Uw e-mail organiseren in Outlook 2016 - dummies

Blokkering van e-mailboxen. Iedereen snapt het na verloop van tijd. Je Outlook 2016 Inbox vult je met berichten die je hebt geweigerd te verwijderen of weg te schrijven, en voor je het weet heb je duizenden berichten, neemt het ruimte in je gegevensbestand in en voorkom je dat je gemakkelijk door de nieuwe dingen browst. Hier zijn enkele ideeën voor het verbreken van die klomp.

Opschonen van gesprekken

Een gesprek is een e-mailuitwisseling die bestaat uit meerdere heen-en-weer berichten. Omdat de meeste mensen op Beantwoorden klikken om een ​​gesprek voort te zetten zonder alle vorige tekst te verwijderen, krijg je uiteindelijk veel berichten die in feite subsets van elkaars inhoud zijn. De functie Gesprek opruimen gaat door en vindt deze, waarbij alle berichten worden verwijderd die volledig zijn opgenomen in ten minste één ander bericht.

Kies Startpagina → Opruimen → Opschonen voor gesprekken om deze functie voor een bepaald bericht te gebruiken. (Selecteer eerst het bericht.) Als u een volledige map wilt opruimen, kiest u Start → Opruimen → Map opschonen. Of, om het voor al uw e-mailmappen te doen, selecteert u de Inbox en kiest u Start → Opruimen → Map en submappen opruimen.

Oude berichten archiveren

U kunt Outlook instellen om berichten te archiveren die specifieke eigenschappen hebben, zoals die ouder zijn dan een bepaalde datum. Door berichten te archiveren worden ze verplaatst naar een afzonderlijke datafile met de naam Archief. pst. Het verwijderen van uw hoofd Outlook-bestand maakt het kleiner, zodat Outlook sneller start. U kunt het archiefgegevensbestand openen wanneer u terug moet verwijzen naar iets dat erin staat.

Kies Archief → Info → Postvakopruiming → Archief om berichten te archiveren. Stel uw voorkeuren in het dialoogvenster Archief in en klik op OK.

Als u het archiefgegevensbestand later wilt openen om iets op te halen, kiest u Bestand → Openen en exporteren → Outlook-gegevensbestand openen. Blader naar het archiefbestand, selecteer het en klik op OK. Het archiefbestand verschijnt nu in het navigatiepaneel aan de linkerkant; je kunt er net zo werken als je hoofdbestand.

Kies voor een nog grondiger opruimen Bestand → Info → Postvak opruimen → Postvak opruimen. In het dialoogvenster Mailbox opruimen kunt u parameters opgeven voor automatische archivering. U kunt bijvoorbeeld items vinden die ouder zijn dan een bepaald aantal dagen of groter zijn dan een bepaald aantal kilobytes.

E-mailmappen maken

Een effectieve manier om uw e-mail te ordenen, is door submappen voor uw postvak IN te maken. Vervolgens kunt u berichten naar een van de submappen verplaatsen om deze uit de hoofdinbox te halen. U kunt bijvoorbeeld een submap hebben voor elke organisatie waarvoor u zich vrijwillig aanmeldt, of een submap voor elk gezinslid dat u berichten stuurt.

Klik met de rechtermuisknop op de map Inbox in het navigatiedeelvenster en kies Nieuwe map om een ​​nieuwe map te maken. Typ de nieuwe mapnaam en druk op Enter. Sleep vervolgens berichten vanuit uw Postvak IN naar de naam van de nieuwe map in het navigatievenster.

Regels voor het verwerken van e-mail maken

Het is geweldig om meerdere e-mailmappen te hebben, maar u moet eraan denken om berichten naar deze mappen te slepen en neer te zetten. Gelukkig kunt u het proces automatiseren door regels voor het verwerken van e-mail te maken. Een regel kan het e-mailadres van de afzender evalueren en het bericht doorsturen naar een submap als het bijvoorbeeld van een bepaalde persoon is.

Als u een regel voor het afhandelen van e-mail wilt maken, begint u met een geselecteerd bericht dat voldoet aan de gewenste criteria. Kies vervolgens Home → Regels → Regel maken. Vul vervolgens het dialoogvenster in om het bericht te beschrijven dat u wilt targeten. U kunt bijvoorbeeld opgeven wat het onderwerp bevat of naar wie het wordt verzonden. Klik op Geavanceerde opties voor meer keuzes.

Kies Bestand → Delen → Online presenteren → Online presenteren als u dit wilt instellen. Er verschijnt een link; kopieer die link en stuur deze naar uw doelgroep via sms, e-mail of wat voor methode u maar wilt. Wacht totdat ze deze hebben ontvangen en klik vervolgens op de knop Presentatie starten in het dialoogvenster dat verschijnt om de show te starten.