatieviewer op het tv-scherm. Wanneer u e-mail leest, kijkt u in de Informatieviewer om uw berichten te lezen; als u contacten toevoegt of zoekt, ziet u hier contactnamen.Je kunt allerlei fraaie sorteertricks uitvoeren die elke module in Outlook je in de Informatieviewer laat uitvoeren.

Omdat u meer informatie in Outlook kunt opslaan dan u op een bepaald moment wilt zien, toont de informatieviewer u slechts een deel van de beschikbare informatie. De kalender kan bijvoorbeeld datums opslaan die teruggaan tot het jaar 1601 en zo ver als 4500. (Heb je plannen op zaterdagavond 2, 500 jaar vanaf nu?) Outlook breekt die tijd af en laat het je zien in beheersbaar plakjes in de informatieviewer. Het kleinste agendapunt dat u kunt bekijken, is één dag; het grootste segment is een maand.

De informatieviewer organiseert de items die het u toont in eenheden met de naam -weergaven. U kunt de weergaven gebruiken die worden geleverd bij Outlook wanneer u deze installeert, of u kunt uw eigen weergaven maken en deze opslaan.

U kunt navigeren tussen de segmenten met informatie die Outlook u laat zien door op verschillende delen van de informatieviewer te klikken. Sommige mensen gebruiken het woord browsen voor het verplaatsen van de Informatieviewer - het lijkt een beetje op bladeren door de pagina's van uw pocket datebook.

Ga als volgt te werk in de informatiegids per week als volgt:

1. Klik op de knop Agenda in het navigatiedeelvenster (of druk op Ctrl + 2).

2. Kies Weergave -> Week.

Probeer deze trucs om te zien hoe de Information Viewer zich gedraagt:

• Klik op een datum in de kleine kalender in de rechterbovenhoek. De grote kalender wordt gewijzigd in een weergave van één dag.
• Klik op W voor woensdag bovenaan een van de kleine agenda's. De grote kalender verandert in een maandelijkse weergave.

U kunt het uiterlijk van de informatieviewer een oneindig aantal manieren wijzigen om het werk dat u in Outlook doet, voor u zinvol te doen zijn. U moet bijvoorbeeld de afspraken voor één dag bekijken of alleen de items die u aan een bepaalde categorie toewijst. Met weergaven kunt u snel een overzicht krijgen van de informatie die u nodig heeft.