Outlook 2013 Adresboeken - dummies

gebruikt Outlook 2013 gebruikt nog steeds verschillende adresboeken die echt deel uitmaken van Microsoft Exchange Server. De adresboeken hebben verschillende afzonderlijke, onafhankelijke lijsten met namen en e-mailadressen - het is nogal verwarrend. Microsoft vereenvoudigde het probleem van het omgaan met adresboeken in Outlook 2002 en latere versies, maar dat helpt niet als u Outlook op een groot bedrijfsnetwerk gebruikt.

De lijst met Outlook-contactpersonen (wat u ziet wanneer u klikt op de knop Contactpersonen in de navigatiebalk) bevat allerlei persoonlijke gegevens, terwijl een adresboek (wat u ziet wanneer u op de knop Aan klikt in een nieuw bericht) stelt scherp op alleen e-mailadressen.

Een adresboek kan ook omgaan met de details van het feitelijk verzenden van uw bericht naar mensen in uw zakelijke e-mailsysteem, vooral als dat systeem Microsoft Exchange Server is.

Hier vindt u het overzicht van uw overvloed aan adresboeken:

• De algemene adreslijst: Als u Outlook op een bedrijfsnetwerk gebruikt, heeft de algemene adreslijst, die uw systeembeheerder onderhoudt, normaal gesproken de namen en e-mailadressen van iedereen in uw bedrijf. Met de algemene adreslijst kunt u een e-mailbericht aan iemand in uw bedrijf adresseren, zonder dat u het e-mailadres hoeft op te zoeken.

• Het adresboek Contacten: Het adresboek Contacten is de e-mailadressen in de lijst Contacten. Outlook vult automatisch het adresboek Contacten in zodat u eenvoudig mensen kunt toevoegen aan een bericht dat u verzendt wanneer u op de knop Aan klikt.

• Extra adresboeken: Als u mappen voor Outlook-contactpersonen maakt, worden die mappen ook afzonderlijke adresboeken. Uw systeembeheerder kan ook extra adresboeken maken en als u Outlook aansluit op services zoals LinkedIn, kunnen uw LinkedIn-contacten ook als afzonderlijk adresboek worden weergegeven.

Als je geluk hebt, zie je nooit het adresboek. Alle adressen van alle mensen die u ooit per e-mail hebt verzonden, worden vermeld in de algemene adreslijst die iemand anders bijhoudt, zoals in een bedrijfsnetwerk. Onder die omstandigheden is Outlook een droom.

U hoeft niet te weten wat een adresboek is - u typt gewoon de naam van de persoon die u e-mailt in het vak Aan van een bericht. Outlook controleert de naam op spelling en zorgt voor het verzenden van uw bericht. Je zou zweren dat een kleine paragnost die precies weet wat je nodig hebt, in je computer leeft.

Tenzij uw oom Bob voor uw bedrijf werkt of een vaste klant is, is het echter twijfelachtig dat zijn e-mailadres in de lijst met algemene adressen staat.

Onder minder dan ideale omstandigheden, wanneer je een bericht probeert te verzenden, klaagt Outlook ofwel dat het niet weet hoe het bericht moet worden verzonden of niet kan achterhalen over wie je het hebt. Dan moet je knoeien met het adres.

Die situatie doet zich alleen voor wanneer het adres zich niet in een van de adresboeken bevindt of niet in een vorm die Outlook begrijpt. Voor deze gevallen moet u het volledige adres handmatig invoeren of de naam en het adres van de ontvanger toevoegen aan uw lijst met contactpersonen.