Dashboarding en rapportage in Excel gaat vaak over het weergeven van bruikbare gegevens. Je zult vaak merken dat managers geïnteresseerd zijn in de top en bottom van dingen: de top 50 klanten, de onderste 5 verkopers, de top 10 producten. Hoewel u misschien denkt dat dit komt omdat managers de aandachtsspanne van een vierjarige hebben, is er een meer logische reden om u op de uitschieters te concentreren.
Als u als beheerder weet wie de tien minst inkomsten genererende accounts zijn, kunt u uw inspanningen en middelen inzetten om die accounts op te bouwen. Omdat u waarschijnlijk niet de middelen zou hebben om zich op alle accounts te concentreren, zou het nuttiger zijn om een overzichtelijke subset van accounts te bekijken.
Gelukkig maken draaitabellen het eenvoudig om uw gegevens te filteren voor de top vijf, de onderste tien of elke denkbare combinatie van bovenste of onderste records. Hier is een voorbeeld.
Stel u voor dat het zakelijke segment van accessoires in uw bedrijf een bedrijf met hoge marges is - u maakt de meeste winst voor elke dollar aan verkopen in het segment Accessoires. Om de verkoop te verhogen, wil uw manager zich concentreren op de 50 klanten die het minst geld uitgeven aan accessoires. Hij wil duidelijk zijn tijd en middelen spenderen aan het krijgen van die klanten om meer accessoires te kopen. Dit is wat u moet doen:
-
Bouw een draaitabel met Business Segment in het filtergebied, Klant in het rijgebied en Verkoopbedrag in het waardengebied; zie de figuur. Wijzig de lay-out in Tabular Form voor cosmetische waarde.
-
Klik met de rechtermuisknop op een klantnaam in het veld Klant, selecteer Filter en vervolgens Top 10 - zoals in deze afbeelding wordt getoond.
Laat het label Top 10 u niet verwarren. U kunt de Top 10-optie gebruiken om zowel de bovenste als de onderste records te filteren.
-
In het dialoogvenster Top 10 Filter, zoals geïllustreerd in deze afbeelding, hoeft u alleen maar de weergave te definiëren waarnaar u op zoek bent. In dit voorbeeld wilt u de onderste 50 items (klanten), zoals gedefinieerd door het veld Som van verkoopbedrag.
-
Klik op OK om het filter toe te passen.
-
Klik in het filtergebied op de vervolgkeuzeknop voor het veld Bedrijfssector en schakel het selectievakje in voor het filteritem Accessoires, zoals weergegeven in deze afbeelding.
Op dit moment hebt u precies waar uw manager om heeft gevraagd: de 50 klanten die de minste hoeveelheid geld uitgeven aan accessoires. U kunt een stap verder gaan en het rapport een beetje opmaken door op de som van het verkoopbedrag te sorteren en een valuta-indeling op de cijfers toe te passen. Zie de figuur.
Let op: omdat u deze weergave hebt gemaakt met behulp van een draaitabel, kunt u uw nieuw gemaakte rapport eenvoudig aanpassen om een geheel nieuwe weergave te maken.U kunt bijvoorbeeld het SubRegion-veld toevoegen - weergegeven in deze afbeelding - aan het filtergebied om de 50 klanten in het Verenigd Koninkrijk te bereiken die de minste hoeveelheid geld aan accessoires uitgeven.
Dit is de kracht van het gebruik van draaitabellen voor de basis van uw dashboards en rapporten. Blijf spelen met de filteroptie Top 10 om te zien met wat voor soort rapporten u kunt komen.
U merkt mogelijk dat in die afbeelding in het onderste rapport slechts 23 records worden weergegeven. Dit komt omdat er minder dan 50 klanten in het Verenigd Koninkrijk zijn die accessoires verkopen. Als u naar de onderste 50 vraagt, geeft Excel maximaal 50 accounts weer, maar minder als er minder dan 50 zijn.
Als er een gelijk aantal punten in de onderste 50 is, toont Excel u alle gekoppelde records.
U kunt de toegepaste filters in uw draaitabellen verwijderen door deze acties te ondernemen:
-
Klik ergens binnen uw draaitabel om het tabblad Draaitabelconfiguratie op het lint te activeren.
-
Selecteer het tabblad Opties op het lint.
-
Klik op het pictogram Wissen en selecteer Filters wissen, zoals weergegeven in deze afbeelding.
