Informatie ordenen met Outlook 2007 Categorieën - dummies

Een goede verzameling van informatie heeft veel waarde. U kunt echter niet de volledige waarde uit een lijst met contacten of taken halen als u geen snel overzicht krijgt van welke items belangrijk zijn en welke niet. De functie Categorieën in Outlook is ontworpen om u te helpen onderscheiden wat dringend is en wat u kunt wachten.

Een categorie toewijzen

Wanneer u Outlook 2007 voor het eerst instelt, kunt u zien welke categorieën beschikbaar zijn door op de knop Categorieën te klikken bovenaan het Postvak IN, rechts van de knop Doorsturen of door te kiezen Acties -> Categoriseren. De Categorize-knop ziet er uit als een klein, veelkleurig vierkant van boter en kaas. Verschillende andere Outlook-modules tonen ook de Categorize-knop; het doet hetzelfde werk, waar je het ook vindt. Als u op de knop Categorieën indelen klikt, wordt een lijst weergegeven met (verrassing!) Categorieën, elk benoemd naar een kleur. Als u eenvoudig uw artikelen wilt coderen met behulp van de standaard, is het proces vrij eenvoudig.

Volg deze stappen om een ​​categorie aan een item toe te wijzen:

1. Klik op het item dat u wilt categoriseren.

Het item is gemarkeerd.

2. Klik op de knop Categorize en kies de gewenste categorie in de lijst.

Er verschijnt een gekleurd blok in het item om aan te geven welke categorie u kiest.

U kunt aan elk item meerdere categorieën toewijzen, hoewel het teveel verwarrend is om een ​​item te verwarren dan helemaal geen categorieën toe te wijzen.

De naam van een categorie wijzigen

U kunt een naam aan elke kleur toewijzen, zodat u weet waarom u een bepaalde categorie aan een bepaald item toewijst.

Ga als volgt te werk om de naam van een categorie te wijzigen:

1. Klik op de knop Categorieën en kies Alle categorieën.

Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt weergegeven.

2. Klik op de categorie waarvan u de naam wilt wijzigen.

De categorie die u selecteert, is gemarkeerd.

3. Klik op de knop Rename.

De categorie die u kiest in stap 2 is omgeven door een vak om aan te geven dat u het kunt bewerken.

4. Typ de nieuwe naam die u aan die categorie wilt toewijzen.

De naam die u typt, wordt weergegeven in plaats van de oude naam.

5. Klik OK.

Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt gesloten.

Als u de naam van een categorie wijzigt die u al aan bepaalde Outlook-items had toegewezen, verandert die categorienaam automatisch voor die items.

Een categoriekleur wijzigen

U kunt de kleur van een categorie en de naam ervan wijzigen. Het toewijzen van gedenkwaardige kleuren kan belangrijke aanwijzingen geven over hoe uw werk verloopt of hoe goed u de huidige projecten bijhoudt.

Volg de stappen om de kleur van een categorie te wijzigen:

1.Klik op de knop Categorieën en kies Alle categorieën.

Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt weergegeven.

2. Klik op de categorie waaraan u een nieuwe kleur wilt toewijzen.

De categorie die u selecteert, is gemarkeerd.

3. Klik op de knop Kleur.

Er verschijnt een vervolgkeuzelijst met de kleuren die u kunt kiezen.

4. Klik op de kleur die u wilt toewijzen.

De gekozen kleur verschijnt in plaats van de oude kleur.

5. Klik OK.

Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt gesloten.

U kunt ook Geen kiezen en een kleurloze categorie maken. Dat is nogal saai, maar als het bij je humeur past, ga ervoor. Misschien wilt u kleurloze categorieën maken, omdat Outlook slechts 25 kleuren biedt en u meer dan 25 categorieën kunt hebben. Maar nadat u in 25 categorieën bent gekomen, kunt u overwegen het aantal categorieën te verminderen om verwarring te verminderen.

Een categoriesnelkoppelingstoets toewijzen

U kunt elke categorie een sneltoets geven, waarmee u een categorie kunt toewijzen zonder uw muis aan te raken. Dat is erg handig wanneer u door een scherm vol met e-mailberichten of taken wilt zoomen en alles in een bepaalde volgorde wilt plaatsen.

Ga als volgt te werk om een ​​sneltoets toe te wijzen aan een categorie:

1. Klik op de knop Categorieën en kies Alle categorieën.

Het dialoogvenster Kleurcategorieën wordt weergegeven.

2. Klik op de categorie waaraan u een sneltoets wilt toewijzen.

De categorie die u selecteert, wordt gemarkeerd om aan te geven dat u deze hebt geselecteerd.

3. Klik op het sneltoetsmenu.

De lijst met sneltoetsen verschijnt.

4. Klik op de sneltoets die u wilt toewijzen.

De naam van de sneltoets die u kiest, wordt rechts van de categorie weergegeven.

5. Klik OK.

U kunt niet meer dan één sneltoets toewijzen aan een categorie; dat zou verwarrend zijn. U kunt echter meer dan één categorie aan een item toewijzen.